Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación

Cómo crear un flujo de trabajo de aprobación

En un post anterior hablamos sobre qué son los flujos de trabajocómo crear un flujo de trabajo en línea desde cero. En esté post hablaremos en particular sobre los flujos de trabajo de aprobación, los pasos para crearlo y cómo incorporar software de flujo de trabajo de aprobación profesional.

¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?

Los flujos de trabajo de aprobación son procesos comerciales comunes que requieren que alguien apruebe los datos en una etapa determinada. Los flujos de trabajo de aprobación requieren múltiples verificaciones a lo largo del proceso y de una variedad de diferentes partes interesadas. Para crear un proceso de aprobación eficiente, los datos correctos deben mostrarse fácilmente para el aprobador.

La idea de automatizar los flujos de trabajo puede resultar abrumadora si nunca antes has utilizado un software de proceso de flujo de trabajo. Puede resultar difícil imaginar cómo un sistema no humano puede encargarse de un proceso de principio a fin sin necesidad de supervisión manual. La mayoría de los flujos de trabajo requieren algún tipo de aprobación incorporada.

Crear un flujo de trabajo de aprobación es en realidad uno de los casos de uso más fáciles con Kissflow Workflow, y mucho más fácil que cualquier formulario en papel que estés utilizando ahora. De hecho, te compartiremos los pasos para crear un flujo de trabajo de aprobación completo en tan solo 15 minutos.

Problemas comunes del flujo de trabajo

Comencemos con algo simple como un proceso de aprobación de facturas. Los gerentes de ventas y finanzas pueden dedicar gran parte de su tiempo a sellar cada factura que llega a su escritorio para aumentar la transparencia y reducir los errores.

Si no estás utilizando formularios en papel para administrar tu proceso de flujo de trabajo, es probable que esos mismos gerentes escriban ‘Aprobado’ en muchos correos electrónicos que atascan su sistema. Cuando es necesario cambiar una factura, puede ser casi imposible hacer un seguimiento del progreso y seguimiento.

Si bien las aprobaciones de facturas son importantes, los gerentes de ventas y finanzas no necesitan gastar tanta energía mental y tiempo preocupándose por ellos. Cuando las facturas se devuelven para cambios, un proceso no estructurado indudablemente arrojará más errores.

Incorporar software de flujo de trabajo de aprobación profesional

Kissflow ya es mundialmente famoso con más de 10,000 empresas grandes y pequeñas que lo utilizan para sus flujos de trabajo de aprobación. Es un cambio de juego para muchas de estas empresas porque, a diferencia del software de proceso de flujo de trabajo tradicional, Kissflow es económico y fácil de usar incluso para personas con poca experiencia técnica.

Pasos para crear flujos de trabajo de aprobación en Kissflow

Paso 1: comienza con un formulario

Comienza con un formulario para mostrar los datos necesarios. Puedes mantenerlo súper simple y simplemente adjuntar un PDF a la factura, o puedes integrar mejor tu flujo de trabajo de principio a fin mediante el uso de campos como números de secuencia, campos personalizados que se completan automáticamente y tablas que calculan el precio de la factura en función de la cantidad.

cómo crear un flujo de trabajo de aprobación - paso 1

Paso 2: crear un flujo de trabajo: establecer acciones

Luego, crea un flujo de trabajo . Esto puede ser tan simple como una aprobación de un solo paso por parte de un gerente de ventas. El propietario de la tarea recibe una notificación por correo electrónico (o una notificación automática en el dispositivo móvil), revisa rápidamente los datos y pulsa “Aprobar”.

Paso 3: atraer a las partes interesadas

Si deseas probar algo un poco más avanzado, puedes agregar a otras personas en el flujo de trabajo, permitir que diferentes representantes de ventas informen a sus respectivos gerentes o agregar condiciones en las que la entrada del CEO solo se solicitará si un pedido supera un cierto monto en dólares.

Flujos de trabajo de aprobación de SharePoint: ¿Una alternativa viable?

Los flujos de trabajo de aprobación de Sharepoint son una alternativa innegablemente poderosa y altamente funcional, pero tienen algunas desventajas serias. Si bien el costo de implementación en sí mismo puede ser un poco alto, mantener un flujo de trabajo de aprobación en Sharepoint resulta increíblemente costoso.

Otro problema con los flujos de trabajo de aprobación de Sharepoint es que hay una curva de aprendizaje empinada, y la depuración y la resolución de problemas resultan extremadamente frustrantes si no es un desarrollador experimentado de Sharepoint. Si tu estilo de trabajo se basa en la capacidad de adaptarse rápidamente a las tendencias y necesidades comerciales emergentes, necesitas una alternativa a los flujos de trabajo de aprobación de Sharepoint, como Kissflow.

Pruébalo tu mismo

¿Se has preguntado si un simple flujo de trabajo automatizado podría aliviar la presión en tu departamento? Prueba Kissflow Workflow (software de aprobación de flujo de trabajo) y ve inmediatamente lo fácil que es configurar y personalizar los flujos de trabajo de aprobación para tu equipo.

Las organizaciones pueden resolver los obstáculos de adquisición que enfrentan con herramientas de adquisición arcaicas. Las herramientas de adquisición electrónica de hoy son capaces de enderezar el flujo del proceso de adquisición en un santiamén. Kissflow Workflow ofrece herramientas y recursos que toda empresa necesita para automatizar las adquisiciones de un extremo a otro y escalarlas hacia arriba o hacia abajo para satisfacer sus necesidades comerciales. Ponte en contacto con el equipo de Insitech y comprueba lo fácil que es tomar el control de su proceso de compra a pago con la plataforma de compras más simple y personalizable.

Consulta la información original en inglés.

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