3 razones para migrar las órdenes de compra en papel a soluciones de Procurement
3 problemas con las órdenes de compra en papel y como solucionarlos con Procurment

3 razones para migrar las órdenes de compra en papel a soluciones de Procurement

Pese a que hay una granvariedad de opciones disponibles en el mercado para dejar de lado los procesos en papel y que permiten migrar hacia la digitalización, una de cada cinco empresas utiliza órdenes de compra en papel. Si en 2022 tu empresa aún no ha adoptado las órdenes de compra digitales, en este post te compartimos tres razones para adoptar una solución Procurment que ayudará a tu negocio a llegar al siguiente nivel de transformación digital.

Razones para migrar a soluciones de procurement

1. Las órdenes de compra en papel pueden enojar a los clientes y proveedores

Teniendo en cuenta que las órdenes de compra están destinadas a hacer que un proceso de adquisición se desarrolle sin problemas y sin interrupciones como pedidos extraviados y clientes enojados, un sistema en papel es un sistema arcaico e ineficaz. Las marcas comerciales de un sistema basado en una orden de compra física en papel incluyen:
  • Búsquedas frenéticas de última hora de documentos de orden de compra mientras un proveedor frustrado espera la aclaración de un pedido anterior.
  • Llamadas ocasionales de proveedores irritados que no recibieron la aprobación de una orden de compra cuando la esperaban.
  • El equipo de compras se acostumbra a escuchar a los clientes enfadados ocasionalmente en una llamada telefónica enojada porque su producto no se entregó como se prometió.
  • Las órdenes de compra se aprueban incluso cuando no deberían, como cuando el precio mencionado en la orden de compra no se cumplió durante el paso de pago.
  • Varias tareas relacionadas con las órdenes de compra, como la recepción de mercancías, el cumplimiento de la entrega del producto del cliente, a menudo no cumplen con la fecha límite programada.
  • Existe una cultura de autocomplacencia a lo largo de la contratación , alentada e iniciada por una actitud de “está bien” ante los errores cometidos en torno a las OP.
Todos estos problemas pueden conducir a un departamento de adquisiciones ineficaz y tambaleante que no logra los objetivos financieros de la empresa. Además de esto, sus clientes pueden frustrarse y pasar a otros negocios. El valor de la marca se ve afectado. Todo esto se deriva de negarse a adoptar un sistema que pueda tomar el control digital de las órdenes de compra, simplificar el proceso, enrutar las aprobaciones a la persona adecuada en el momento adecuado con notificaciones relevantes. Se puede evitar fácilmente.

2. Tendrás que lidiar con todo ese factor de ‘error humano’.

El error humano es otra marca registrada de un sistema basado en papel para órdenes de compra, que se interpone en el camino de resultados consistentes y procesamiento de órdenes de compra sin errores. Hay una razón por la que el mundo de la contabilidad trasladó todas sus tareas basadas en cálculos a herramientas digitales, eliminando por completo el sistema de cálculo mental del pasado. Los seres humanos tienden a cometer errores ocasionales, mientras que el cálculo digital es inquebrantablemente preciso. Dentro de la contratación, no se puede subestimar el impacto negativo de las órdenes de compra en papel. Especialmente con las personas que han estado comprando durante años, hay una tendencia a desconfiar de los equipos “nuevos” para hacer un trabajo que un contador a largo plazo ha estado haciendo muy bien durante mucho tiempo. Sin embargo, el procesamiento humano de las órdenes de compra se ve afectado por una serie de factores: estrés laboral, problemas personales, fallas en la concentración o enfoque, burocracia e incluso problemas de visión. Las órdenes de compra en papel son propensas a problemas como:
  • Cifras extremadamente inexactas porque alguien omitió un dígito o usó la fórmula incorrecta
  • La comparación tripartita se ejecutó de manera deficiente porque el equipo de adquisiciones trabajaba bajo la presión de una fecha límite inminente
Las soluciones de software como Kissflow Procurement Cloud ofrecen automatización, que se ocupa de esas tareas cotidianas mundanas en las que tendemos a cometer la mayoría de los errores.

3. Puede ser vulnerable al fraude interno

Es conveniente sentarse y confiar en que todos sus empleados están totalmente comprometidos con el bienestar de la organización. Sin embargo, la historia, el sentido común y la experiencia dictan que tal suposición puede dejarlo expuesto al fraude dentro de la empresa. Un sistema de orden de compra basado en métodos tradicionales basados en papel suele ser lento en la ejecución, con múltiples retrasos a medida que se organizan, clasifican y equilibran los puntos de venta. Esta brecha se puede utilizar para explotar el negocio. Con una solución digital automatizada, se protege utilizando funciones como la verificación instantánea y las referencias cruzadas.

¿Cuánto gastar en una orden de compra?

Un estudio de 2016 realizado por APQC mostró a las empresas los costos reales de las órdenes de compra utilizando un enfoque manual tradicional. A partir de este estudio de doce años, los costos se estiman entre $35,880 USD y $506,520 USD por orden de compra. Esto puede alcanzar hasta $741 USD masivos en la industria del petróleo. Ya es hora de que los equipos de compras adopten un sistema que los ayude a administrar las órdenes de compra de manera eficiente.

Automatización: la solución adecuada

El error manual, la ineficiencia y la posibilidad de fraude son razones convincentes para deshacerse de un sistema que se basa en esfuerzos sobrehumanos para funcionar de manera eficiente. Se sabe que los sistemas basados en papel son ineficientes, lentos y costosos. Las soluciones de software como Kissflow Procurement Cloud lo ayudan a traer la automatización a la escena. Utilice una buena herramienta de gestión de órdenes de compra para encargarse de las aprobaciones, aportar coherencia y responsabilidad, y acelerar en general la gestión de órdenes de compra . Por lo general, también son una opción rentable, en contradicción con la opinión popular. ¿Quiere ver qué tan bien puede encajar Kissflow Procurement Cloud en su estilo/sistema de gestión de PO? Regístrate para probar Kissflow y alejarte de las órdenes de compra en papel probadas y rescindidas y adopte hoy mismo una gestión de órdenes de compra consistente y libre de caos.

También te pude interesar: ¿Cuál es la diferencia entre adquisiciones y compras?

Consulta la información original en inglés.

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