Desventajas de la gestión de trabajo con hojas de cálculo e emails
Los peligros de la gestión de trabajo con hojas de cálculo y correos electrónicos

Desventajas de la gestión de trabajo con hojas de cálculo e emails

La gestión de trabajo a través de soluciones de correo electrónico y hojas de cálculo es un método familiar, práctico, y utilizado por la mayoría de las empresas, sin embargo, el acelerado ritmo empresarial actual esta generando problemas con los flujos de trabajo basados en estas soluciones. Para mejorar la gestión del trabajo y no perder el paso a la competencia, se necesita de un nuevo enfoque que no dependa de estos sistemas

Imagina, estás en tu escritorio, con una taza de café en la mano, listo para conquistar el día. Abres tu bandeja de entrada y te encuentras con una avalancha de correos electrónicos no leídos. Al mismo tiempo, hay varias hojas de cálculo abiertas, y cada una es un laberinto de números y datos. Tu ritmo cardíaco se acelera y tu concentración se dispersa. El día apenas comienza, pero ya te sientes abrumado.

Esto no es productividad. Esto es un caos. Y es una realidad para muchos de nosotros en el acelerado mundo de los negocios. Pero no tiene por qué ser así. Podemos encontrar una forma mejor y más sencilla de trabajar.

Principales desafíos de la gestión de trabajo

La gestión de trabajo con hojas de cálculo

Como líder empresarial, es posible que tus equipos realicen innumerables hojas en hojas de cálculo y diseñen cuidadosamente flujos de trabajo, solo para enfrentarse a la frustración y una caída en la productividad. Esta frustración no se debe sólo a las largas horas que dedican.

Es la sensación de correr en una cinta, trabajando duro, pero sin avanzar. Es la idea de que, a pesar de sus mejores esfuerzos, no están logrando el progreso que esperaban. Es fácil pensar que se trata de un problema de rendimiento: que más formación o una mejor depuración del sistema podrían solucionar el problema. Pero en el fondo ese no es el caso. El verdadero problema reside en la complejidad de las tareas que tenemos entre manos. Es hora de encontrar una forma de trabajar más sencilla y eficiente.

Ninguna cantidad de tiempo puede transformar una hoja de cálculo en una herramienta eficiente de gestión del flujo de trabajo. La colaboración se convierte en una tarea desalentadora en las hojas de cálculo, la automatización está prácticamente ausente y la personalización se convierte en un rompecabezas complejo. La falta de rendición de cuentas es evidente, hacer cumplir los plazos no es práctico y la transición entre tareas macro y micro es un obstáculo.

La gestión de correo electrónico

De manera similar, la gestión de tareas a través del correo electrónico puede resultar igualmente desafiante. Genera desorden, carece de sistemas de seguimiento eficientes y complica la priorización. Además, no proporciona una visión general clara del progreso, dificulta la delegación y cambiar entre conversaciones y tareas se convierte en un acto de malabarismo.

Los correos electrónicos pueden dar lugar a interrupciones en la comunicación. Los mensajes cruciales pueden quedar atrapados en bandejas de entrada abarrotadas y, sin una plataforma centralizada, los miembros del equipo no están al tanto de las actualizaciones o modificaciones vitales. La lista de dificultades parece interminable.

Pero incluso con toda la confusión y el caos se sigue utilizando.

Según un artículo del Enterprise Times, el 60 por ciento de las empresas estadounidenses siguen dependiendo de las hojas de cálculo de Excel para sus necesidades operativas. Mientras tanto, hay una tendencia creciente: el 21 por ciento de estas empresas están haciendo la transición hacia soluciones alternativas de software de hojas de cálculo.

¿Por qué la gestión del trabajo se concentra en hojas de cálculo y correos?

Gestión de trabajo familiar

Los correos electrónicos al igual que las hojas de cálculo existen desde hace décadas y muchas personas y empresas conocen bien sus operaciones.

Económico

Las hojas de cálculo y los servicios de correo electrónico a menudo vienen incluidos con otro software de productividad de oficina sin costo adicional, lo que los convierte en una opción económica para los usuarios que cuidan su presupuesto.

Interrupción percibida

La transición a un nuevo sistema de gestión de tareas se considera potencialmente lenta y disruptiva, lo que disuade a algunos de cambiar.

Los flujos de trabajo basados en hojas de cálculo y los correos electrónicos han mantenido durante mucho tiempo su lugar como instrumentos imprescindibles para gestionar tareas, realizar un seguimiento del progreso y comunicarse dentro de los equipos. Sin embargo, a medida que las empresas se expanden y los proyectos se vuelven más complejos, estas herramientas pueden transformarse rápidamente en un laberinto de confusión y exasperación.

Acelera la gestión de trabajo con low-code

Con una plataforma low-code/no-code, las empresas pueden optimizar sus procesos internos, mejorar la comunicación y eliminar el caos causado por las hojas de cálculo y los correos electrónicos.

Pueden crear flujos de trabajo personalizados para automatizar tareas rutinarias, lo que permitirá a tu equipo centrarse en iniciativas más estratégicas. La mayoría de las plataformas low-code ofrecen una interfaz intuitiva que facilita el seguimiento del progreso y el rendimiento en tiempo real, garantizando que todos estén siempre en la misma página. Más importante aún, estas plataformas permiten que incluso los usuarios empresariales sin conocimientos técnicos creen procesos sin asistencia de TI.

En lugar de examinar interminables hilos de correo electrónico, los miembros del equipo pueden comunicarse directamente dentro de la plataforma, garantizando que todos puedan acceder a la información más reciente.

Libérate de las antiguas formas de trabajar y adopta low-code para transformar tus operaciones comerciales.

También te puede interesar: ¿Cómo alcanzar la transformación digital con Low-Code?

Kissflow Low-Code

Las plataformas de desarrollo no-code/low-code se basan en la idea de que puede modularizar y visualizar muchos aspectos de la codificación, lo que reduce la necesidad de escribir cada línea a mano.

Kissflow Low-Code es una plataforma de bajo código que te ayuda a crear, implementar y administrar aplicaciones de nivel empresarial mientras acelera el tiempo de desarrollo. Con Kissflow, las aplicaciones empresariales se pueden crear en semanas. Es la única plataforma que permite que varias personas creen aplicaciones con una velocidad notable.

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Consulta la información original en inglés.

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