7 estrategias infalibles para administrar múltiples proyectos
7 estrategias para administrar múltiples proyectos

7 estrategias infalibles para administrar múltiples proyectos

La mera idea administrar múltiples proyectos importantes puede ser una fuente de ansiedad para muchos gerentes de proyectos profesionales. Las grandes empresas con amplios presupuestos pueden contratar gerentes y equipos completos, pero en el caso de organizaciones más pequeñas, los gerentes funcionales deben desempeñar este papel y se espera que se desempeñen al mismo nivel.

Aquí es donde comienza el problema. Las herramientas de gestión de múltiples proyectos son una tarea compleja, incluso para un gerente de proyectos experimentado. En este post compartimos siete estrategias infalibles para ayudarte a gestionar múltiples proyectos de forma simultánea sin quebrarte en el intento.

Administrando múltiples proyectos

1. Planifica antes de empezar a administrar múltiples proyectos

Cuando administras varios proyectos, no debes dejar mucho al azar. Es importante crear un plan de proyecto exitoso para cada escenario posible y tener planes de contingencia en caso de que las cosas vayan mal. Debes establecer expectativas razonables para ti y el equipo para tener éxito en todos los frentes.

Tú y tu equipo de proyecto agotarán sus capacidades mentales mientras van y vienen entre diferentes tareas. Por lo tanto, debes incorporar algunos períodos de descanso en tu plan donde la carga de trabajo sea mínima.

2. Usa todas las herramientas a tu disposición

Incluso si te consideras el líder más efectivo y el mejor gerente, seguramente necesitarás ayuda. Las herramientas de gestión pueden ser una bendición para ti y tu equipo. El software moderno de seguimiento de proyectos está equipado con todo lo que necesitarás para administrar varios proyectos a la vez.

Kissflow Project es una herramienta de gestión de múltiples proyectos ideal que está diseñada para acomodar tantos proyectos como sea posible. Sus funciones de gestión sencillas e intuitivas permiten que lo utilicen personas que no saben mucho sobre gestión  pero que están involucradas en el proceso.

En Proyecto Kissflow,

  • Puedes rastrear y asignar trabajo fácilmente a cada miembro del equipo y
  • Ver visualmente el progreso del proyecto a través de múltiples cuadros de gestión, gráficos, imágenes y otras ilustraciones gráficas informativas.

Puedes realizar tu trabajo diario, realizar un seguimiento del progreso de tu equipo, realizar un seguimiento de los proyectos y las tareas asignadas, y hacer mucho más con solo hacer clic en un botón. Con este software, puedes realizar múltiples tareas que requieren mucho tiempo con bastante facilidad y visualizar tus proyectos de una mejor manera. Esto te da más tiempo para refinar tus planes y asegurarte de que cada proyecto que se te asignó se complete con éxito.

3. Prioriza las tareas

Es extremadamente importante saber cómo y cuándo priorizar tareas en un proyecto. El directordebes saber qué tareas tendrán un mayor impacto en la organización y priorizar de manera efectiva.

También puedes agrupar tareas que son repetitivas o similares en diferentes proyectos. Al hacer esto, puedes trabajar fácilmente en diferentes proyectos en el menor tiempo posible.

4. Ajusta tu plan a través de revisiones periódicas

No tiene sentido seguir con el plan original pase lo que pase. Ser flexible es un atributo extremadamente importante que debe tener un líder eficaz. Cuando administras varios proyectos, hay varias variables desconocidas que a veces pueden cambiar toda tu perspectiva.

Lo más inteligente es, para empezar, una reunión de lanzamiento del proyecto, realizar sesiones de revisión periódicas en las que actualiza el plan original para completar con éxito todos tus proyectos.

5. Saber cuándo delegar

Un buen líder sabe cuándo hacerse cargo y cuándo confiar en los miembros de su equipo. Debes tener una relación de confianza con tu equipo y delegar tareas y asignarlas cuando tengas demasiado en tu plato.

6. Mantente enfocado

Mientras equilibras varios proyectos a la vez, estás obligado a prestar menos atención a la tarea con la que estás ocupado actualmente. Para convertirte en un administrador efectivo, debes mantenerte enfocado en la tarea en cuestión con la ayuda del software de administración de proyectos para equipos pequeños.

Una forma de lograrlo es asignar un tiempo específico a cada proyecto según tu prioridad. De esta manera, puedes asegurarte de que tu atención permanezca indivisa.

7. Comunicarse con los miembros del equipo

La comunicación efectiva es, quizás, uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos. Muchas metodologías exitosas de gestión como Scrum y Kanban se enfocan en crear un espacio abierto donde cada cosa se comparte con todo el equipo.

Al administrar múltiples proyectos, esto se vuelve aún más importante, ya que el equipo puede conocer cualquier problema potencial y discutir sus soluciones antes de que ocurran retrasos importantes en los proyectos.

Aprende cómo se lleva a cabo una comunicación efectiva en la gestión de proyectos con los miembros del equipo.

También te puede interesar: Mejores prácticas para el seguimiento y control en la gestión de proyectos

Administra múltiples proyectos con Kissflow Project

Trabajar en múltiples proyectos al mismo tiempo requiere una dedicación y habilidades extremas. Mediante el uso de software de gestión en línea, puedes hacer tu vida más fácil. El mercado se vuelve cada vez más competitivo día a día e incluso la más mínima ventaja sobre los competidores puedes hacer que tu organización sea más atractiva para los clientes.

Al utilizar las funciones innovadoras de Kissflow Project, puedes asegurarte de administrar varios proyectos a la vez, lo que deja satisfechos a tus clientes.

Kissflow Project es una opción de herramienta de gestión de proyectos ideal para gerentes de proyectos funcionales y personas que son nuevas en la gestión de proyectos. Agenda una demostración y comprueba la interfaz gráfica de usuario fácil de usar y estética que hace de esta solución integral una excelente opción para todo tipo de organizaciones.

Consulta la información original en inglés.

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