Claves para mejorar las reuniones de trabajo híbridas
Cómo mejorar las reuniones de trabajo híbridas y presenciales

Claves para mejorar las reuniones de trabajo híbridas

Seguramente te ha pasado que las reuniones de trabajo pueden llegar hacer largas, monótonas y excesivas, lo que puede llegar a desmotivar a los empleados. En ocasiones duran más tiempo de lo necesario, o hay personas que no tendrían que estar en ellas, esto genera retrasos, además de que impide que los empleados se concentren en tareas de mayor valor. De ahi la idea de que hay reuniones que se pudieron habe resuelto en un mail. En este post compartimos algunas claves para optimizar el tiempo y la productividad en las reuniones de trabajo híbridas y la importancia de la colaboración.

Probablemente pases más tiempo del que te gustaría en reuniones de trabajo, si es que tienes un empleo típico de oficina, aunque sea a distancia, probablemente pases más tiempo del que te gustaría en reuniones de trabajo. El año pasado, una encuesta de Dialpad, empresa de inteligencia artificial dedicada a la fidelización de clientes, reveló que el 83% de los 2,800 encuestados afirmaba dedicar entre cuatro y doce horas semanales a juntas laborales. Si eres fundador o directivo, ese tiempo puede ascender a más de 20 horas.

Nadie puede culparte por tu cansancio. Ya sean virtuales o presenciales, las reuniones de trabajo exigen concentración y pueden ser agotadoras, sobre todo para las personas introvertidas a quienes no necesariamente les estimula interactuar con sus compañeros de trabajo.

Los pioneros del trabajo híbrido pueden enseñarnos a hacerlo bien en 2023

Hace más de 50 años, ellos probaron el trabajo remoto a tiempo parcial. El modelo impulsado por la pandemia tiene problemas, pero los primeros en adoptarlo creen que podrían minimizarlos.

A menos que tu compañía adopte la audaz postura de eliminar las reuniones de más de dos personas, como Shopify declaró a Bloomberg que hacía a principios de este año, es poco probable que puedas escapar de ellas por completo. Pero al menos puedes intentar que sean más cortas, sobre todo si las organizas. Las reuniones de trabajo suelen ser demasiado largas, extendidas por cuestiones de Zoom, conversaciones ociosas y la falta de una agenda clara.

Ninguna estrategia es perfecta, pero aquí tienes algunas ideas para reducir el tiempo que pasas en el infierno de las juntas de trabajo.

Cómo acortar las reuniones de trabajo virtuales

Gestiona el tiempo de las reuniones de trabajo

Si eres responsable de programar las reuniones, considera la posibilidad de prescindir de aquellas de una hora o 45 minutos, a menos que sean de misión crítica o impliquen la presentación de informes de actualización por parte de muchos equipos. Pregúntate a ti mismo: ¿Podemos hacerlo todo en 30 minutos? ¿Qué tal en 15? No te excedas en el tiempo que hayas reservado en el calendario.

Asegúrate de que solo estén las personas necesarias

Antes de enviar la invitación, hazte la siguiente pregunta: “¿todas estas personas tienen que estar en esta reunión?”. Si es necesario, siempre puedes poner al día a los que no asistan. También es probable que las reuniones con demasiados participantes duren más.

La persona que organizó la reunión debe dirigir la conversación y velar por que se mantenga dentro de los plazos previstos. Si eres tú y no es tu fuerte, asigna a otra persona. No convoques una reunión sin que alguien esté al mando; es una buena forma de divagar y alargarse demasiado.

Resuelve los problemas técnicos antes de iniciar las reuniones de trabajo

El cierre por la pandemia convirtió Zoom en una herramienta que casi todos tuvieron que comenzar a utilizar, desde los CEO hasta los estudiantes más pequeños. Pero, extrañamente, la gente no parecía acostumbrarse mucho a navegar por los numerosos botones de control de la plataforma y conseguir que el sonido funcionara. Estamos en 2023 y las reuniones todavía se entorpecen con “¿Me oyen? ¿Estoy en silencio?”

Informa a los participantes previamente que la sala virtual se abrirá 10 minutos antes para que “pongan en funcionamiento el micrófono y la cámara”. Si es posible, pide a alguien que te ayude a resolver esos problemas en el momento.

Solo utiliza una plataforma

Sé consistente con la plataforma virtual que utilizas para las reuniones. Pasar de Zoom a Microsoft Teams o Google Meet implica más variables que pueden provocar retrasos.

Para todo tipo de encuentros, asegúrate de que haya una agenda. Nada alarga más una reunión que la falta de puntos a tratar y las conversaciones sin rumbo.

Elimina la charla osciosa

Y hablando de conversación, pon un límite de cinco minutos o menos a las charlas triviales. Si el equipo no se ha visto en mucho tiempo, no está de más hacer algunas bromas, pero no dejes que descarrilen la agenda. En las reuniones periódicas, deja la interacción social para después.

Si los participantes se sienten presionados y se resisten a la idea de encuentros más cortos, recuérdales que el tiempo es dinero. Puedes encontrar varias calculadoras en internet del tipo “¿cuánto nos está costando esta reunión?” que te darán una buena idea del dinero que malgastan las reuniones largas.

Cómo acortar las reuniones de trabajo híbridas y presenciales

Inicia antes

Al igual que con las reuniones virtuales, considera la posibilidad de habilitar la sala online y el espacio presencial con cinco o diez minutos de anticipación, y deja claro de antemano que las juntas de trabajo híbridas no se interrumpirán para que los participantes que se conectan a distancia puedan prepararse.

Es difícil controlar las distracciones de la gente cuando no está en la sala, pero para quienes participen en persona, piensa en adoptar una política de ‘no distracciones telefónicas’ durante las reuniones. Los teléfonos se silencian y se guardan, salvo en caso de emergencia. En lugar de dar a los asistentes una excusa para sacar sus dispositivos móviles y consultar la agenda, puedes imprimirla. A nadie le gusta desperdiciar papel, pero apartar los ojos de la pantalla puede valer la pena.

Sigue tu agenda para la reunión de trabajo

En cuanto a tu agenda, sea cual sea el tipo de reunión, debe incluir los tiempos de discusión previstos para cada tema principal. Quizá solo necesites cinco minutos para algunas cuestiones, mientras que otras pueden requerir 15 minutos o más. Marca esos tiempos para que los participantes sepan cuáles son las prioridades. Si quieres llevar esta idea al siguiente nivel, haz lo que realizan los podcasters para controlar el tiempo: utiliza un temporizador de cuenta regresiva para cada tópico.

Puedes encontrar muchas aplicaciones o páginas web gratuitas con esta herramienta. BigTimer.net es una de las más fáciles de usar. Funciona desde cualquier navegador, se puede personalizar y no añade ningún costo a tus reuniones.

Cuidado con la comida

Ahora, hablemos de comida. Sí, la comida. ¿Has estado alguna vez en una reunión y se te ha ido todo de las manos por culpa de un pastel de cumpleaños o un refrigerio que ocupa 10 o 15 minutos previos a la reunión? Que la gente llene los platos desechables con snacks de una bandeja de fruta y verdura puede suponer una enorme pérdida de tiempo, por no hablar de la molestia que representa para quienes se unen a la reunión por internet y no pueden disfrutar de esos alimentos.

Si vas a servir snacks, asegúrate de que sea algo simple y para picar. Unos cuantos bagels resultan muy bien. ¿Ofrecerás una barra de tacos con 10 tipos de salsa? Olvídate de la hora en la que pensabas terminar.

No dudes en terminar antes de tiempo las reuniones de trabajo

Por último, si ya se han tratado todos los temas de discusión, se han asignado los pasos a seguir y aún quedan minutos en el reloj, no dudes en terminar la junta antes de tiempo. Serás célebre en la oficina si ayudas a los demás a recuperar parte de su tiempo. Mantente alerta: no dejes que las reuniones largas e ineficaces se conviertan en la norma.

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