Cómo elegir una herramienta Project Management para tu negocio
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Cómo elegir una herramienta Project Management para tu negocio

El siguiente artículo lo recuperamos de la revista Forbes, aquí Alexandru Stan, emprendedor en serie, CEO de Tekpon, una plataforma integral para todas las necesidades de software, nos cuenta, a partir de su experiencia, una serie de consejos y consideraciones a tomar en cuenta antes de comprar una herramienta Project Management.

Una cosa que he aprendido trabajando en la industria del software es que, aunque cada producto es bueno como concepto, no es necesariamente una buena opción para todos los equipos y empresas. Hay muchos productos excelentes en el mercado para casi todas las necesidades, pero no es una solución absoluta.

Los líderes empresariales y los empleados dirán que hay muchos productos entre los que puedes elegir. De hecho, hay un montón de herramientas de gestión de proyectos en el mercado, pero ¿cómo eliges la que se adapta a las necesidades de tu empresa?

Me encanta el buen branding y su historia, pero no es suficiente cuando se trata de proyectos y gestión. Tendrás que fijarte en sus funcionalidades, características y las necesidades que cubre para tu equipo.

Pasos para elegir una herramienta Project Management

Identifica las necesidades y desafíos de tu equipo

Primero, no tomes la decisión en base a lo que piensas como líder, sino escucha las necesidades de tu equipo. Al contar con varios departamentos en tu empresa, enfrentarás el desafío de cumplir con las necesidades específicas de cada uno.

Hay una diferencia de flujo de trabajo entre el departamento de Ventas y el Creativo, por ejemplo. Las personas tienen diferentes formas de trabajar y visualizar sus proyectos, especialmente en función de sus habilidades. Pero, además, si necesitan trabajar entre ellos en la misma plataforma de gestión de proyectos, tendrás que encontrar la herramienta Project Management que ofrezca esta solución.

Mi experiencia hasta ahora me ha demostrado que la gente puede trabajar de manera diferente. Y no se puede malgastar el dinero de la empresa comprando distintas suscripciones para cada uno; en su lugar, encuentra la solución que pueda integrar todas tus necesidades en un espacio de trabajo digital.

Otro aspecto que debes considerar es cuántos empleados tienes. Si tiene un equipo pequeño, no necesita una herramienta de gestión de proyectos más dedicada a las empresas. Sin embargo, esto podría costar más dinero y es posible que tu equipo no esté tan satisfecho como esperaba.

Por ejemplo, para nosotros, Asana funciona muy bien. Nuestros departamentos pueden trabajar juntos, ver el nivel de progreso de cada proyecto y los miembros del equipo pueden establecer sus propias metas. En este nivel, esta herramienta es lo que necesitamos. Pero para un equipo más pequeño, puede ser costoso o demasiado para sus necesidades.

Crea una lista de características imprescindibles

Después de identificar las necesidades de tu empresa con respecto al flujo de trabajo y los proyectos, crea una lista de las funciones que deseas que tenga tu herramienta. Y en mi opinión, el primero de la lista debería ser la curva de aprendizaje: debería ser tan fácil de usar que sea un juego de niños. Entonces, te recomiendo que busques:

Diagramas de Gantt

Esto mostrará cuánto tiempo debes dedicar a una tarea en una escala de tiempo. Usando un diagrama de Gantt, puede ver cuánto durará cada actividad y cuánto se superpondrá con otras tareas.

Tablero central

Como líder de negocio, deseas ver el panorama general de tu empresa sin profundizar. Un tablero central organizado puede mostrar todos los proyectos, ideas, progreso e incluso algunas funciones de informes para que puedas comenzar a escalar. Debes buscar una herramienta que proporcione un tablero simple para saber lo que está sucediendo sin perder demasiados detalles.

Personalización

Es posible que desees una solución flexible que se pueda personalizar según las necesidades de cada departamento. Evita una solución estática que proporcione lo que ellos creen que necesitas y busque una que permita a cada miembro del equipo crear sus vistas personales y flujo de trabajo de tareas.

Integraciones

Si existe el cielo en la Tierra, entonces las integraciones son parte de él. Esta increíble función puede brindar la libertad de integrar la herramienta principal de administración de proyectos con otra herramienta que uses, al permitirle compartir los proyectos con tus clientes, incluso externamente.

Cada herramienta de gestión de proyectos ofrece muchas funciones excelentes a sus usuarios, pero estas no serán nada si no pruebas la herramienta con tu equipo.

Gasta tu dinero inteligentemente para tu equipo

Y también se trata del dinero. Quieres ahorrar dinero para otras necesidades de la empresa, no gastarlo en suscripciones que no usas. Por lo tanto, antes de decidir qué software de gestión de proyectos se ajustan a tus necesidades, debes probarlo con tu equipo. Investiga un poco leyendo algunas reseñas sobre un par de herramientas que has decidido probar y luego dedica tiempo a probarlas.

Después de estar seguro de que tus equipos están satisfechos, obtén un buen trato y estarás listo para continuar con tus proyectos. Incluso como líder empresarial, solo debes decidir después de probar una herramienta de gestión de proyectos con tus equipos. Ellos serán los que lo usen todos los días.

También te puede interesar: Mejores prácticas para el seguimiento y control en la gestión de proyectos

Conclusión

Haz una lista de las necesidades de tus equipos y las funciones que deseas, luego prueba algunos productos; compra una suscripción pequeña al principio, luego amplía una vez que conozcas que funciona para ti y tu equipo.

Si piensas que era un trabajo fácil elegir una herramienta de gestión de proyectos, déjeme decir que no lo es si quieres gastar dinero inteligente en suscripciones. Pero siempre hay grandes soluciones para grandes equipos. Solo necesitas conocer las necesidades de tu empresa.

Kissflow Project es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que está diseñada para ayudar a los gerentes de proyectos desde el inicio hasta la fase de cierre de los proyectos. Puedes asignar tareas, conocer el estado actual, enviar recordatorios y hacer mucho más con la plantilla de línea de tiempo del proyecto integrada en el producto. Regístrate para programar una llamada con los asesores de Insitech y habilitar una demostración de la solución de Project Management de Kissflow.

Consulta la información original en inglés.

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