Automatización de Órdenes de Compra, beneficios y factores clave
Proceso de Orden de Compra – Todo lo que necesitas saber

Automatización de Órdenes de Compra, beneficios y factores clave

En la fuerza laboral global actual, un proceso de orden de compra lento podría paralizar el negocio. El procesamiento manual de órdenes de compra y los sistemas arcaicos obstaculizan el proceso de órdenes de compra y hacen más daño. Confiar en un proceso manual con correos electrónicos y hojas de cálculo es como usar una cuenta bancaria sin acceso a un cajero automático.

Una excelente manera de superar este desafío es automatizar el proceso de adquisición. La digitalización hace que los procesos torpes funcionen a la perfección.

Antes de profundizar en un sistema de adquisiciones para una gestión exitosa de las órdenes de compra, echemos un vistazo al estado actual de la gestión de órdenes de compra y sus principales fallas.

¿Cómo es el flujo de proceso de órdenes de compra?

El proceso consta de varios puntos de control de cumplimiento y tareas de aprobación/entrada. Para garantizar el procesamiento oportuno, estos son los pasos más comunes:

  1. Crear una orden de compra
  2. Enviar múltiples solicitudes de cotización (RFQ – Request for quotation)
  3. Analizar y seleccionar un proveedor
  4. Negociar contrato y enviar orden de compra
  5. Recibir bienes/servicios
  6. Recibir y verificar la factura (Coincidencia de 3 vías)
  7. Autorizar la factura y pagar al proveedor
  8. Mantenimiento de registros
  9. Cierre de orden de compra

Para entender un proceso de orden de compra, considera este ejemplo de la vida real. Jeni, gerente de recursos humanos, está buscando nuevas computadoras portátiles para incorporar a los nuevos miembros. Ella crea un PR (Purchase Request o Solicitud de compra), que cambia automáticamente y se convierte en un PO (Purchase Order o Orden de compra), gracias a un software de adquisición como Kissflow. La orden de compra tiene información sobre la cantidad de computadoras portátiles, las especificaciones y el momento en que las necesita. Según la orden de compra, se envía una solicitud de cotización (RFQ) a los proveedores para obtener las cotizaciones.

En base a las cotizaciones recibidas, su calidad y el tiempo estimado de entrega, se selecciona un proveedor. Después de la selección del proveedor, se contrata y se comparte la orden de compra. El vendedor entrega las laptops solicitadas, Jeni las recibe y verifica los productos. Publica esto, Sathish, gerente de cuentas del equipo de finanzas, realiza una comparación de 3 vías con la ayuda de  Kissflow Procurement Cloud  y luego paga al proveedor si no hay discrepancias. Los registros de la transacción se mantienen seguros y la orden de compra ahora se marcará como cerrada.

Los puntos débiles de los procesos manuales de orden de compra

Las órdenes de compra manuales son costosas, ineficientes y requieren mucho tiempo de mantenimiento. Se requieren demasiados documentos para procesar una sola orden de compra.

Adquirirlos, almacenarlos y enviarlos a través del ciclo de aprobación y asegurarse de que no se pierdan o dañen en el camino es extremadamente tedioso.

Según un estudio reciente de APQC, el procesamiento manual de órdenes de compra puede costar a las organizaciones hasta $506 dólares por orden. Una excelente manera de reducir este costo es mediante la automatización del proceso de adquisición.

Estas son algunas de las desventajas de un proceso de orden de compra manual:

  • Carece de visibilidad
  • Aumenta los gastos de organización
  • Arrastra el ciclo de procesamiento
  • Depende de la intervención humana
  • Tiene cuellos de botella en el proceso y problemas de cumplimiento
  • Implica un bucle interminable de correos electrónicos y personas.
  • Es engorroso, inexacto y propenso a errores.

Beneficios de un sistema digital de órdenes de compra

A continuación te compartimos seis beneficios inmediatos por las que cada organización necesita una solución de gestión de órdenes de compra:

  1. Mejora la eficiencia sin órdenes perdidas o retrasadas
  2. Mejora la velocidad de procesamiento
  3. Acelera las aprobaciones de órdenes de compra
  4. Optimiza la gestión de pedidos y existencias
  5. Favorece la relación vendedor-comprador
  6. Previene el fraude en las adquisiciones

También te puede interesar: La guía para una gestión moderna de las relaciones con proveedores

Resumen

Dile adiós al rastro interminable en papel, a las órdenes de compra perdidas y a las interminables horas de ingreso de datos. Un software de adquisiciones basado en la nube como Kisssflow transforma paquetes de papeleo en formularios digitales fáciles de rastrear que se almacenan de forma segura en la nube.

Si bien la implementación de una solución de adquisiciones puede sonar engañosamente simple como una solución curita para todos los problemas relacionados con las órdenes de compra, el proceso en sí es muy complicado. Es por eso que es fundamental contar con algunas de las mejores prácticas de que garanticen que la herramienta de compras funcione como debe.

Las mejores prácticas de adquisición pueden arreglar los procesos defectuoso, mejorar la eficiencia y generar más retorno de la inversión.

Obtén una ventaja 10 veces mayor con Kissflow Procurement y toma el control del proceso de compras con una plataforma simple y personalizable. Ponte en contacto con nuestro equipo de especialistas para obtener más información sobre cómo puedes transformar las necesidades de tus procesos comerciales.

Consulta la información original en inglés.

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