6 ideas para priorizar tareas y mejorar la gestión de proyectos
6 ideas para priorizar tareas y mejorar la gestión de proyectos

6 ideas para priorizar tareas y mejorar la gestión de proyectos

¿Conoces esa sensación al comienzo en la gestión de proyectos? ¿La emoción, el sentido de visión compartido, la determinación de entregar un excelente resultado, la absoluta convicción de que u equipo terminará a tiempo? Es genial, ¿no? Si bien todas las tareas son importantes en la gestión de proyectos, ¿Cómo identificar cuáles son las prioritarias?

Luego está la sensación de no entregar lo que prometiste cuando lo prometiste en la gestión de proyectos. Tus clientes están molestos, tu equipo está desmoralizado y te preguntas qué pasó con toda esa gran energía y entusiasmo. Una especie de fastidio. En este post de te damos seis ideas y buenas prácticas que te ayudarán a cumplir con los plazos de entrega.

¿Por qué sucede esto en la gestión de proyectos?

Por qué tu equipo no cumple con la fecha límite del proyecto

Es importante cumplir con los plazos y una serie de factores contribuyen a que un equipo no cumpla con los plazos del proyecto, lo que conduce al fracaso, pero las razones comunes se pueden dividir en cuatro categorías:

1. Mala comunicación

Puede sonar cliché, pero la comunicación efectiva en el proyecto es clave. No importa qué tan bien planificado esté tu proyecto o qué tan entusiasta sea tu equipo, si la comunicación es mala, tendrás problemas importantes.

A la mayoría de los equipos les vendría bien una combinación de habilidades interpersonales mejoradas y tecnología actualizada, pero no hay duda de que la mala comunicación descarrila muchos proyectos.

2. Problemas de personas

Ya se trate de clientes o de la alta gerencia o de esa persona del equipo que siempre está de mal humor, cada proyecto tiene algunos problemas con las personas. A veces, mejorar la comunicación puede aliviar los problemas de las personas y, a veces, hay que encontrar otras soluciones.

Cuando se trata de los miembros de tu equipo, puedes brindar oportunidades de capacitación para mejorar las habilidades de gestión de proyectos, aumentar los niveles de habilidad y facilitar conversaciones que mejoren las relaciones o utilizar software de gestión de equipos.

3. Procesos defectuosos

Algunos de los procesos de tu organización están implementados porque han sido probados y casi impecables. Pero algunos de tus procesos están desactualizados y te están frenando, lo que provoca retrasos en los proyectos. Examina por qué las cosas se hacen de esa manera específica.

Reúne datos de proyectos anteriores y usa esa información para descubrir puntos débiles. Luego se audaz y realiza cambios en los procesos defectuosos.

4. Prioridades poco claras e incorrectas

La falta de objetivos y medidas bien definidos es uno de los principales factores por el que fracasan los proyectos, y representa el 37 % de los proyectos fallidos según una encuesta del Project Management Institute. Pero, ¿Qué puedes hacer como director del proyecto? Bastante.

Cómo priorizar las tareas en la gestión de  proyectos y cumplir con los plazos

Cuando no priorizas ni administras tus tareas, el equipo termina trabajando ad-hoc. Esto crea la ilusión de que todo es importante y urgente, lo cual es una receta para el fracaso. Saber qué abordar primero le sirve a ti y a tu equipo de diferentes formas:

  • Un aumento de la productividad
  • No quedarse en el camino
  • La gestión del tiempo del proyecto se hace de manera más eficiente
  • Cumplir con los plazos

Echemos un vistazo a algunos de los consejos sobre cómo priorizar de manera efectiva las tareas del proyecto en el trabajo:

1. Crea una lista de tareas

¡Lo primero es lo primero! Con la ayuda de la gestión de tareas, crea una lista de prioridades de las tareas involucradas en tu proyecto. Siempre puedes regresar y agregar más a medida que se desarrolla el proyecto, y es posible que debas crear subtareas más adelante si resulta que algunas de sean demasiado complejas.

2 .Observa la matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente-Importante, es uno de los métodos populares para priorizar el trabajo. Ayuda a priorizar tareas en función de sus niveles de urgencia e importancia.

Las tareas se dividen en una de cuatro categorías:

  • Urgente e importante: estas son tareas prioritarias que debe hacer de inmediato.
  • No urgente, pero importante: estas son tareas que debe incluir en tu programa y debes comprometerte a realizar.
  • No es importante, pero es urgente:  estas son tareas que deben realizarse pronto, pero que puedes delegar.
  • Ni urgentes ni importantes:  estas son tareas que probablemente podrías eliminar por completo. No pierdas el tiempo del equipo en estas tareas.

Puedes dibujar un cuadro de gestión de proyectos como el que se muestra a continuación, o simplemente visualizar los cuadrantes mientras piensa en cada tarea de tu lista.

Al comienzo de tu proyecto, puedes usar la Matriz de Eisenhower para evaluar qué tareas hacer, programar, delegar y eliminar desde la perspectiva de tu equipo.

A medida que asignas tareas a los diferentes miembros del equipo, cada persona debe trazar sus listas de tareas individuales en la Matriz de Eisenhower, momento en el cual es posible que debas reasignar o volver a priorizar algunas tareas.

3. Identifica la verdadera prioridad en gestión de proyectos con el método Ivy Lee

Ivy Lee fue una experta en publicidad estadounidense, pero el método que lleva su nombre tiene que ver con la productividad. Su enfoque de cinco pasos para hacer más es extremadamente simple, pero no lo descartes. Ha ayudado a las personas a tachar elementos de las listas de tareas pendientes durante más de cien años.

Al final de tu jornada laboral, escriba las seis y solo seis tareas más importantes que debes realizar al día siguiente. (Puedes basarte en la Matriz Eisenhower que realizaste en paso anterior).

Clasifica las tareas el procesos de gestión de proyectos en orden de importancia.

Cuando comiences a trabajar a la mañana siguiente, preste toda tu atención a la tarea número 1. Trabaja en esa tarea hasta que esté completa antes de pasar a la tarea #2.

Haz lo mismo para la tarea #2 y así sucesivamente en la lista. Si lo interrumpen con una verdadera emergencia, vuelva a tu tarea lo más rápido posible.

Al final del día, haz tu lista de seis prioridades para el siguiente día de trabajo, transfiriendo los elementos restantes.

Eso es todo. Pruebe el Método Ivy Lee durante una o dos semanas y ve cuánto puedes lograr con este simple ejercicio de concentración.

4. Ordena las tareas por esfuerzo estimado

Incluso con la Matriz de Urgencia-Importancia, a veces es difícil saber qué tarea abordar primero. ¿Qué pasa si varias tareas parecen extremadamente urgentes y extremadamente importantes? Trate de ordenar tus tareas por el esfuerzo estimado que te llevará realizarlas. El esfuerzo estimado es el número total de horas que se espera que lleve un proyecto.

Los beneficios de priorizar y abordar las tareas más difíciles (que consumen más tiempo) al comienzo del día, deja las tareas más cortas para el final del día, cuando puedes tener más energía. Por el contrario, si tu equipo y tu funcionan mejor al final del día que en la mañana, es posible que desees reservar las tareas de mayor esfuerzo para la tarde.

5. Se ágil

La definición del diccionario Merriam-Webster de ‘ ágil ‘ está “marcada por la capacidad de moverse con gracia rápida y fácil”. En la gestión de proyectos, Agile es una metodología en la que “un enfoque iterativo e incremental para cumplir los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto “, según la Asociación para la Gestión de Proyectos. En esencia, los proyectos de gestión de proyectos Agile deben exhibir valores centrales y comportamientos de confianza, flexibilidad, empoderamiento y colaboración.

¿Qué significa eso para tu equipo y la forma en que prioriza las tareas en el trabajo? Significa que tu plan de proyecto debe ser flexible. Establece prioridades y trabaja en tu lista de tareas, luego busca comentarios, tanto de tu equipo como de tus datos, y estás listo para adaptarte.

6. Se realista

No hay nada de malo en tener metas elevadas, pero nunca dejes que lo ‘perfecto’ se convierta en enemigo de lo ‘bueno’. Los objetivos poco realistas del proyecto pueden desmoralizar a tu equipo y provocar un cortocircuito en tu proyecto. Asegúrate de establecer expectativas realistas y que los objetivos se puedan alcanzar en un tiempo razonable, verifica regularmente tus métricas y tu equipo para ver si necesita volver a evaluar.

También te puede interesar: 7 simples pasos para crear un cronograma de proyecto

Prioriza las tareas y cumpla con los plazos de en la gestión de proyectos utilizando la tecnología

Priorizar tareas y cumplir con los plazos es difícil. Necesita un software de gestión de proyectos que pueda ayudarte a organizar, comunicar, delegar, recopilar datos y más.

Kissflow Project es más que un simple software de gestión de proyectos. Es un espacio de trabajo digital completo donde tu y tu equipo pueden visualizar sus proyectos e identificar claramente las prioridades. Para que puedas hacer más y cumplir con más plazos.

Kissflow Project es una opción de herramienta de gestión de proyectos ideal para gerentes de proyectos funcionales y personas que son nuevas en la gestión de proyectos. Agenda una demostración y comprueba la interfaz gráfica de usuario fácil de usar y estética que hace de esta solución integral una excelente opción para todo tipo de organizaciones.

Consulta la información original en inglés.

4 etapas para lograr una transformación digital exitosa

Exploramos ¿Cómo empezar tu transformación digital si fallar en el intento?, es cuestión de paciencia y respetar las etapas del proceso.

Libérate del caos de las hojas de cálculo y los correos electrónicos con automatización

Abordamos los peligros de gestionar el trabajo con hojas de cálculo y correos electrónicos y algunos desafíos al iniciar la automatización.

ServiceOps: simplifica la complejidad y acelera la innovación con BMC Helix

Conoce ServiceOps, la fusión de la gestión de servicios y operaciones, es un enfoque que está ganando terreno entre los negocios disruptivos.

Impulsar la innovación en la era de la IA con Connected Digital Ops

Connected Digital Ops es un nueva metodología que combina diferentes enfoques para aprovechar la IA en la gestión de operaciones

Elimina el Shadow IT e impulsa el cumplimiento y la seguridad

Shadow IT implica el uso de aplicaciones no autorizadas, que puede implicar enormes riesgos de seguridad y cumplimiento, aprende a mitigarlos

Desafíos de la gestión de activos tecnológicos y cómo superarlos

Un mal seguimiento y gestión de activos de TI, desde hardware y software o recursos virtuales pueden afectar la eficiencia operativa y riesgos

Enfoque AIOps para proveedores de servicios de comunicación

La inteligencia artificial para operaciones de TI – AIOps ayuda a los proveedores de servicios de comunicación a eliminar tareas manuales.

¿Comprar soluciones o desarrollarlas?, el dilema de Low-Code

Las soluciones low-code y no-code surgen cómo respuesta al dilema de las empresas que inician su viaje a la transformación digital ¿Comprar?

Principios básicos de ServiceOps y su impacto en el negocio

Analizamos ¿Qué es exactamente ServiceOps y por qué se está convirtiendo en una palabra de moda entre las organizaciones con visión de futuro?

Qué es IT Backlog y cómo está afectando las operaciones de TI

En el mercado altamente digitalizado de hoy, retrasar el desarrollo de aplicaciones es cotoso y el IT Backlog es el principal problema.