Facilita la interacción entre clientes y proveedores con e-Procurement
Eprocurement System guía de compradores 2023

Facilita la interacción entre clientes y proveedores con e-Procurement

Vivimos en una época en la que la innovación se expande rápidamente, generando actualizaciones constantes de los estándares de la industria, debido a la rápida evolución de la tecnología junto con los requisitos comerciales. Los equipos de compras deben estar más actualizados que nunca con las últimas tendencias y tecnologías disponibles para ellos, enfrentando constantemente el riesgo de ser superados rápidamente por los competidores si no utilizan el mismo estándar de herramientas y tecnología.

Desarrollar una estrategia de compras holística y eficiente al abordar las necesidades específicas de compras de la empresa es un aspecto necesario para optimizar los equipos de compras. La integración de un sistema  e-Procurement en la estrategia de desarrollo eleva los equipos y permite adquisiciones más sólidas, rápidas y de mayor calidad.

¿Qué es e-Procurement?

e-Procurement es un proceso B2B en línea a través del cual se pueden pedir y comprar bienes o servicios. Un software e-Procurement facilita la interacción entre los clientes y sus proveedores, en base a un catálogo en línea.

Utiliza una interfaz web o una aplicación que conecta a los clientes con los proveedores de acuerdo con los criterios establecidos por cada uno de ellos. Cada empresa tiene su propio conjunto de políticas y normas de adquisicón, y el sistema e-procurement garantiza automáticamente que se cumplan todas.

Además ayuda a automatizar el proceso de adquisición. El seguimiento de transacciones centralizado, los informes simplificados y el cumplimiento de contratos ayudan a reducir los tiempos de entrega y los ciclos de adquisición.

¿Cómo funciona e-Procurement?

Solicitud de compra

Los formularios habituales, cuestionarios y todas las tareas manuales se eliminan por completo, siendo reemplazados por procesos automáticos que utilizan los datos preestablecidos. El proceso funciona conectando diferentes entidades y procesos a través de una plataforma centralizada.

Gestión de Proveedores

Representando las interacciones entre proveedores y clientes, y mostrando el desempeño de la relación entre ellos.  Con los beneficios e-procurement, la relación entre las dos entidades se mejora y simplifica enormemente.

Gestión de contratos y abastecimiento

El proceso end to end por el que pasan las empresas para investigar, verificar, seleccionar y gestionar proveedores que puedan proporcionar los insumos que necesitan para funcionar. Un proceso muy complejo ya menudo largo que con e-procurement se convierte en una operación muy sencilla.

Desafíos comunes de la adquisición manual

Los procesos de adquisición tradicionales se caracterizan por actividades manuales que consumen recursos. Incluso con un cierto nivel de automatización, los procesos se complementan con transacciones y actividades manuales como correos electrónicos, hojas de cálculo y llamadas telefónicas, y estas operaciones generan confusión y costos adicionales a los proveedores.

Gestión de riesgos

Existen enormes riesgos a lo largo de la cadena de suministro, comenzando con la gestión de los contratos de proveedores únicos, los riesgos de mercado, los posibles fraudes, los costos, la calidad, los riesgos de entrega, los gastos no conformes y el manejo de los riesgos de cumplimiento, como políticas y los problemas anticorrupción. Los profesionales de adquisiciones deben identificar a los mejores proveedores y monitorearlos continuamente para garantizar que se cumplan todos los requisitos y estándares de entrega.

Poca transparencia en la cadena de suministro

La falta de visibilidad de la cadena de suministro es uno de los principales desafíos de adquisiciones. La visibilidad a lo largo de la cadena de suministro es una herramienta importante para los requisitos normativos y la mitigación de riesgos.

Control y visibilidad

Las adquisiciones realizadas fuera de los procedimientos establecidos por la empresa son gastos indirectos que dan como resultado la pérdida de ingresos y control. Cuando se solicitan kits, a menudo hay elementos adicionales no deseados que no se pueden contabilizar fácilmente en los registros financieros y de inventario, y esto complica la estrategia de adquisición, los presupuestos departamentales, la gestión de inventario y las auditorías financieras. Controlar los gastos con demasiada rigurosidad podría retrasar los procesos y, a menudo, no es una opción.

Problemas con la documentación

Al recibir la mercancía, cualquier problema se aborda de manera similar a la transferencia de información entre el comprador y el proveedor. Además, los procesos de aceptación con frecuencia se pasan por alto y las facturas quedan sin pagar hasta que el departamento financiero o el proveedor realiza algún seguimiento manual.

¿Cuáles son los beneficios de e-Procurement?

Eficiencia operacional

Eficiencia de tiempo

La forma de tomar el control de nuestra rutina diaria y empezar a utilizar el tiempo a nuestro favor. La forma de hacernos más productivos en el menor tiempo posible. Cada empresa, cada departamento y cada persona necesita una eficiencia continua del tiempo, pero la mayoría de las veces las políticas de compras involucran una serie de actividades rutinarias destinadas a mantener los resultados en altos estándares.

e-Procurement automatiza todas las políticas de la empresa, ayudando a minimizar las operaciones, incluso eliminándolas por completo. A medida que el departamento de compras se libera de tareas manuales, repetitivas o de bajo valor, puede redirigir recursos a actividades de mayor valor, como negociaciones de contratos.

Eficiencia de costo

El acto de ahorrar dinero cambiando un producto o proceso para que funcione mejor. Esto se hace para mejorar el resultado final de la empresa al reducir los costos de adquisición y mejorar la eficiencia general. El sistema e-procurement con sus herramientas de monitoreo integradas reduce los gastos generales de los equipos de compras, optimiza el rendimiento, aumenta la eficiencia de los procesos y logra ahorros de costos. También ayuda a limitar gastos no conformes, compras fuera de los parámetros establecidos por las políticas de la empresa.

Mayor visibilidad

Mejora de la cartera de compras

Los beneficios de e-procurement ayudan a los compradores a entender dónde se clasifican sus productos en términos de riesgo de suministro y contribución a las ganancias, por lo tanto, ayudan a abordar una estrategia de compra adecuada.

Con e-procurement, las empresas tienen acceso a una selección más amplia de productos y servicios para satisfacer sus necesidades específicas. La capacidad de ubicar rápidamente productos de sus proveedores o vendedores preferidos ayuda a controlar el tamaño y los costos de las existencias.

Informes y análisis

Tanto recopilar información existente y presentarla de una manera fácil de usar y digerible, como agregar valor para ayudar a informar una decisión, se encuentran entre las características más utilizadas en los negocios hoy en día. e-Procurement recopila datos y los organiza utilizando herramientas como gráficos y tablas, luego los datos se utilizan para obtener información valiosa sobre cómo las empresas pueden mejorar su rendimiento. Toda la información está centralizada para que la dirección de la empresa pueda acceder fácilmente a ella para iniciar el proceso de toma de decisiones.

Guía de compra del sistema e-Procurement

Comprar un producto de este tipo no es fácil, pero una combinación perfecta podría ser la última decisión de compra difícil que tendrá que tomar. Una solución sostenible e-procurement facilita la transformación digital, lo que permite la integración con la tecnología existente en la empresa y sigue el ritmo de los rápidos cambios en las tecnologías, incluida la inteligencia artificial (IA). Existen soluciones adecuadas para cada negocio y adaptables a cualquier empresa, por lo que no debes ceder en esta elección.

El conjunto de funciones es el primer paso para verificar, y debes considerar cómo las funciones que ofrece el software coinciden con la estructura de tu empresa, verifica lo siguiente:

Flujos de aprobación

normalmente hay varios niveles de aprobación para una transacción de compra, y todo el flujo debe ser transparente y de acuerdo con la lógica planteada por la empresa. El flujo de aprobación que ofrece el software debe ser compatible con la política de tu empresa, debe proporcionar transparencia en los pasos de aprobación internos y, muy importante, debe hacer que los trámites sean lo más eficientes posible.

Conciliación triple

un control contable que garantiza que la orden de compra, el recibo de inventario y la factura coincidan en términos de producto, calidad, cantidad y precio. El software debe permitir personalizar las características y modificar sus atributos para un ajuste perfecto.

Informes y análisis

desde los datos iniciales para los casos de negocio o la previsión presupuestaria hasta los informes periódicos, todos los datos necesarios deben encontrarse en los informes del nuevo software, accesibles en una presentación gráfica o de diagrama.

Implementación de software

En el proceso de elección de una solución de e-procurement también se debe tener en cuenta las capacidades de implementación del momento. Existen soluciones en la nube que brindan todas las funciones junto con la visibilidad necesaria y un marco sólido para tener éxito en la administración de los gastos de tu negocio.

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Durante la búsqueda puedes descubrir funcionalidades útiles que no habías tenido en cuenta, y que coinciden exactamente con la forma de trabajar de tu empresa y que solucionan problemas que te resultaron irresolubles.

¿Está pensando en renovar tu proceso de compra o adquisiciones? Echa un vistazo a la lista de requisitos que toda herramienta de procurement debe cumplir y que te ayudará a crear procesos de compras sencillos de principio a fin, desde las relaciones públicas hasta la facturación y el pago. También puedes ponerte en contracto con nuestro equipo para solicitar una demostración personalizada y comprobar cómo Kissflow Procuremente te ayuda a automatizar tus procesos de adquisiciones en un clic.

Consulta la información original en inglés.

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