4 modelos de software Procure to Pay
En el siguiente artículo hablaremos sobre qué es un software Procure to Pay , sus ventajas y que buscar en un herramienta para tu empresa

4 modelos de software Procure to Pay

La contratación ha evolucionado considerablemente durante la última década. Ya no es una función centrada en el servicio que se lleva a cabo con hojas de cálculo y formularios en papel. La gestión de compras Procure to Pay ha comenzado a asumir un papel extremadamente estratégico, y la tecnología está en el centro de esta evolución.

Estas soluciones Procure to Pay impulsadas por tecnología ofrecen a las organizaciones más información que nunca, ayudándolas a tomar decisiones de compra basadas en datos. Gartner predice que más del 50 % de las organizaciones habrán implementado soluciones de la compra al pago basadas en la nube para 2025 . Durante la última década, las soluciones Procure to pay basadas en SaaS se han hecho cargo de sus contrapartes en on-demand.

Las organizaciones han comenzado a adoptar soluciones de software desde la compra hasta el pago basadas en la nube a medida que automatizan y agilizan el proceso desde la fuente hasta la liquidación rápidamente. Hay una serie de plataformas P2P que se adaptan a organizaciones de todos los tamaños. Pero la mejor solución Procure to Pay para cualquier organización es muy específica para los requisitos y el potencial de la organización.

Por lo tanto, para ayudarte a descubrir qué soluciones de software Procure to Pay se adaptan mejor a tus necesidades comerciales, hemos elaborado esta lista de las 4 principales soluciones de Procure to Pay que impulsarán la eficiencia en la gestión de compras . A continuación te traemos nuestra lista se incluyen soluciones de software que van desde aplicaciones de solicitudes de compra hasta sistemas de aprobación de contratos y correspondencia de documentos.

Los 4 principales modelos de Procure to Pay

Inicialmente, las soluciones Procure-to-Pay eran solo una extensión de las herramientas ERP y los sistemas de contabilidad arcaicos. A principios de la década de 1990, eran principalmente soluciones en las instalaciones con solo un puñado de características que proporcionaban la “facilidad de uso”. Los proveedores de soluciones de software de Procure to Pay que se enumeran aquí pertenecen al modelo de entrega en la nube relevante para las compras en la actualidad.

1. Solución de solicitud de compra

Las soluciones de solicitud de compra ayudan a las organizaciones a generar y procesar solicitudes de compra, obtener las aprobaciones necesarias y enviar PR al departamento de adquisiciones.

Las soluciones de solicitud de compra facilitan a las organizaciones el seguimiento del estado de una solicitud de compra a lo largo del ciclo Procure to Pay. Esto se hace a través de funciones como formularios fluidos, que lo ayudan a capturar, aprobar y realizar un seguimiento de las solicitudes de compra.

2. Solución de orden de compra

Las soluciones de órdenes de compra ayudan a las organizaciones a procesar solicitudes, crear órdenes, obtener aprobaciones y enviar órdenes de compra a los proveedores. Puedes emitir órdenes de compra y generar pedidos automáticamente a partir de solicitudes aprobadas.

Las soluciones Procure to Pay facilitan a las organizaciones el seguimiento del estado de un pedido de compra a lo largo del ciclo.

En cualquier momento dado, las empresas pueden descubrir instantáneamente:

  • Solicitudes de compra y órdenes en proceso
  • Lista de pedidos realizados con proveedores
  • El costo acordado y los términos de compra.
  • Estado del pedido
  • El tiempo aproximado de entrega

El software Procure to Pay basado en la nube como Kissflow Procurement Cloud permite a las partes interesadas administrar su proceso de compras incluso cuando están en movimiento.

3. Gestión de proveedores

Las soluciones de gestión de proveedores transforman la forma en que las organizaciones trabajan. Evitan la exposición de la información confidencial del proveedor y ofrecen una gran visibilidad de los datos y el rendimiento. Estos datos coherentes y precisos se pueden analizar para tomar decisiones estratégicas de abastecimiento y adquisiciones.

Los equipos de compras pueden incorporar, mantener y administrar proveedores en una herramienta completa y fácil de usar.

Además, las soluciones Procure to Pay rastrean cada aspecto del desempeño del proveedor y las obligaciones contractuales, como el cronograma de entrega, la calidad del producto/servicio y más. Los flujos de trabajo automatizados y el flujo de procesos basado en reglas garantizan el cumplimiento y generan señales de alerta si hay algún problema con el cumplimiento de las políticas.

4. Gestión de facturación

Las soluciones de gestión de facturas procesan, aprueban y almacenan facturas de forma segura. El procesamiento basado en reglas se encarga de enrutar y hacer coincidir las facturas con los recibos de pedidos y órdenes de compra relacionados. Puede aprobar sus facturas sobre la marcha y realizar un cotejo rápido de tres vías .

Las soluciones modernas Procure to Pay son capaces de administrar excepciones como los costos de envío y los impuestos que no están representados en una orden de compra. En caso de que no se hayan emitido órdenes de compra y solicitudes o alguna información no coincida con la orden preaprobada, el sistema envía una notificación a todas las partes interesadas importantes en el proceso.

¿Por qué necesita una solución todo en uno desde Procure to Pay?

¿Tu empresa debe adquirir una solcuión integral de compras? ¿Por qué no aplicaciones individuales para funciones de compra específicas?

La respuesta es que contar con un sólido sistema de adquisición de pago para monitorear y administrar los procesos de adquisición es vital.

Opciones como Kissflow Procurement Cloud ayudan a las organizaciones a realizar un seguimiento de su inventario, suministros y gastos operativos generales de manera efectiva en un solo lugar. La clave son los silos de datos: grandes cantidades de datos de compras de (digamos) tu aplicación de gestión de órdenes de compra y otros, todos incapaces de interactuar con datos similares de otras funciones de compras. Un sistema integral de adquisiciones mantiene las cosas fluidas y sin problemas: una solicitud de compra aprobada activa automáticamente una orden de compra con los detalles correctos ya ingresados, y así sucesivamente. Con Kissflow, tampoco tendrás que preocuparte por las herramientas redundantes: puede funcionar sin problemas con otro software que puedas estar usando, incluso tu herramienta de contabilidad o ERP.

Además de estas ventajas clave, también puede ocuparse de los 6 beneficios en la siguiente ilustración:

Funciones clave que debe ofrecer tu solución de Procure to Pay

Las soluciones Procure-to-Pay ya no son los sistemas dispares y arcaicos que solían ser. Están adoptando la digitalización de la compra al pago a un ritmo rápido para replicar y reemplazar las funcionalidades de los sistemas tradicionales. Aquí hay una lista de características que debes buscar en tu solución P2P digital:

1. Tableros inteligentes

Personaliza el contenido de un tablero en función del rol o perfil de un usuario

2. Coincidencia de tres vías

Haz coincidir facturas con órdenes de compra relacionadas y solicitudes de compra automáticamente

3. Análisis en tiempo real

Extrae información valiosa de los datos disponibles mediante informes visuales

4. Flujos de trabajo dinámicos

Dirije documentos a pasos o usuarios específicos en función de reglas predefinidas

5. Compatibilidad móvil

Permite que las partes interesadas administren sus procesos de Procure to Pay sobre la marcha

6. Integraciones

Conecte tu nube de adquisiciones con otros sistemas de software de finanzas esenciales.

Simplifique tu proceso desde la compra hasta el pago con Kissflow Procurement Cloud

Para encontrar la solución correcta de Procure to Pay, las organizaciones deben determinar y comprender los requisitos de tu proceso y luego encontrar una solución que coincida. Las plataformas Procure to Pay basadas en la nube permiten a las empresas automatizar y optimizar las actividades de compra en múltiples verticales de la industria.

Kissflow Procurement Cloud es una solución digital de adquisición a pago que permite a las organizaciones tomar el control de las funciones de adquisición esenciales. Se puede conectar con una serie de otras aplicaciones y software a través de la integración API.

Dependiendo de tus necesidades, Kissflow puede usarse para cosas básicas como capturar gastos organizacionales, administrar contratos, etc. o hacer algo extenso como análisis de gastos, optimización de abastecimiento, mitigación de riesgos, administración de proveedores y más.

¿Estás buscando una solución de compra a pago que te ayude a mantenerte al tanto de las compras y los costos? Prueba Kissflow Procurement Cloud hoy mismo con nosotros.

Consulta la información original en inglés .

 

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