¿Cuáles son los beneficios de una herramienta de gestión documental?
Cuáles son los beneficios de una herramienta de gestión de la información

¿Cuáles son los beneficios de una herramienta de gestión documental?

Una herramienta clave para el futuro empresarial es la gestión documental. Algunas de las consideraciones clave para los líderes empresariales es que utilizar tecnología obsoleta, especialmente en sistemas de administración de documentos, puede ser más que una frustración; puede estar costándole dinero a la organización de múltiples maneras. En este artículo, exploraremos cuatro beneficios de un sistema de gestión de documentos.

La cantidad de información que tu empresa genera a diario es enorme, y mantener el control de todo es una tarea ardua. Sin una estructura adecuada de gestión documental, sus empleados pueden sentirse abrumados por los datos en lugar de usarlos para impulsar el negocio.

Afortunadamente, un sistema de gestión de documentos eficiente, como M-Files, puede ayudar a aliviar estos problemas en empresas de casi todas las industrias. Un sistema de gestión de documentos ofrece una variedad de beneficios y oportunidades que vale la pena examinar de cerca.

Cuatro beneficios de un sistema de gestión de la información

1. Mejora el cumplimiento con gestión de la información

Dependiendo de cada industria, tu empresa probablemente enfrenta numerosos requisitos de cumplimiento. Si la tecnología no cumple con normativas como ISO 9001 o ISO 13485, tu negocio tampoco lo hará. Un sistema de gestión de documentos como M-Files ayuda a demostrar el cumplimiento normativo de manera eficaz, mejorando la visibilidad y el control de la información.

M-Files permite comprender cómo fluyen los datos y los procesos comerciales en tu empresa, permitiendo un enfoque basado en riesgos para los procesos de calidad. Además, el historial de aprobaciones y las pistas de auditoría permiten rastrear los documentos y cumplir con las normas de seguridad.

2. Seguridad superior de documentos

Un sistema de gestión de documentos ofrece un único repositorio para proteger mejor la información crítica que la empresa crea a diario. Cuando la información está dispersa en unidades de nube, almacenamiento local y recursos compartidos de red, es difícil rastrearla y protegerla adecuadamente. Al consolidar todo en una única fuente de información, se reduce la accesibilidad para hackers y software malicioso.

3. Búsqueda eficiente

La dispersión de datos dificulta encontrar lo que se necesita, lo cual es problemático dado el gran volumen de documentos que se generan a diario. Si los empleados tardan diez minutos en encontrar un documento, ese tiempo se pierde en actividades productivas. Multiplica esto por el número de empleados y documentos, y el problema se magnifica.

Con un sistema de gestión de documentos adecuado, este problema desaparece. No importa dónde se almacene algo, siempre que los empleados sepan qué buscan, podrán encontrarlo. Además, con el control de versiones, siempre se puede recuperar la versión correcta de un documento.

 4. Gestión de la información para la colaboración

Un sistema de gestión de documentos no solo facilita la colaboración interna, sino que la mejora. Los proyectos exitosos a menudo resultan del esfuerzo conjunto de muchas personas. Cuando la información está atrapada en silos de datos, la colaboración se ve obstaculizada. Sin un control de versiones adecuado, el proceso se vuelve desarticulado y frustrante.

Un sistema de gestión de documentos como M-Files elimina estos problemas al proporcionar una única fuente de información accesible de manera segura en cualquier momento y lugar. Esto elimina recursos desperdiciados, promueve una mejor productividad y ofrece más valor a los clientes.

Si la información es la base de su negocio, gestionar esa información de manera eficaz debe ser una prioridad. Un sistema de administración de documentos está diseñado para resolver problemas de cumplimiento, seguridad, pérdida de productividad y mala colaboración, permitiendo que se concentre en la ejecución.

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Consulta la información original en inglés.

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