Elimina el Shadow IT e impulsa el cumplimiento y la seguridad
Elimina el Shadow IT cómo impulsar el cumplimiento y la seguridad

Elimina el Shadow IT e impulsa el cumplimiento y la seguridad

Shadow IT ya no es un problema que puedas ignorar. Es el elefante en la habitación y es necesario abordarlo antes de que ponga en peligro la ciberseguridad de tu empresa. En el mundo pospandémico, el perímetro de seguridad de las empresas ha aumentado para respaldar el cambio hacia el trabajo remoto e híbrido. Los empleados se sienten más independientes y capacitados para comprar las aplicaciones que desean.

De acuerdo con el reporte “El estado de la inteligencia de costos de la nube” de Cloud Zero, hay un aumento del 55% en el número de empleados que utilizan aplicaciones no aprobadas en los dispositivos de la empresa.

Entendiendo Shadow IT

Shadow IT es una práctica en la que los empleados utilizan soluciones, herramientas o servicios tecnológicos no autorizados o no regulados sin la aprobación o supervisión explícita del departamento de TI. Ocurre cuando los trabajadores o departamentos toman decisiones tecnológicas en sus propias manos, sin pasar por los canales oficiales.

Cualquier cosa, desde el uso de teléfonos inteligentes personales y soluciones de almacenamiento en la nube con fines laborales hasta la adopción de software y aplicaciones no aprobadas para mejorar la productividad o satisfacer necesidades específicas, se considera Shadow IT.

¿Por qué los empleados recurren a Shadow IT?

Una motivación común es el deseo de mejorar la agilidad y la eficiencia. Los empleados pueden sentir que el departamento oficial de TI es demasiado lento para responder a sus necesidades tecnológicas o que las herramientas aprobadas son demasiado restrictivas y no se alinean con sus tareas o preferencias específicas. En algunos casos, es posible que los empleados no sean conscientes de que sus herramientas entran en la categoría de Shadow IT, ya que pueden creer genuinamente que están mejorando sus procesos de trabajo.

Si bien es conveniente y se realiza con las mejores intenciones, Shadow IT conlleva varios riesgos dañinos para la organización, incluidas violaciones de datos, incumplimiento de las regulaciones de la industria e ineficiencias comerciales.

Riesgos clave de Shadow IT y cómo abordarlos

Al conocer los principales riesgos de esta práctica, el área de TI puede ayudar a afrontarla con éxito.

Falta de visibilidad

Esta práctica queda fuera de la visión de los departamentos de TI, lo que les dificulta su detección. Aumenta la probabilidad de vulnerabilidades, violaciones de políticas y configuraciones incorrectas, lo que eventualmente conduce a filtraciones y pérdidas de datos.

Si un equipo depende de una aplicación Shadow IT que repentinamente falla o queda fuera de servicio, puede resultar difícil recuperar los datos almacenados en ella. Es posible que el departamento de TI ni siquiera sepa cómo solucionarlo, ya que, en primer lugar, no tienen conocimiento ni documentación al respecto.

Cuando los usuarios almacenan activos en sus cuentas personales, resulta difícil recuperar el acceso en caso de rescisión o renuncia. También compromete la integridad y confidencialidad de los datos almacenados.

Solución:

Para solucionar esto, puede implementar auditorías periódicas y utilizar herramientas de monitoreo de red. Las auditorías periódicas implican buscar activamente el uso de tecnología no autorizada dentro de la organización y evaluar periódicamente el estado de seguridad y cumplimiento de cada usuario.

Con más información sobre las herramientas que utilizan los empleados, puedes ganar visibilidad y tomar medidas informadas para gestionar y regular Shadow IT.

Shadow IT  Riesgos de seguridad

El uso de software y hardware no autorizados puede introducir vulnerabilidades de seguridad. Los usuarios finales rara vez comprenden la importancia de las actualizaciones, los parches de seguridad, los permisos y otros controles críticos. Es posible que no logren configurar los recursos de Shadow IT para cumplir con los requisitos de seguridad e introducir inadvertidamente lagunas de seguridad.

Los ciberdelincuentes pueden aprovechar estas vulnerabilidades, lo que resulta en ciberataques y filtración de información confidencial. Según IBM, el 45 por ciento de las violaciones de seguridad en 2022 se basaron en la nube y costaron un promedio de 3,8 millones de dólares.

Solución:

Las organizaciones deben implementar controles de acceso estrictos para evitar el uso no autorizado de tecnología. Puede incluir políticas de contraseñas seguras , autenticación multifactor y limitar el acceso a datos confidenciales.

Se debe emplear el cifrado de datos para proteger la información, tanto en tránsito como en reposo. La capacitación en concientización sobre seguridad también es crucial para educar a los empleados sobre los riesgos de Shadow IT y las mejores prácticas para el uso seguro de la tecnología.

Cuestiones de cumplimiento

Regulaciones como HIPAA, PCI-DSS y GDPR tienen requisitos estrictos al procesar información de identificación personal . Las soluciones de Shadow IT no cumplen con estos estándares de seguridad de datos, lo que genera violaciones y repercusiones legales contra la organización.

Solución:

Para abordar los problemas de cumplimiento, debes establecer y comunicar una política de TI integral que describa claramente qué herramientas y servicios están aprobados y cuáles no. La educación de los empleados es igualmente importante, ya que ayuda a todos los miembros del personal a comprender la importancia del cumplimiento y las posibles implicaciones legales del incumplimiento.

Ineficiencias operativas

Las aplicaciones de Shadow IT rara vez se integran de forma nativa con la infraestructura de TI autorizada, lo que genera flujos de trabajo obstruidos y esfuerzos duplicados. Los equipos pueden trabajar con información no oficial, inválida u obsoleta, lo que genera inconsistencia en los datos y procesos ineficientes.

El equipo de TI también puede introducir nuevos activos autorizados o actualizar la infraestructura sin tener en cuenta ningún recurso de Shadow IT, interrumpiendo la funcionalidad de los activos existentes.

Solución:

Una comunicación clara dentro de la organización es crucial para mitigar estas ineficiencias. Se debe alentar a los departamentos y empleados a compartir sus necesidades y requisitos tecnológicos para que el departamento de TI pueda proporcionar alternativas aprobadas que se alineen con los requisitos, reduciendo la motivación para la Shadow IT.

Formas de eliminar Shadow IT

Los empleados siempre buscan formas de optimizar y mejorar sus procesos de trabajo diarios. Ir al departamento de TI puede parecer la respuesta obvia, pero no cuando sabes que ya están lidiando con enormes retrasos. Lanzar una aplicación personalizada puede llevar meses o incluso años. Las prolongadas demoras e ineficiencias dan a los empleados aún más motivos para empezar a utilizar aplicaciones no aprobadas. A continuación se muestran algunas formas de eliminar Shadow IT desde sus raíces.

Visibilidad de Shadow IT

El primer paso es comprender el alcance de Shadow IT en tu organización. Esto implica identificar todos los activos de TI en uso y quién los utiliza.

Establecer un diálogo con los usuarios

Interactúa con los empleados para comprender por qué recurren al uso de herramientas no autorizadas. Esto puede proporcionar información valiosa sobre las brechas en las soluciones de TI actuales que conducen a Shadow IT.

Capacite a los empleados con las herramientas adecuadas

Si los empleados recurren a Shadow IT porque carecen de las herramientas necesarias, proporcionarles las herramientas adecuadas y aprobadas puede ser útil.

Aproveche los agentes de seguridad de acceso a la nube (CASB)

Los CASB pueden proporcionar visibilidad sobre el uso de las aplicaciones en la nube de tu organización, ayudando a monitorear y controlar Shadow IT.

Implemente soluciones de gestión de movilidad empresarial (EMM)

Las soluciones EMM de Android pueden ayudar a gestionar y proteger el acceso a los datos corporativos en los dispositivos móviles de los empleados, otra fuente común de Shadow IT.

Fomentar el desarrollo ciudadano

El desarrollo ciudadano puede eliminar Shadow IT brindando a los empleados las herramientas que necesitan para crear sus propias aplicaciones en semanas en lugar de meses.

Las plataformas de desarrollo con y sin código permiten a los usuarios empresariales con habilidades de codificación limitadas o nulas crear aplicaciones a través de una interfaz visual de arrastrar y soltar. La TI aún puede gobernar y monitorear las aplicaciones y al mismo tiempo fomentar una cultura de innovación, transparencia y colaboración.

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