Requisitos que toda herramienta de procurement debe cumplir

Requisitos que toda herramienta de procurement debe cumplir

Las organizaciones pueden resolver los obstáculos de adquisición que enfrentan con herramientas de adquisición arcaicas. Las herramientas de adquisición electrónica de hoy son capaces de enderezar el flujo del proceso de adquisición en un santiamén. En este articulo abordaremos algunos consejos clave para elegir una solución de gestión de adquisiciones para tu negocio.

Define los requisitos (Usuario, Funciones, Crecimiento y Presupuesto)

Con una mejor comprensión de los problemas inherentes a las operaciones de adquisición manual, a continuación, necesitamos definir qué parámetros están buscando acomodar con una solución de software de adquisición.

En otras palabras, ¿Qué tipo de solución necesitas? Y para responder a esa pregunta, debes definir la solución que deseas.

1. Crecimiento

A medida que creces, enfrentas nuevos desafíos en términos de comunicación, automatización y procesos. Incluso podrías estar utilizando algún tipo de software de adquisiciones en este momento, pero es fácil superar una solución sin saber cuándo no estás atento a las necesidades de adquisiciones de tu empresa.

2. Características

Las capacidades de comunicación, los procesos automatizados, el intercambio de archivos, la gestión de tareas, la adquisición a pago, el emparejamiento de tres vías, la gestión de proveedores, la integración con tu pila de herramientas existente, el acceso a API, etc., son algunas de las características que tu organización podría necesitar para optimizar tus operaciones de adquisiciones. El software de adquisiciones ideal para tu pequeña empresa debe estar equipado con soluciones que resuelvan todos estos puntos débiles de la manera más eficiente posible.

3. Presupuesto

Ahora, es posible que estés comprando una solución de adquisición que se adapte a tu presupuesto limitado, pero no es aconsejable rebajar tanto que termines comprando un software barato e ineficaz que nadie usará eventualmente.

La pregunta correcta es: ¿Qué valor debe ofrecer un software de adquisiciones a mi pequeña empresa y cuánto valdrá ese valor directamente para mí?

Acercarte desde un ángulo de valor te permite adaptar tu presupuesto de manera adecuada para satisfacer tus necesidades, sin ir ni demasiado alto ni demasiado bajo y aún así obtener lo que deseas.

Haz preguntas y encuentra respuestas sobre el mercado de software de adquisiciones

Ahora, conocemos los problemas asociados con las adquisiciones manuales y cómo el software de adquisiciones debe adaptarse a las necesidades de tu empresa para que valga la pena.

Por último, debes llegar al nivel individual para evaluar todas las opciones disponibles para tu organización. Estas preguntas a continuación pueden ayudarte:

¿Cubres todo el ciclo desde la compra hasta el pago?

El ciclo desde la compra hasta el pago cubre todas las interacciones realizadas desde que te contactas con los proveedores potenciales hasta que se entregan los suministros a tu organización y se realiza el pago de la compra.

Si estás comprando una solución integral que empaqueta tus adquisiciones de manera ordenada, una solución de software diseñada para ejecutar un ciclo de adquisición a pago te servirá como una solución todo en uno para tus necesidades de adquisición.

¿Es compatible con tu plataforma preferida (en la nube, local o híbrida)?

Dependiendo de la dirección en la que se dirija tu negocio, es posible que desees basar tu software de adquisiciones en las instalaciones, alojarlo en la nube u optar por una combinación de ambos. Tu software de adquisiciones preferido debe permitirte ir en la dirección que respalde tus objetivos estratégicos.

¿A cuántos usuarios cubrirá?

Tus necesidades de adquisiciones estarán determinadas en gran medida por la cantidad de usuarios que deseas llevar dentro de tu organización. Y al elegir un software de adquisiciones, tienen cuenta la necesidad de crecimiento futuro para adaptarse a un número creciente de empleados.

¿Se ajusta al presupuesto?

La cuestión del presupuesto se reduce a: ¿Cuánto valor debería ofrecer el software de adquisiciones a mi empresa? ¿Cuánto vale ese valor para mí en términos de dólares?

Si un software de adquisiciones te ahorra 30 horas al mes, habrás gastado tiempo manipulando datos manualmente en hojas de cálculo, y si canalizas ese tiempo para ganar $62,000 adicionales cada mes, tiene sentido invertir al menos unos pocos cientos de dólares en una herramienta de este tipo. Mira el ROI y no solo el costo superficial para tomar una decisión.

¿Se integra con otras soluciones?

Comprueba la compatibilidad y la integración con herramientas de terceros existentes. Ya tienes un conjunto de herramientas de software que utilizas para administrar tu negocio.

Idealmente, tu nuevo software de adquisiciones debe integrarse con ellos para que puedas mover datos sin problemas y automatizar las tareas previamente manuales en tu pila mediante API y webhooks.

Esto crea un efecto de red en el que una herramienta desbloquea tanto potencial para automatizar aún más tareas más allá de las adquisiciones y construir operaciones comerciales más eficientes.

¿Cómo funcionarán la implementación y las actualizaciones?

¿Cuánto entrenamiento requiere? ¿Qué tipo de soporte de mantenimiento recibirá? Cualquiera que sea el software de adquisiciones por el que estés optando, debes tener una curva de aprendizaje razonable para que puedas incorporar a tu equipo y tus datos de adquisiciones existentes lo más rápido posible para minimizar las interrupciones en tus operaciones de adquisiciones en el tiempo intermedio.

¿Por qué deberías elegir Kissflow?

Kissflow Procurement Cloud está diseñado como la solución de adquisición todo en uno para pequeñas empresas que buscan:

  • Automatizar los flujos de trabajo y minimizar la entrada manual
  • Ahorrar tiempo dedicado a tareas manuales
  • Escalar las operaciones de contratación y personal sin necesidad de cambiar a un nuevo software cada seis meses, y
  • Minimizar el gasto inconformista y administrar el gasto

Kissflow Procurement Cloud está construido con características modernas diseñadas para permitir que las pequeñas empresas transformen las operaciones de adquisición, generen valor y ahorren tiempo.

  • Potentes flujos de trabajo y procesos
  • Comunicación y colaboración eficientes a través de chat, comentarios y @menciones
  • Coincidencia de tres vías para eliminar el fraude en la facturación
  • Catálogos de productos dinámicos que agilizan el proceso de adquisiciónUna plataforma basada en la nube que brinda a todo tu equipo acceso en tiempo real a los datos más recientes.

Las herramientas Cloud-Based Procurement como Kissflow son adecuadas tanto para pymes como para empresas. Kissflow Procurement Cloud permite a las organizaciones crear un proceso dinámico de gestión de adquisiciones que les proporciona una ventaja táctica.

Las organizaciones pueden resolver los obstáculos de adquisición que enfrentan con herramientas de adquisición arcaicas. Las herramientas de adquisición electrónica de hoy son capaces de enderezar el flujo del proceso de adquisición en un santiamén. Kissflow ofrece herramientas y recursos que toda empresa necesita para automatizar las adquisiciones de un extremo a otro y escalarlas hacia arriba o hacia abajo para satisfacer sus necesidades comerciales. Ponte en contacto con el equipo de Insitech y comprueba lo fácil que es tomar el control de su proceso de compra a pago con la plataforma de compras más simple y personalizable.

Consulta la información original en inglés.

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