¿Cuál es la diferencia entre adquisiciones y compras?

¿Cuál es la diferencia entre adquisiciones y compras?

Adquisiciones o aprovisionamiento a menudo se confunde con compras, y los dos términos a menudo se usan indistintamente. Pero esas dos funciones son en realidad bastante distintas: en su intención, las tareas que cubren, las personas involucradas y, sobre todo, lo que logran.

Si le preguntamos a un profano sobre la diferencia, puede obtener una respuesta de que comprar y adquirir son lo mismo. Pero, si le hacemos la misma pregunta a un responsable de compras de una empresa, obtendremos una respuesta significativamente más larga sobre cómo y por qué hay un mundo de diferencias entre adquisiones y compras.

Es cierto que algunas organizaciones prefieren usar un término sobre el otro, pero no aprender las diferencias clave entre compras y adquisiciones puede hacer que una organización pase por alto componentes clave que tienen el potencial de romper el resultado final de una organización.

Ahora, profundicemos en el concepto de ‘ adquisición versus compra ‘ , y veamos en qué se diferencian entre sí.

adquisiciones vs compras

¿Qué son exactamente las adquisiciones?

Adquisición  es el proceso de identificar, preseleccionar, seleccionar y adquirir bienes, servicios u obras adecuados de un proveedor externo a través de una compra directa, una licitación pública o un proceso de licitación, al tiempo que se garantiza la entrega oportuna de la calidad y cantidad correctas.

Un proceso de adquisición de extremo a extremo consta de los siguientes pasos:  

  • Sondeando el mercado
  • Detección de proveedores potenciales
  • Creación de una lista aprobada de proveedores
  • Detectar necesidades internas
  • Creación de una orden de compra en línea
  • Solicitud de propuestas y evaluación de cotizaciones
  • Selección del proveedor adecuado y negociación efectiva
  • Recepción de mercancías y realización de controles de calidad.
  • Elaboración y gestión de contratos.
  • Obtener aprobaciones de facturas y cumplir con los términos de pago  
  • Establecer una buena relación con los proveedores.

¿Qué son las compras?

Compras es el conjunto de funciones asociadas con la adquisición de los bienes y servicios que requiere una organización. Las compras son un pequeño subconjunto de la función de compras más amplia. Este proceso incluye actividades como ordenar, acelerar, recibir y cumplir con el pago.

A continuación se enumeran los pasos en el proceso de compra:

  • Obtención de una solicitud de compra 
  • Solicitud de propuestas y evaluación de cotizaciones
  • Envío de órdenes de compra oficiales
  • Recepción de productos y servicios.
  • Comprobación de la calidad de los artículos entregados.
  • Efectuar el pago a los proveedores

Adquisiciones vs compras: similitudes y diferencias

Las adquisiciones y las compras son dos procesos que se realizan durante el proceso de adquisición de bienes y servicios para una organización. Sin embargo, difieren enormemente en su método y enfoque. Esta tabla representa la diferencia entre adquisiciones y compras:

Obtención

Adquisitivo

Actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios  Funciones asociadas a la compra de bienes y servicios 
Pasos que suceden antes, durante y después de la compra El sencillo proceso de compra de productos básicos
Utilizado en un entorno de producción (proceso interno)   Utilizado en un entorno mayorista (proceso externo)  
Le da más importancia al valor de un artículo que a su costo.  Tiende a centrarse más en el precio del artículo que en su valor. 
Se refiere a un conjunto de tareas que detectan y satisfacen necesidades. Se refiere a la tarea específica de comprometer gastos
Incluye reconocimiento de necesidad, abastecimiento y cierre de contrato.  Incluye pedidos, agilización y cumplimiento de pagos.
Sigue un enfoque proactivo para detectar y satisfacer las necesidades.   Sigue un enfoque reactivo para satisfacer las necesidades internas.  
Relacional : se enfoca en crear relaciones a largo plazo con los proveedores Transaccional : se centra en las transacciones más que en las relaciones con los proveedores.

Además de la lista de diferencias mencionadas anteriormente, la adquisición frente a la compra incluye otra diferencia importante. Las compras se centran en objetivos a corto plazo, como cumplir con los cinco derechos de una transacción (calidad adecuada, cantidad adecuada, costo adecuado, momento adecuado y lugar adecuado), mientras que la gestión de adquisiciones se centra en objetivos estratégicos a largo plazo, como obtener una ventaja competitiva. o alinearse con la estrategia o los objetivos corporativos.

El impacto de una solución de e-procurement

Ya sea que lo visualices como compras o adquisiciones, hay una serie de partes interesadas involucradas, desde partes internas como empleados en diferentes departamentos hasta personas externas como proveedores y negociadores de contratos. Independientemente de las diferencias mencionadas en la tabla de adquisiciones vs compras, ambos procesos exigen una documentación meticulosa. Ambos comprenden una compleja red de procedimientos.

Un solo ciclo de compra puede durar semanas, mientras que un ciclo de adquisición completo puede durar meses o incluso repetirse si no se encuentra una oferta adecuada. Si se realizan manualmente, ambas actividades tendrán un detrimento común de eficiencia. Solo el proceso de revisar cada documento, evaluar cada oferta y revisar cada factura causará demasiada demora.  

Por otro lado, una solución integral digital de la compra al pago permite a las organizaciones almacenar todos los archivos relacionados con compras y compras en una base de datos centralizada. Si bien una unidad de red compartida puede cumplir este propósito, el software de adquisición basado en la nube como Kissflow Procurement Cloud puede automatizar tareas y ofrecer un nivel de conveniencia y eficiencia que un sistema manual simplemente no puede igualar. 

Adquisiciones o compras, ¿quién es el ganador?

En la batalla entre adquisiciones y compras, no hay un ganador claro.

Las empresas deben elegir un enfoque basado en sus necesidades únicas. Las pequeñas empresas pueden optar por comprar con la intención de mantener el proceso limpio y simple, mientras que las empresas pueden preferir un proceso de adquisición completo solo para que sea una parte central de su estrategia corporativa.

Cualquiera que sea el enfoque que decidas seguir, las herramientas manuales como formularios en papel, hojas de cálculo y documentos de Word terminarán haciendo más daño que bien, por tanto un software de adquisiciones basado en la nube como Kissflow mejora la productividad al estandarizar procesos estrictamente regulados como adquisiciones y compras.  

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Consulta el texto original en inglés.

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