Coincidencia de 3 vías, ¿Qué es y por qué necesitas implementarla?
Coincidencia de 3 vías, ¿Qué es y por qué necesitas implementarla?

Coincidencia de 3 vías, ¿Qué es y por qué necesitas implementarla?

En este post, exploramos la coincidencia de 3 vías, una técnica de verificación que puedes usar para administrar las cuentas por pagar para garantizar que solo se realicen pagos por bienes entregados y servicios prestados legítimamente en el negocio.

El año pasado, alguien estafó a Facebook y Google por 123 millones de dólares en conjunto . Cómo lograr eso es inquietante para empresas de ese tamaño y sofisticación.

El estafador en cuestión simplemente envió facturas falsificadas a Facebook y Google, solicitando el pago de servicios que nunca fueron entregados o incluso solicitados. ¡Sorpresa! Ellos pagaron.

Ahora, mientras Google como Facebook lograron recuperar su dinero, el fraude de facturas es bastante grave en todo el mundo y cuesta a las empresas miles de millones de dólares cada año. Tal vez, si Google y Facebook tuvieran algún sistema para examinar sus facturas antes de pagarlas, no habrían sido víctimas en primer lugar.

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Del mismo modo, a menos que tu empresa emplee una protección adecuada para protegerse contra el fraude de facturas, no se sabe cuánto puedes perder o cuánto podrías haber perdido ya.

¿Qué es la coincidencia de 3 vías?

Una coincidencia de 3 vías es el proceso de hacer coincidir las órdenes de compra (PO), la nota de recepción de mercancías y la factura del proveedor para eliminar el fraude, ahorrar dinero y mantener registros adecuados para la pista de auditoría. La coincidencia de tres vías generalmente se realiza antes de emitir el pago al proveedor después de la entrega.

La concordancia tripartita se centra en la verificación de facturas mediante la observación de documentos relevantes que prueban que:

  • la empresa solicitó los bienes/servicios por los que se emite la factura, y que,
  • la empresa recibió los bienes/servicios por los que se emite la factura.

Al verificar si una empresa solicitó y también recibió los bienes/servicios por los que una factura reclama el pago, se puede determinar fácilmente si una factura es legítima o fraudulenta.

Componentes de un coincidencia de 3 vías

El cotejo triple implica la verificación cruzada de documentos relacionados para autenticar una factura antes de pagarla. El cotejo triple consiste en colocar tres documentos uno al lado del otro para confirmar que una factura representa un bien suministrado o servicios prestados a una empresa. Estos documentos incluyen:

La factura del proveedor

En la factura, el proveedor describe claramente los bienes o servicios ofrecidos, la cantidad suministrada (o el tiempo de duración, si corresponde), el precio unitario de cada producto suministrado y cualquier otro detalle aplicable. La factura del proveedor es esencialmente una solicitud de pago de dinero adeudado al proveedor.

La orden de compra

Cada vez que un individuo o departamento requiere algo para su trabajo, envía una solicitud que detalla lo que necesita, la cantidad y por qué lo necesita. El departamento de compras lo recibe y lo expande a una orden de compra para el proveedor, describiendo el producto o servicio que necesita, la cantidad y calidad que desea y cuánto acepta pagar.

Nota de entrada de mercancías

La orden de recepción especifica que un oficial de recepción ha aceptado los bienes entregados por el proveedor y registra la cantidad, la condición de entrega y cualquier otro punto aplicable a la nota. Este documento se envía al departamento de contabilidad una vez que el departamento receptor ha completado su debida diligencia y registro.

Con estos tres documentos en la mano, el personal de cuentas por pagar puede cotejar para determinar si la factura de un proveedor es legítima, antes de realizar el pago. Esto ayuda a evitar el fraude de facturas injustificadas y falsificadas.

¿Cómo puede beneficiar a tu empresa la coincidencia de 3 vías?

La comparación triple ayuda a las empresas a rastrear el origen de las facturas y confirmar su legitimidad para evitar el fraude. Aquí hay un desglose de cómo la combinación de tres vías puede beneficiar al negocio.

Eliminar el fraude

Colocados junto a una orden de compra y un informe de recepción, el personal de cuentas por pagar puede mirar una factura y determinar instantáneamente si representa con precisión los bienes y servicios que se han prestado a la empresa o no. De esta forma, es fácil evitar ser víctima de facturas fraudulentas o incluso de facturas auténticas con cifras ligeramente modificadas. Una excelente manera de eliminar el fraude es automatizar el proceso de adquisición. Aquí tienes una guía para saber más.

Mantener un registro verificado de los suministros y los gastos relacionados.

El cotejo triple proporciona transparencia en la relación de una empresa con los vendedores y proveedores, por lo que es fácil ver sus suministros a la empresa y los pagos que han recibido por ellos. Esto es útil para rastrear pagos a un proveedor en particular, así como para litigios, en caso de que surjan.

Aumentar las ganancias

La combinación triple ayuda a proteger a la empresa de gastos innecesarios que, a la larga, se suman al balance final. Siempre es más fácil obtener ganancias cuando no estás perdiendo dinero por reclamos fraudulentos.

Mantener registros adecuados para fines de auditoría.

Una buena pista de auditoría que rastree el flujo de efectivo que entra y sale de una empresa es indispensable cada vez que enfrentas una auditoría. Ya sea del gobierno, los inversionistas u otras partes interesadas, la coincidencia de tres vías crea un sólido rastro en papel que es útil para verificar cuántos gastos legítimos ha realizado una empresa.

¿Cómo hacer que tu proceso de coincidencia de 3 vías sea más eficiente?

La esencia de la concordancia tripartita es eliminar el fraude y garantizar que todas las facturas entrantes se examinen adecuadamente antes de realizar los pagos. Ahora bien,  ese es un camino ideal para seguir, el equipo de cuentas por pagar de una organización podría encontrar obstáculos que les impidan hacer su mejor trabajo y asegurarse de que a cada proveedor se le pague a tiempo.

Aquí hay tres consejos clave para aplicar con el fin de simplificar el proceso de conciliación de tres vías para que puedas procesar las cuentas por pagar más rápido, sin sacrificar la seguridad y la transparencia.

Limite la concordancia tripartita a facturas únicas de gran valor

Para simplificar el proceso de conciliación tripartita, puedes considerar excluir las facturas de menor valor y las facturas recurrentes del proceso de conciliación tripartita. Los pagos recurrentes se pueden verificar en la configuración, sin dejar espacio para el fraude. Del mismo modo, es contrario a la intuición que los estafadores intenten defraudar a una organización con micro transacciones de poco dinero.

Crear reglas de liquidación flexibles

Si el proceso de conciliación de tres vías en cuentas por pagar no está 100% automatizado, puede pasar que las cifras que se ingresan en uno de los documentos difieran un poco con los demás. Y si insistes en que las cifras deben ser idénticas cada vez, esto podría retrasar los pagos de los proveedores y las liquidaciones de facturas.

¿Una solución simple pero segura?

Autorizar al personal de cuentas por pagar a completar los pagos de las facturas si las cifras de la factura recibida, las órdenes de compra y el informe de recepción difieren con un pequeño margen de error. De esta manera, cuando sus documentos (factura, orden de compra, informe de recepción de anuncios) tienen detalles coincidentes con solo una pequeña diferencia en las cifras, el equipo de cuentas por pagar puede continuar sin escalar a toda la organización.

La gestión manual de la coincidencia tripartita puede resultar agotadora: utiliza un sistema automatizado.

Para evitar el procesamiento de facturas fraudulentas, el equipo de cuentas por pagar debe tener mucho cuidado. Lo que eso significa es que terminas gastando más tiempo del que se supone que debes cumplir con las facturas.

Una solución de coincidencia tripartita automatizada puede ayudar a:

  • almacenar órdenes de compra una vez que se crean,
  • recopilar informes de recepción de el equipo, y
  • examinar automáticamente todo esto junto con las facturas una vez que se reciban.

Reúne todo eso y obtendrás una solución de coincidencia de tres vías más inteligente que elimina el error al 100 por ciento en una fracción del tiempo y a un costo aún menor.

Más allá de la combinación de tres vías, Kissflow Procurement Cloud ofrece una automatización simple pero poderosa que pone la adquisición en piloto automático. Con Kissflow, puedes:

  • almacenar órdenes de compra una vez que se crean,
  • recopilar informes de recepción del equipo, y
  • examinar automáticamente todo esto junto con las facturas una vez que se reciban.

Reúne todo y obtendrás una herramienta de automatización de adquisiciones que simplifica todo el proceso para que puedas procesar las facturas de forma más rápida y segura. Pruebe Kissflow Procurement Cloud de inmediato.
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Consulta la información original en ingles.

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