Cómo crear un flujo de trabajo en línea desde cero

Cómo crear un flujo de trabajo en línea desde cero

Los flujos de trabajo solían ejecutarse únicamente en formularios en papel y correo entre oficinas. Luego, ‘evolucionaron’ a hojas de cálculo e hilos de correo electrónico. A medida que la automatización entró en el juego, los flujos de trabajo digitales y en línea se volvieron comunes. Si bien la forma en que se manejan los flujos de trabajo ha progresado a pasos agigantados, crearlos ha sido una historia completamente diferente. En este artículo te contaremos cómo crear un flujo de trabajo desde cero y cómo las herramientas de flujos de trabajo sin código pueden ayudarte a automatizarlos y optimizarlos.

Originalmente, cualquier persona con un trozo de papel podía producir un flujo de trabajo; en general, los jefes de empresa definían el camino. Pero a medida que los flujos de trabajo se trasladaron a la esfera digital, fueron los desarrolladores e ingenieros de procesos quienes asumieron la mayoría de las tareas de creación de flujos de trabajo. Si bien los flujos de trabajo en línea agregaron muchos beneficios , también significó que la creación de flujos de trabajo se había vuelto demasiado compleja para los líderes empresariales.

Sin embargo, a medida que han surgido los flujos de trabajo en línea basados en la nube, parte de ese poder regresa al hombre común y se aleja del dominio exclusivo de codificadores. La creación de un flujo de trabajo en línea debe permitirte aprovechar el poder de la automatización del flujo de trabajo digital, pero debe ser tan simple como dibujar el flujo de trabajo en papel.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es una colección de tareas o secuencias fijas que se realizan para lograr un proceso empresarial de acuerdo con un conjunto de reglas predefinidas.

Un flujo de trabajo automatiza una parte o la totalidad del proceso empresarial y se ejecuta con precisión en todo momento, asegurando que la información y los documentos requeridos avancen de un participante a otro sin contratiempos.

Para más información consulta el blog ¿Qué es un flujo de trabajo?

Pasos para crear un flujo de trabajo en línea

  1. Identifica tus recursos
  2. Enumera las tareas que deben realizarse
  3. Descubre quién es responsable de cada paso y asigna roles
  4. Crea un diagrama de flujo de trabajo para visualizar el proceso
  5. Prueba el flujo de trabajo que creaste
  6. Capacita a tu equipo en el nuevo flujo de trabajo
  7. Implementa el nuevo flujo de trabajo

Siguiendo estos sencillos pasos, puedes crear tu propio flujo de trabajo para cualquier proceso empresarial. Las herramientas de gestión de flujo de trabajo automatizadas como Kissflow Workflow te permite hacer esto, incluso sin necesidad de saber cómo codificar.

A continuación detallamos los 7 pasos para crear flujos de trabajo en línea:

1. Identifica tus recursos

Para replicar y mejorar los flujos de trabajo existentes, debes comprender cómo se manejan realmente ahora. ¿Los flujos de trabajo se gestionan completamente mediante formularios en papel? ¿Hay formularios digitales e hilos de correo electrónico? ¿A dónde o a quién envían las personas los formularios completos o aprobados?

Por ejemplo, si está creando una aplicación de aprobación de presupuesto, te comunicas con tu equipo de finanzas y aprendes cómo manejan el proceso manualmente. Descubres qué esperarían de un flujo de trabajo en línea e intentas replicarlo.

2. Enumera las tareas que deben realizarse

Los flujos de trabajo con poca o ninguna estructura tienen una ruta lineal de tareas para realizar, mientras que los flujos de trabajo altamente estructurados tienen una secuencia de tareas en forma de gráfico que deben completarse en paralelo, o tareas condicionales antes de pasar al siguiente paso. Es esencial obtener una comprensión profunda de la estructura de la tarea y los datos intercambiados en las tareas antes de diseñar un flujo de trabajo en línea.

Por ejemplo, un flujo de trabajo de aprobación de reembolso de viajes necesita de los datos de gastos del iniciador y transmitirlos al gerente. El administrador solo necesita ver los datos, no editarlos. Si bien las reclamaciones aprobadas pueden enviarse al equipo de finanzas para su procesamiento con una nota de aprobación, las reclamaciones rechazadas deben devolverse al solicitante con un razonamiento específico.

3. Averigua quién es responsable de cada paso y asigna funciones

Una vez que conoces la estructura y la naturaleza de la tarea, observa a las personas que formarán parte del flujo de trabajo. Algunas tareas pueden pasar al siguiente paso automáticamente, mientras que otras pueden tener que ser aprobadas o revisadas por alguien antes de pasar al siguiente paso.

Toma nota de todas las partes interesadas, sus responsabilidades específicas en el proceso y la información que necesitan para realizar la tarea con rapidez. En base a eso, crea roles específicos y establece la responsabilidad para cada tarea.

En un flujo de trabajo de gestión de licencias, un empleado puede necesitar permiso para iniciar una solicitud de licencia (tarea de entrada), mientras que el gerente solo necesita aprobarla o rechazarla según criterios específicos (tarea de aprobación). Es posible que otras partes interesadas, como el personal de recursos humanos y finanzas, solo necesiten ver el estado de aprobación.

4. Crea diagramas de flujo de trabajo para visualizar el proceso

Ahora que has terminado con el trabajo preliminar, puedes comenzar a esbozar tus diagramas de flujo de trabajo. Al crear un diagrama de flujo de trabajo, puedes obtener la representación visual del flujo de trabajo completo.

A menos que seas muy competente en el modelado de procesos comerciales, opta por una herramienta de gestión de flujo de trabajo simple que te permita crear flujos de trabajo utilizando herramientas visuales de arrastrar y soltar. Elije una herramienta fácil de usar que sea lo suficientemente flexible como para dibujar un flujo de trabajo que sea una versión digital del flujo de trabajo en papel, independientemente de las complejidades del proceso.

5. Prueba el flujo de trabajo

Si has creado el flujo de trabajo, este debería ser el último paso, ¿verdad? Realmente no. No puedes mover tus procesos a un flujo de trabajo en línea sin probarlo.

Por fuera, cada flujo de trabajo puede parecer perfecto. Nunca sabrás realmente sus defectos a menos que lo pruebes rigurosamente. En lugar de realizar este paso por tu cuenta, involucra a las personas que forman parte del flujo de trabajo. Te ayudarán a identificar los problemas de forma más rápida y a descubrir qué funciona y qué no. Recopile tus comentarios y utilice los datos para modificar y mejorar tu flujo de trabajo automatizado.

6. Capacita a tu equipo en el nuevo flujo de trabajo

Tu flujo de trabajo puede funcionar a la perfección, pero ahí no termina, hay que involucrar a la gente. A pesar de que las personas han sido útiles al brindarle información, ayudar a diseñar y probar el flujo de trabajo, es posible que no se atrevan a dejar de lado su práctica actual. Y uno de los mayores problemas es el miedo a lo desconocido.

Un buen programa de formación eliminará las dudas y les dará la confianza necesaria para utilizar el nuevo flujo de trabajo. Compartir el proceso de “crear flujo de trabajo” y sus diagramas de flujo de trabajo ayudará a los alumnos a obtener una mejor imagen visual de lo que hace el flujo de trabajo, dónde se ubica cada tarea y su función específica en el flujo de trabajo.

7. Implementar el nuevo flujo de trabajo

Una vez que termines con la fase de prueba y capacitación, tu flujo de trabajo estará listo para implementarse. Como nota de precaución, es mejor entregar el flujo de trabajo a un equipo pequeño y comprobar cómo funciona en tiempo real. Dependiendo de los resultados, puedes continuar y compartirlo con toda tu organización o retirar la solicitud para modificarla.

Siempre puedes volver atrás y crear un nuevo flujo de trabajo cuando tengas un nuevo requisito. En caso de cambios de política o requisitos adicionales, siempre puedes optar por implementar una nueva versión o actualizar la existente con regularidad.

¿Por qué insistimoe en la importancia de los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo agilizan los procesos comerciales complicados, minimizan las complejidades de las tareas repetitivas y mejoran la eficiencia general de un proceso. Además de la estructura y la simplicidad, los flujos de trabajo ofrecen muchas otras ventajas, como vincular campos de datos a un conjunto de datos maestro. Los flujos de trabajo son importantes porque:

  • Agilizan los procesos
  • Eliminan tareas redundantes
  • Detectan cuellos de botella y brechas en el proceso
  • Mejoran la rendición de cuentas
  • Reducen la microgestión
  • Mantiene el proceso transparente
  • Mejoran la colaboración
  • Ofrecen información empresarial procesable

Sin embargo, crear un flujo de trabajo desde cero no es una tarea fácil. Un desafío para el creador del flujo de trabajo es tener en cuenta el panorama general a medida que juegan con las formas y las condiciones. Por eso es esencial comprender mejor todo el proceso antes de comenzar a buscar una herramienta para crear un flujo de trabajo.

Conclusión

El proceso de crear un flujo de trabajo en línea e implementarlo puede parecer un gran problema, pero con la plataforma de flujo de trabajo sin código adecuada como Kissflow, cualquiera puede automatizar el flujo de trabajo en poco tiempo. Pruebe Kissflow Workflow y descubre que es la herramienta adecuada para crear flujos de trabajo en línea.

Las organizaciones pueden resolver los obstáculos de adquisición que enfrentan con herramientas de adquisición arcaicas. Las herramientas de adquisición electrónica de hoy son capaces de enderezar el flujo del proceso de adquisición en un santiamén. Kissflow Workflow ofrece herramientas y recursos que toda empresa necesita para automatizar las adquisiciones de un extremo a otro y escalarlas hacia arriba o hacia abajo para satisfacer sus necesidades comerciales. Ponte en contacto con el equipo de Insitech y comprueba lo fácil que es tomar el control de los proceso de compra a pago con la plataforma de compras más simple y personalizable.

Consulta la información original en inglés

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