Crecimiento de la Gestión de Procesos Empresariales BPM con integraciones

Crecimiento de la Gestión de Procesos Empresariales BPM con integraciones

En este post vamos explorar por qué las capacidades de integración se están convirtiendo rápidamente en la característica más importante de un software de gestión de procesos empresariales (BPM).

Una vez que los conceptos básicos están cubiertos con un diseñador de formularios de drag & drop, y un diseñador de procesos capaz y centrado en las personas, la siguiente pregunta que más y más clientes hacen es: “¿Se integrará con nuestro software existente?” Si la respuesta es no, no hay trato.

Las empresas prosperan cuando los equipos internos pueden compartir recursos y utilizarlos bien. Pero ahora, los ‘equipos’ incluyen tanto software como personas. Si el software no puede comunicarse entre sí, los miembros clave del equipo están operando en silos.

Por ejemplo, el software BPM necesita datos de SharePoint y la herramienta CRM de SAP para optimizar los procesos de soporte e interacción con el cliente existentes. O tal vez tienes que analizar la información en PeopleSoft y QuickBooks para mejorar el sistema de nómina en curso.

Sin estas integraciones, las empresas se harán de la vista gorda ante BPM.

Tipos de integración

En su mayoría, todo el software de gestión de procesos tiene algún tipo de capacidad de integración incorporada, incluso si no la presentan abiertamente.

Sin embargo, cuando una herramienta BPM dice que ‘puede integrarse’ con otro software, hay muchas maneras en que esto puede ser cierto. Asegúrate de conocer completamente qué tipo de integración ofrece el software BPM específico para que tengas en cuenta sugerir a tus clientes. Aunque un software afirme integrarse, es posible que solo sea posible para los más avanzados tecnológicamente.

Estos son los tipos de integración más comunes:

Integración incorporada

La integración incorporada significa que, desde el primer momento, la herramienta BPM ya está conectada a otro software. Por ejemplo, Kissflow viene con una integración integrada con G Suite o Google Apps . Desde Kissflow, los administradores pueden sincronizar sus usuarios de Google Apps y hacer que los campos de archivos adjuntos se muestren automáticamente con Google Drive.

Otras herramientas pueden conectarse a opciones comunes de ERP, CRM o automatización de marketing, pero es probable que solo se vean con software creado específicamente para una vertical o industria.

Otra forma de integración incorporada es la funcionalidad de inicio de sesión único (SSO), que permite a los usuarios de una plataforma acceder a datos en otras plataformas conectadas sin tener que ingresar manualmente sus credenciales cada vez. También puedes contar con una copia de seguridad segura para los datos y recuperarla en caso de que se produzca un inconveniente cuando la suite BPM está conectada al tipo de plataforma adecuado.

Este tipo de integración requiere la menor cantidad de trabajo técnico en el administrador de BPM.

Integración a través de API

API significa Interfaz de programación de aplicaciones, una funcionalidad integrada en muchas aplicaciones basadas en la nube que les permite acceder a los componentes y servicios de otros sistemas. En pocas palabras, son un conjunto de requisitos (principalmente códigos) que se personalizan para que se produzca la comunicación entre sistemas.

Si bien la mayoría de las aplicaciones publican felizmente sus API para sincronizarlas con otro software, algunas de ellas evitan hacerlo por sus propios motivos (p. ej., Pinterest se retrasó durante mucho tiempo para implementar sus API). Un software BPM nunca debe ser tímido con las API porque tiene que hablar con otros sistemas y prestar datos para aplicar el método de más adecuado para un proceso existente.

La configuración manual de las API abre una gran cantidad de posibilidades, pero también requiere la mayor cantidad de conocimientos técnicos. Si el cliente con el que estás trabajando no es muy experto en crear y mantener integraciones de API por su cuenta, esto por sí solo puede no ser suficiente para resolver tus necesidades de integración.

Integración de terceros

Cuando las capacidades de integración no están precargadas en un sistema BPM, pero un cliente confía en configurar manualmente las conexiones API, la mejor opción suele ser una aplicación de integración de middleware.

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La mejor manera de conectarse

El software BPM rara vez vendrá con integraciones integradas para todos los softwares posibles porque hay muchos para elegir. Por lo tanto, los mejores eligen aplicaciones muy grandes y ampliamente utilizadas como G Suite y Office 365, y permiten que las empresas individuales se integren utilizando API o un tercero.

La elección correcta depende del tipo de empresa que sea y de cuán estrechamente acoplados necesiten que estén sus sistemas. El presupuesto también desempeñará un papel importante para las empresas que no cuentan con la experiencia técnica interna.

Independientemente del tamaño de la empresa, la integración es una característica fundamental para todas las herramientas de BPM. A medida que examinas nuevas herramientas, coloca la integración (y la facilidad de integración) en un lugar destacado de tu lista. BPM es una parte esencial del equipo de cualquier empresa y necesita comunicarse tan bien como cualquier otra persona.

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Consula la información original en inglés.

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