5 flujos de trabajo empresariales que debes automatizar en 2022
Los 5 flujos de trabajo empresariales que debe automatizar en 2022

5 flujos de trabajo empresariales que debes automatizar en 2022

Cada negocio está en una búsqueda interminable de eficiencia y la satisfacción del cliente ya que son elementos fundamentales para el éxito. Hacia ese elevado objetivo, muchas empresas han adoptado software de flujo de trabajo para automatizar diferentes flujos de trabajo en los procesos comerciales.

Según un estudio de investigación de mercado realizado en 2017, se espera que solo el segmento de pequeñas y medianas empresas invierta más de $ 1.6 mil millones en software de automatización de flujo de trabajo durante 2017-2026.

Si aún no ha adoptado la automatización del flujo de trabajo o recién está comenzando, aquí hay algunos flujos de trabajo que necesitan automatización para lograr la máxima eficiencia en su negocio.

  1. Ordenes de compra
  2. Solicitudes de permisos
  3. Reembolsos de gastos
  4. Aprobaciones de contenido
  5. Factura de venta

Flujos de trabajo empresarial con los pasos de automatización

1. Órdenes de compra

Las órdenes de compra son tareas recurrentes que funcionan bien con la automatización. Por lo general, un equipo con un requisito completa una solicitud y la envía al departamento de compras. El equipo de compras revisa la solicitud y puede aprobarla o rechazarla, según ciertas restricciones.

Por lo tanto, la solicitud se devuelve al equipo de origen. Entonces, si se aprueba la solicitud, se crea una orden de compra y se envían copias al proveedor y al equipo de inventario.

Cómo la automatización mejora el proceso:

  1. Transiciones sin intervención entre tareas
  2. Aprobaciones rápidas
  3. Mantenimiento de registros

2. Solicitudes de permisos

En procesos que no han sido automatizados, un empleado redacta un correo electrónico de solicitud de licencia y lo envía a su supervisor. Después el supervisor verifica la carga de trabajo y los entregables vencidos y los aprueba o rechaza. En caso de ser rechazada, se informa al empleado vía correo electrónico. Si se aprueba, por lo tanto, la solicitud se pasa al jefe del departamento.

Una vez que recibe la aprobación del HOD, se informa al departamento de recursos humanos. En caso de licencia sin goce de sueldo, el equipo de nómina también se mantiene informado.

Cómo la automatización mejora el proceso:

  1. Toda la comunicación se mantiene dentro del flujo de trabajo empresarial en lugar de múltiples correos electrónicos
  2. El solicitante puede ver fácilmente el estado del proceso
  3. Las solicitudes no se pierden ni se olvidan

3. Reembolso de gastos

Un empleado inicia un reclamo de reembolso completando un formulario y enviándolo al supervisor. En caso de dudas o correcciones, se envía de vuelta al empleado.

Si el reclamo es correcto, entonces, el supervisor lo aprueba, después, lo envía al departamento de finanzas. La persona a cargo verifica los detalles de la reclamación y la envía al equipo de pagos, luego se desembolsa el reembolso y se intima al empleado.

Cómo la automatización mejora el proceso:

  1. Reembolsos más rápidos
  2. Facilitación de pistas de auditoría
  3. Admite un mantenimiento de registros meticuloso

4. Aprobaciones de contenido

El equipo de marketing, el editor, el CMO o el equipo de SEO pueden iniciar una solicitud de contenido con un tema y una descripción. El editor examina el tema para verificar la alineación con la estrategia de contenido y lo envía al experto en SEO.

Prescribe las palabras clave a las que apuntar y el administrador de la comunidad crea un plan de distribución. La solicitud y un escrito completo se asignan a un escritor. Ella completa un borrador y lo envía a un diseñador para elementos visuales.

El editor lo aprueba o lo envía de regreso al escritor o diseñador para cambios. Una vez aprobado, el contenido es enviado al evangelista de la comunidad quien procede a ampliarlo.

Cómo la automatización mejora el proceso:

  1. Aporta responsabilidad al flujo de trabajo empresarial
  2. Permite flexibilidad mientras minimiza el caos.
  3. Facilita la gestión documental y el buen funcionamiento

5. Factura de venta

Después de una venta, se envía una factura al cliente. Contiene múltiples detalles que deben ser precisos: detalles del cliente, detalles del producto o servicio, cotizaciones, descuentos si corresponde, detalles del impuesto a las ventas y más.

Sin automatización, el ejecutivo de ventas a menudo tiene que cambiar entre el software de CRM y una herramienta de generación de facturas.

Cómo la automatización mejora el proceso:

  1. Minimizar el tiempo de coordinación entre varios departamentos
  2. Reducción de errores en las facturas
  3. Facturación a tiempo

Cómo automatizar los flujos de trabajo empresariales

  1. Usando su comprensión profunda del proceso, cree el formulario para capturar todos los datos necesarios. Asegúrese de que no se pierda ningún detalle.
  2. Diseñe un flujo de trabajo empresarial personalizado según sus necesidades, incluidos todos los ejecutantes y las autoridades de aprobación, las condiciones de aprobación y las tareas de seguimiento.
  3. Integre el software de gestión del flujo de trabajo con las aplicaciones existentes en uso para facilitar el intercambio de datos sin problemas.
  4. Establezca permisos y notificaciones teniendo en cuenta al usuario final (ejecutantes del proceso).
  5. Ejecutar el flujo de trabajo
  6. Supervise el progreso y recopile información para mejorar la eficiencia del proceso .

La solución a sus necesidades de gestión de flujos de trabajo

En conclusión, Kissflow es un atractivo software de automatización de flujos de trabajo , diseñado para respaldar sus objetivos de eficiencia de procesos. Un diseñador intuitivo y un generador de formularios de arrastrar y soltar facilitan la automatización del flujo de trabajo empresarial sin necesidad de conocimientos de codificación. La seguridad de los datos se mejora mediante el acceso condicional. Las potentes funciones de informes y análisis le brindan información crítica sobre el rendimiento del proceso.

Kissflow también escala sin esfuerzo junto con la visión de crecimiento de su empresa. El modelo de precios eficiente garantiza que solo pague de acuerdo con su uso.

Consulta la información original en inglés.

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