Cómo equilibrar el tiempo y el trabajo para optimizar la productividad
Equilibrar el trabajo y el tiempo para la optimización de la productividad

Cómo equilibrar el tiempo y el trabajo para optimizar la productividad

El problema de la productividad para cualquier empresa es equilibrar el tiempo con el personal, cuanto tiempo tenemos para entregar un proyecto y cuantas personas están involucradas, balancear estos dos puntos ha sido un problema difícil para las empresas y la tecnología parecer ser una respuesta para solucionarlo. En este blog, recuperado de la revista Forbes, analizamos el problema para optimizar el tiempo y el trabajo y como las soluciones de Business Process Management (BPM) ayudan a optimizar la productividad.

Ya en la revolución industrial, las empresas de todo el mundo, de todos los tamaños y en todas las industrias, han enfrentado un problema matemático particular. Si soy gerente en una empresa, al final del día, solo necesito dos bits de datos para saber si mi empresa puede o no ofrecer los resultados deseados a los clientes: ¿Cuántas horas necesito? para hacer el trabajo, y ¿Cuántas personas tengo?

Por alguna razón, muchos equipos se establecen arbitrariamente en 12 personas. Eso significa que la mayoría de los gerentes trabajan con la idea de que tienen una docena de personas para realizar cualquier tarea, lo que, para fines operativos, significa que tienen el tiempo de una docena de personas para hacerlo. Y cuando se trata de eso, los gerentes no logran resolver el problema del tiempo (al menos, no de una manera que optimice la mano de obra y los recursos). O no tienen suficiente tiempo, o demasiado.

El problema de las diferentes “monedas”

Parte de lo que hace que estos problemas de ejecución de decisiones sean tan complicados es que el tiempo se mide en diferentes monedas. Digamos que es un gerente cuyo equipo produce widgets. Una persona tarda tres horas en completar un widget. Hay 600 widgets en proceso. Estoy completando 20 widgets al día.

Tengo 120 trabajadores. Ochenta de mis empleados trabajan jornadas de ocho horas. Cuarenta empleados son a tiempo parcial, trabajando cuatro horas al día. Entonces, para calcular la producción, o averiguar cuánto tiempo lleva completar el trabajo, ¿uso las horas de “widget”? ¿Horas de proceso? ¿Días de trabajo a tiempo parcial? ¿Días de trabajo a tiempo completo?

Agrega a esto consideraciones externas que impactan las horas hombre de referencia: ¿Alguien está enfermo esta semana? ¿De vacaciones? ¿En una conferencia sobre creación de widgets? ¿Cuántos creadores de widgets están teletrabajando y cuántos en oficina? ¿Todos los creadores de widgets funcionan con la misma eficiencia? La cuestión de cuánto tiempo se necesita y cuánto tengo se ha convertido repentinamente en un problema matemático increíblemente complejo (sin mencionar un gran dolor de cabeza) que se interpone en el camino de la ejecución de todas las decisiones.

El impacto en la productividad de las fallas en la gestión del tiempo y los recursos

Del lado del consumidor, todos hemos experimentado los impactos de los desajustes en la gestión del tiempo del equipo. En el aeropuerto, por ejemplo: cuando muchos vuelos deben partir o llegar al mismo tiempo, a menudo no hay suficientes agentes de la TSA o carriles abiertos para acomodar a todos los viajeros que pasan por el check-in y seguridad en un extremo, o aduanas y control de pasaportes por el otro; como resultado, hay filas, a veces de varias horas, en las que los viajeros se vuelven cada vez más ansiosos y malhumorados.

Sin embargo, en las horas de menor actividad (como a altas horas de la noche), con solo unos pocos vuelos que llegan o salen, los agentes de la TSA pueden estar manejando estaciones casi vacías, encontrando pocos o ningún viajero. Todos pueden estar de acuerdo en que ambas situaciones representan una gestión menos que ideal del tiempo del equipo.

Estos problemas se complican aún más cuando hablamos de una gran oficina administrativa para una empresa de atención médica o un banco, que depende de la operación las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y múltiples sistemas, cada uno con cientos o miles de partes móviles (y componentes humanos). eso debe estar en coordinación.

Toma el procesamiento de un reclamo de seguro de salud, por ejemplo, donde el procedimiento del paciente, el pagador, el plan, el monto del deducible y varios otros factores deben tenerse en cuenta correctamente para generar una EOB precisa. El problema operativo de cuántas horas se necesitan y cuántas horas hay disponibles se vuelve increíblemente complejo. Y los productos con errores o retrasados ​​causan todo tipo de problemas para los pacientes, los proveedores y los centros de atención médica.

Cuando las soluciones tradicionales fallan

Hay dos tipos de soluciones en las que la mayoría de las empresas han invertido para obtener una respuesta a los problemas de tiempo del equipo: sistemas de software que manejan la gestión del capital humano (HCM), que incluye empleados, nómina, vacaciones, etc., y sistemas que gestionan la gestión de procesos comerciales. (BPM), que se ocupan de los procesos de negocio.

En los últimos años ha habido grandes inversiones en tecnologías HCM y BPM. Pero muchas empresas luchan por sacar los datos de esos sistemas y unirlos. A menudo, el problema no es tanto la falta de información como la incapacidad de sintetizar múltiples flujos de información para generar implicaciones significativas que mejoren el proceso. (Y, la mayoría de las veces, encontramos empresas que hacen malabarismos con seis hojas de cálculo de Excel diferentes, tratando de dar sentido a estos diferentes flujos de datos.

Los gerentes deben poder combinar diferentes flujos de datos (que a menudo están en diferentes formatos, diferentes “monedas” y disponibles en diferentes horizontes de tiempo) y también capturar y aprovechar los datos extraídos de ellos para tomar decisiones óptimas. Estas dos cosas juntas equivalen a oro.

La buena noticia es que la gestión del tiempo del equipo se ha vuelto más fácil en los últimos años debido a la adopción de tecnología que integra datos de HCM y BPM. Con el beneficio de estas soluciones tecnológicas más sólidas, los gerentes no solo pueden resolver los problemas de tiempo del equipo en un solo lugar, sino también equilibrar la carga con los miembros del equipo que trabajan en múltiples ubicaciones.

Aprovechar el poder de estas soluciones de datos se está convirtiendo en una necesidad para las empresas con visión de futuro, particularmente en una era en la que los problemas de tiempo pueden complicarse aún más debido a situaciones de trabajo híbridas y remotas.

Más soluciones, más demanda

Hay cierta ironía: cuanta más capacidad tecnológica tenemos para lidiar con las variables, más opciones quieren las personas. Una de las cosas que hace que el problema de la gestión del tiempo en equipo sea cada vez más complejo es que, como seres humanos, queremos más flexibilidad, esperamos más creatividad y exigimos un estándar cada vez más alto de comodidad (de los sistemas de salud y financieros, en particular .) Por ejemplo, solía ser que el día de Navidad todo estaba cerrado, pero ahora esperamos poder hacer nuestras operaciones bancarias en medio de la cena de Navidad desde nuestros teléfonos inteligentes.

Como consumidores, vivimos en este mundo 24/7/365: queremos que todo se entregue en 20 minutos. Por lo tanto, gestionar a las personas adecuadas en el lugar adecuado en el momento adecuado es cada vez más difícil. Cada vez que inventamos la tecnología para hacer frente a estas demandas, como consumidores, pensamos en dos “deseos” más, y el problema debe reinventarse nuevamente.

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Consulta la información original en inglés.

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