10 pasos para la exitosa documentación de procesos de negocio

10 pasos para la exitosa documentación de procesos de negocio

El uso de documentación de procesos de negocio bien redactada te permite escalar rápidamente en el futuro. Al mismo tiempo, si tus procesos comerciales están documentados con precisión, los miembros de tu equipo sabrán exactamente cómo brindar servicios a los clientes internos y externos. En este blog hablaremos sobre los pasos a seguir para realizar la documentación de los procesos empresariales de tu empresa.

¿Qué es la documentación de procesos de negocio?

La documentación del proceso empresarial es una descripción completa de un proceso empresarial que utiliza palabras, imágenes y símbolos para designar exactamente cómo debería funcionar el proceso en un entorno ideal. La documentación debe incluir qué datos se requieren para completar el proceso, cuál es el flujo de trabajo y cualquier decisión que deba tomarse.

Para que sean útiles y eficaces, los procesos comerciales deben diseñarse, estructurarse y documentarse cuidadosamente. Al capturar tantos detalles sobre el proceso empresarial como sea posible, puedes lograr los resultados deseados. Si bien puedes suponer que la documentación del proceso es solo un aspecto burocrático e improductivo, en realidad es increíblemente útil para garantizar el éxito de un proceso comercial.

Puedes consultar este documento para mejorar el proceso, ya que podrás proporcionarle una base consensuada y confiable para comprender las mejoras necesarias que deben realizarse para optimizar el rendimiento general.

Pasos para crear una documentación de proceso empresarial exitosa

Si te has preguntando cómo empezar a diseñar y documentar un proceso empresarial, pero no tiene idea de por dónde empezar, hemos elaborado una lista de comprobación de 10 pasos:

Paso 1: Nombrar el proceso

Para empezar a rodar, decide el nombre del proceso y anota su descripción junto con el objetivo principal.

Paso 2: límites del proceso

Identificar los puntos de inicio y final del proceso empresarial. Debes saber qué desencadena el proceso y cómo termina antes de poder comenzar a agregar los otros detalles más pequeños.

Paso 3: Procesar salidas

Debes decidir sobre los resultados del proceso o el resultado final que obtendrás cuando finalice el proceso.

Paso 4: Procesar entradas

Selecciona los datos necesarios para que se ejecute el proceso. También debes definir de dónde provienen los datos de entrada.

Paso 5: Procesar actividades

Enumera todas las actividades o pasos que deben realizarse para llevar el proceso desde el inicio hasta el final.

Paso 6: organización del proceso

Toma todas las actividades que enumeraste en el paso anterior y crea una secuencia de acuerdo con el flujo del proceso empresarial. Es importante identificar todos los puntos clave de decisión en tu proceso en esta etapa.

Paso 7: revisión del proceso

Verifica la secuencia de actividades que creaste en el último paso para asegurarte de que se alinee con los límites del proceso que diseñaste en el segundo paso.

Paso 8: Procesar roles

Con todo el proceso trazado, ahora debes seleccionar los diferentes roles (o miembros del equipo) que completarán las diferentes actividades en el proceso.

Paso 9: crea un diagrama de flujo

Con todo planeado, crea un diagrama de flujo claro del proceso para que sea fácilmente comprensible para todos los involucrados.

Paso 10: revisión final

El paso final es discutir el flujo del proceso con todas las partes interesadas involucradas y obtener las aprobaciones necesarias para poner el proceso en marcha.

La recopilación de la documentación de un proceso empresarial te ayuda a ver cómo funciona todo cuando se ejecuta el proceso en una organización.

Por ejemplo, así es como se documentaría el proceso de nómina

  • Nombre de proceso : Nómina
  • Límites del proceso: a los empleados se les paga por el trabajo mensual mediante transferencia bancaria automática
  • Salidas del proceso: cheques de pago e informes de nómina mensuales
  • Entradas de proceso: tarjetas de tiempo de los empleados, registros de licencias y detalles de la cuenta bancaria
  • Actividades de proceso: verificación de tarjetas de tiempo de los empleados, verificación de solicitudes de licencia, adición de detalles de cuentas bancarias, transferencia de salario mensual a las cuentas respectivas y generación de informes de nómina.
  • Roles de proceso: empleado, gerente y el departamento de recursos humanos

Cómo Kissflow puede ayudar a documentar tu proceso

Kissflow es una herramienta de gestión de procesos comerciales que puede convertir los flujos de trabajo en tareas automatizadas y puede ayudarte a crear una documentación de procesos comerciales automatizada.

En lugar de mapear procesos comerciales en una herramienta de documentación independiente, puedes documentar, diseñar, automatizar y administrar procesos directamente en Kissflow.

Con la ayuda de Insitech y Kissflow BPM optimiza tu negocio con un software de automatización de procesos digitales hecho a la medida para intervenir y aumentar la eficiencia y la productividad en todos los ámbitos. Regístrate y agenda una llamada con nuestros expertos para conocer las necesidades de tu negocio y encontrar la herramienta adecuada para tu empresa.

Consulta la información original en inglés.

Por qué necesitas la automatización del flujo de trabajo empresarial

En el siguiente artículo hablaremos sobre las herramientas de flujos de trabajo y las claves para automatizar los procesos de tu negocio.

Diferencias entre prioridad y gravedad en el seguimiento de errores

En este artículo exploramos lo importante de una herramienta de seguimiento de errores y la importancia de priorizarlos.

Características de una herramienta de seguimiento de errores

Compartimos las características del software de seguimiento de errores para identificar, registrar, administrar y rastrear errores.

Seguimiento de errores para la corrección de bugs

Un sistema de seguimiento de errores es la solución para eliminar bugs con antelación, descubre cómo lograrlo en el siguiente blog

Software de órdenes de compra para pequeñas empresas

Seleccionar el software de órdenes de compra para pequeñas empresas es una tarea abrumadora, todo se reduce a lo que tu empresa necesita.

Software de seguimiento de errores y la gestión de casos

En este blog exploraremos las principales ventajas de un software de seguimiento de errores y las características más importantes.

Beneficios del sistema de gestión de casos en la industria de salud

En este blog exploramos los beneficios de un sistema de gestión de casos en los procesos administrativos de los hospitales

Funciones principales de un workflow rastreador de problemas

Un rastreador de problemas debe ser personalizable. En este blog exploramos la funciones que debes buscar en una herramienta de workflow.

Cómo superar los desafíos del negocio con BPM Software

En este blog analizaremos los desafíos más importante que puede enfrentar tu negocio y como BPM puede ser tu mejor aliado para superarlos

Mantente a la vanguardia con la mejora de procesos y la automatización

En este blog realizaremos una análisis sobre las ventajas de las herramientas de automatización y mejora de procesos en tu negocio