7 simples pasos para crear un cronograma de proyecto

7 simples pasos para crear un cronograma de proyecto

Una línea de tiempo es una lista cronológica de eventos que han sucedido o están por suceder. Los cronogramas del proyecto son los mismos, dicen qué tareas necesitas completar y cuánto tiempo tienes para completarlas.

A veces, es posible que los clientes y la gerencia presionen para completar un proyecto en un tiempo récord, mientras que tú y tu equipo piensan que es imposible hacerlo. Aprender a crear cronogramas de proyectos que sean aceptables para todas las partes interesadas es una habilidad de gestión de proyectos importante que necesitas para una gestión de proyectos eficaz.

En las siguientes secciones, entenderemos por qué las líneas de tiempo son tan importantes y cómo puedes crear líneas de tiempo usando Kissflow Project.

¿Por qué es tan útil el cronograma de proyecto?

Los cronogramas de proyectos son uno de los pocos conceptos en la gestión de proyectos que son comunes en todos, independientemente de las características, la industria o la metodología del proyecto. Una línea de tiempo mantiene el proyecto unido y le brinda información sobre el progreso. Le da una idea clara de lo que está tratando de lograr y dónde se encuentra con la ayuda de las herramientas de gestión de proyectos .

Aquí hay algunos ejemplos de cómo una línea de tiempo del proyecto puede ayudar a rastrear el progreso del proyecto:

Ventajas del cronograma de proyecto

Tener un cronograma del proyecto mejora la comunicación porque todos sabrán qué esperar y el estado actual del proyecto. No solo permite que todos los involucrados estén informados, también facilita que los nuevos miembros sepan lo que está sucediendo.

Los cronogramas del proyecto serán de gran ayuda durante la fase de control y seguimiento. Puedes saber de inmediato dónde te encuentras con el progreso de tu proyecto y reaccionar de inmediato de acuerdo con la situación.

Un cronograma de gestión de proyectos que muestra que todo está de acuerdo con el plan puede ser un gran motivador para tu equipo. Si todo va sobre ruedas, el equipo abordará sus tareas con la actitud correcta y las cosas automáticamente empezarán a funcionar sin problemas.

Los cronogramas de proyectos también son una excelente herramienta de visibilidad que pueden brindar una gran cantidad de datos de un vistazo. Puedes obtener una idea clara sobre las dependencias en la gestión de proyectos y cómo se priorizan las tareas. Dado que las dependencias se integran automáticamente en la línea de tiempo del proyecto, podrás ver cómo un retraso en una tarea específica afecta a todo el proyecto.

Los cronogramas del proyecto también indican cuánta carga de trabajo tendrá un miembro específico del equipo en un período determinado. Puedes usar esa información para garantizar una distribución equitativa de las tareas y evitar sobrecargar al equipo, que es una de las principales causas del agotamiento del proyecto.

Tipos de cronogramas en la gestión de proyectos

Los cronogramas de los proyectos pueden ser de diferentes tipos y cada uno de ellos tiene su propio conjunto de ventajas y limitaciones. Algunos tipos de cronogramas en la gestión de proyectos solo se centrarán en el resultado o en un recurso, mientras que otros ponen más énfasis en las tareas. Depende de ti, como gerente del proyecto, decidir qué tipo de ejemplo de línea de tiempo del proyecto se adaptará a tus necesidades y ayudarán a visualizar toda la información importante.

Algunos de los tipos de líneas de tiempo más comunes en la gestión de proyectos son:

1. Línea de tiempo tipo cronología

línea de tiempo cronológica en un proyecto

Esta línea de tiempo explica todas las tareas en forma cronológica donde todas las tareas tienen una relación de principio a fin. Este gráfico muestra todos los eventos comenzando desde el lado izquierdo y no puede mostrar los eventos que ocurren en paralelo entre sí.

2. Diagrama de Gantt

línea de tiempo del diagrama de Gantt en un proyecto

El diagrama de Gantt ha sido el tipo de línea de tiempo más popular debido a su versatilidad y características. Es adecuado para casi todos los tipos de proyectos y puede mostrarle mucha información de un vistazo. Las herramientas de colaboración de proyectos en el mercado utilizan este tipo de línea de tiempo porque es interactiva, muestra tareas paralelas, colabora de forma cruzada con otros equipos y se puede cambiar cuando la situación lo requiera.

Con este tipo de línea de tiempo, es muy fácil comprender las dependencias, el orden de prioridad, los miembros asignados y muchas otras cosas con relativa facilidad.

3. Línea de tiempo en un gráfico de barras

cronograma de gráfico de barras en un proyecto

Este tipo de línea de tiempo es más popular en el sector financiero o en aplicaciones donde el enfoque es una sola salida durante cualquier período de tiempo. El eje horizontal (x) muestra el progreso del tiempo mientras que el eje vertical (y) muestra los recursos. Con esta línea de tiempo, también puedes comprender la tendencia general y realizar cambios en el enfoque cuando sea necesario.

Elementos clave en los cronogramas de proyecto

La línea de tiempo del proyecto puede tener varios elementos según tus preferencias y necesidades. Algunos elementos que casi siempre forman parte de la línea de tiempo de un proyecto son los siguientes:

  • Una lista de tareas que deben completarse en el proyecto.
  • Fechas de inicio y finalización de todas las tareas
  • Dependencias y relaciones entre las tareas.

¿Cómo crear un cronograma de proyecto en 7 pasos?

Los gerentes de proyectos experimentados siempre ponen mucho énfasis en tener un buen comienzo porque su comienzo dicta cómo procederá el proyecto. Desde la reunión inicial hasta la iniciación y la planificación completa del proyecto, todo debe llevarse a cabo según lo programado.

Elaborar un cronograma realista y efectivo requiere tiempo y esfuerzo. Si se te ocurre una línea de tiempo poco realista, desmotivarás a los miembros del equipo y afectará su desempeño. Del mismo modo, si el cronograma es demasiado extenso, el equipo inconscientemente se lo tomará con calma y eso también tendrá un efecto negativo en su productividad. El software de línea de tiempo del proyecto puede ayudar a planificar y administrar las líneas de tiempo en un proyecto de manera efectiva.

Estos son los pasos para crear un cronograma del proyecto que sea aceptable para todas las partes interesadas:

  • Identificar el alcance del proyecto y elaborar una estructura de desglose del trabajo
  • Dividir tu paquete de trabajo en una lista de tareas realizables
  • Identificar las dependencias de tu proyecto
  • Hacer un orden de prioridad de todas las tareas usando las dependencias
  • Identificar los recursos necesarios para cada tarea y comprobar su disponibilidad
  • Determinar el tiempo necesario para terminar cada tarea.
  • Seleccionar la fecha de inicio/finalización de cada tarea y dibujar el cronograma de tu proyecto

También te puede interesar: Mejores prácticas para el seguimiento y control en la gestión de proyectos

Crear tus propios cronogramas de proyectos usando Kissflow Project

Kissflow Project es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que está diseñada para ayudar a los gerentes de proyectos desde el inicio hasta la fase de cierre de los proyectos. Puedes asignar tareas, conocer el estado actual, enviar recordatorios y hacer mucho más con la plantilla de línea de tiempo del proyecto integrada en el producto. Regístrate y prueba Kissflow Project hoy. 

Consulta la información original en inglés.

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