Crea tu propio flujo de trabajo en 15 minutos
Crea tu propio flujo de trabajo en 15 minutos

Crea tu propio flujo de trabajo en 15 minutos

La gestión de proveedores, que desempeña un papel clave para garantizar la eficiencia y la velocidad del ciclo desde la compra hasta el pago, ayuda a eliminar a los proveedores con un desempeño deficiente y a tomar las decisiones correctas de manera constante.

Sin embargo, puede ser complicado hacer un seguimiento de la gestión de proveedores, porque los equipos de compras tienden a estar constantemente ocupados. Cada miembro normalmente maneja una cantidad de tratos en varias etapas del ciclo de compra, lo que deja la puerta abierta a errores de juicio debido a los grandes volúmenes y la carga mental de administrar proveedores, pedidos, productos/servicios y documentación.

Una solución simple es optimizar el proceso de adquisición utilizando el poder de los flujos de trabajo. ¡Kissflow permite hacer esto en 4 simples pasos, y puedes hacerlo en tan solo 15 minutos!

Crea tu flujo de trabajo de gestión de proveedores en Kissflow

Para ilustrar lo fácil que es crear un flujo de trabajo, aquí hay un ejemplo: registro de proveedores, uno de los elementos principales bajo el paraguas de ‘ gestión de proveedores ‘.

Paso 1: Diseño de formularios para recopilar datos

Con el diseñador de formularios fácil de usar de Kissflow, puedes crear formularios fluidos que se vean y funcionen tal como lo necesitas. Úsalos para capturar datos como:

  • Nombre o razón social de la empresa
  • Tipo de organización
  • Detalles de impuestos
  • Dirección del proveedor
  • Detalles de contacto
  • Detalles de la transferencia bancaria
  • Productos ofrecidos, con un campo separado para recopilar descripciones detalladas de los productos
  • Certificados/documentación requerida para el registro

Puedes configurar los datos para que se recopilen en varios formatos y configurar Kissflow para capturar y almacenar datos en documentos maestros. Los formularios personalizados significan que los datos se pueden ingresar en campos de texto simples, en tablas que crees dentro del formulario o incluso como archivos adjuntos.

Paso 2: Definir el flujo de trabajo

Esta es la etapa en la que defines cómo se transfiere la carga útil. En este caso, el payload son los datos que recopilamos en los formularios. Es posible que desees obtener la aprobación de los datos recopilados por el gerente de compras. Luego, es posible que necesites que el jefe de compras lo vuelva a verificar.

Los diversos pasos aquí podrían incluir:

  • Recopilación de datos
  • Verificación del administrador de compras
  • Aprobación del jefe de compras

En el software de adquisición Kissflow, los flujos de trabajo se crean de la manera más sencilla: utilizando herramientas drag & drop. Estos permiten agregar y modificar elementos de flujo de trabajo como la lógica basada en reglas y la asignación de roles y responsabilidades.

Puedes elegir cada flujo de trabajo de gestión de proveedores diseñado para imitar tu forma de hacer negocios. Tal vez tienes una política de que el jefe de compras solo necesita involucrarse en relaciones con proveedores por encima de un cierto valor financiero. Puedes incorporar esa condición: el registro de proveedores pasará directamente del administrador a los proveedores más pequeños que pueden ser administrados por los propios administradores de compras.

Paso 3: Asigna permisos y acceso

En este paso, decides quién tiene acceso a qué datos y establecer permisos con respecto a lo que pueden hacer con la información visible. Puedes configurar el administrador de compras para editar los datos del formulario en el paso de verificación mientras permites que el responsable de compras tenga acceso de solo lectura hasta que se aprueben los datos.

Este control de acceso y permisos es especialmente útil en procesos como la aprobación de facturas, donde puedes preferir que solo los empleados de un grado determinado vean información confidencial del vendedor.

Paso 4: Publica tu aplicación

Una vez creado el flujo de trabajo de registro de proveedores siguiendo los pasos 1 a 3, publicarlo y permitir que los miembros de tu equipo lo usen está a solo un clic de distancia. Simplemente decides si deseas permitir que otros editen el flujo de trabajo incluso mientras lo estás usando y luego haz clic en ‘publicar’.

Puedes crear una serie de flujos de trabajo para procesos de adquisición específicos de la gestión de proveedores, como la calificación de proveedores y también la baja de proveedores.

También te puede interesar: Guía de Workflow Automation para Recursos Humanos

¿Por qué Kissflow?

Puedes optar por crear tus propios flujos de trabajo de gestión de proveedores utilizando el método simple de 4 pasos o utilizar una de las más de 50 plantillas disponibles en la plataforma Kissflow. Puedes modificarlos para adaptarlos a la forma en que tu organización se ocupa de la gestión de proveedores.

Para asegurarte de que nada salga mal cuando estés supervisando un proyecto, procura estar preparado con las herramientas adecuadas. ¿Entonces, Qué esperas? Prueba Kissflow Workflow hoy mismo y descubre cómo puedes emitir órdenes de compra y automatizar la aprobación de las solicitudes. Dado que es completamente personalizable, puedes crear flujos de trabajo de acuerdo con los requisitos específicos de tu negocio.

Consulta la información original en inglés.

4 etapas para lograr una transformación digital exitosa

Exploramos ¿Cómo empezar tu transformación digital si fallar en el intento?, es cuestión de paciencia y respetar las etapas del proceso.

Libérate del caos de las hojas de cálculo y los correos electrónicos con automatización

Abordamos los peligros de gestionar el trabajo con hojas de cálculo y correos electrónicos y algunos desafíos al iniciar la automatización.

ServiceOps: simplifica la complejidad y acelera la innovación con BMC Helix

Conoce ServiceOps, la fusión de la gestión de servicios y operaciones, es un enfoque que está ganando terreno entre los negocios disruptivos.

Impulsar la innovación en la era de la IA con Connected Digital Ops

Connected Digital Ops es un nueva metodología que combina diferentes enfoques para aprovechar la IA en la gestión de operaciones

Elimina el Shadow IT e impulsa el cumplimiento y la seguridad

Shadow IT implica el uso de aplicaciones no autorizadas, que puede implicar enormes riesgos de seguridad y cumplimiento, aprende a mitigarlos

Desafíos de la gestión de activos tecnológicos y cómo superarlos

Un mal seguimiento y gestión de activos de TI, desde hardware y software o recursos virtuales pueden afectar la eficiencia operativa y riesgos

Enfoque AIOps para proveedores de servicios de comunicación

La inteligencia artificial para operaciones de TI – AIOps ayuda a los proveedores de servicios de comunicación a eliminar tareas manuales.

¿Comprar soluciones o desarrollarlas?, el dilema de Low-Code

Las soluciones low-code y no-code surgen cómo respuesta al dilema de las empresas que inician su viaje a la transformación digital ¿Comprar?

Principios básicos de ServiceOps y su impacto en el negocio

Analizamos ¿Qué es exactamente ServiceOps y por qué se está convirtiendo en una palabra de moda entre las organizaciones con visión de futuro?

Qué es IT Backlog y cómo está afectando las operaciones de TI

En el mercado altamente digitalizado de hoy, retrasar el desarrollo de aplicaciones es cotoso y el IT Backlog es el principal problema.