Hablamos mucho acerca de coordinar las habilidades y servicios de los equipos de TI con las necesidades comerciales, desde la supervisión de habilidades duras como la programación, el desarrollo de culturas ágiles y DevOps, hasta la priorización de proyectos basados en necesidades, conjuntos de habilidades, presupuestos e incluso políticas.
Pero hay algo de lo que escuchamos con poca frecuencia: cómo gestionar con precisión los recursos que permiten que las TI funcionen con la máxima eficacia. Se trata de la Gestión de Activos de TI (IT Asset Management o ITAM), un conjunto de prácticas comerciales que respaldan el ciclo de vida de la gestión de activos para favorecer la toma de decisiones estratégicas. Los expertos del sector a menudo ven al ITAM como el eje central entre el dinero y el cumplimiento de la innovación y la mejora.
Independientemente de las necesidades del negocio, tan sencillo como que algunos empleados utilicen computadoras internas y software exclusivo para una gran empresa que gestione envíos y logística, los procesos del ITAM ayudan a supervisar toda la cartera de activos. ITAM no debe confundirse con Software Asset Management, que corresponde a un subconjunto de la disciplina más amplia de IT Asset Management.
En este blog se abordará la gestión de activos de TI y cómo se puede implementar de manera efectiva en beneficio del resultado final.
DEFINICIÓN DE ACTIVOS Y GESTIÓN DE ACTIVOS DE ACTIVOS DE TI
Antes de definir ITAM, hablemos de los activos. Los activos son el software, el hardware y las piezas físicas que posee la empresa. Los activos generalmente se clasifican como CapEx.
Los activos de hardware para una organización pueden incluir computadoras, redes de computadoras, servidores, impresoras y copiadoras, teléfonos y cualquier cantidad de dispositivos móviles. Dependiendo de la industria, otros activos físicos pueden incluir automóviles y camiones propiedad de la empresa, cualquier cosa inherente a la prestación de un servicio a los usuarios.
Los activos de software pueden incluir licencias, versiones, endpoints instalados, todos los usuarios, etc.
Ahora bien, administrar la depreciación, la utilización y el ciclo de vida general de los activos de hardware y software es el siguiente paso. Hasta hace algunos años, la mayoría de las empresas que llevaba un control de los activos, lo hacía de forma manual con hojas de cálculo difíciles de manejar. Aunque las fórmulas y macros se pueden utilizar dentro de las hojas de cálculo, este tipo de seguimiento rudimentario es fundamentalmente propenso a errores, desactualizado, impreciso y lento.
Con el rápido avance de la tecnología y la computación en la nube, los sistemas modernos de gestión de activos de TI ahora pueden rastrear y administrar los activos de forma mucho más fácil y precisa. Los sistemas basados en la nube manejan los procesos ITAM y dependen de la automatización constante para madurar el sistema de gestión.
La auditoría de TI es uno de los componentes más críticos de la gestión de activos de TI. Comparemos las diferencias entre un proceso manual y un enfoque automatizado: en un sistema ITAM manual, el propietario de TI tendría que rastrear físicamente cada pieza de software, comparar licencias con el uso real y probablemente coordinar con los departamentos de finanzas para conocer la fecha de compra, solicitante, etc., y verificar todos los usuarios actuales y pasados. Con la automatización, los sistemas pueden descubrir activos rápidamente y compararlos con licencias, usuarios activos e inactivos e incluso analizar los resultados para encontrar redundancias.
Pero ¿qué rastrean estos sistemas ITAM? La respuesta es “todo”. Las partes importantes en el ciclo de vida del hardware y el software a menudo incluyen lo siguiente:
*Adquisición, incluida la solicitud del usuario, el proceso de aprobación y la adquisición.
*Mantenimiento y administración del ciclo de vida, que incluye detalles financieros de lo que se gastó en el activo, licencias y actualizaciones de versiones, objetivos mensurables, como ROI, tiempo de inactividad, etc.
*Redespliegue y eliminación
Una parte esencial de la administración de activos es que debe incluir todos los activos, ya sea que estén actualmente en uso o no. Si la empresa es responsable de un activo o en algún momento ha gastado dinero en ese activo, es parte de la cartera. Esto es crítico por una variedad de razones que incluyen:
- Evitar el desperdicio al no comprar activos a los que la organización ya tiene acceso
- Pronosticar con precisión los costos a través de una contabilidad financiera completa de los gastos de activos de ti en toda la organización
- Encontrar oportunidades de ahorro de costos mediante la identificación de activos comúnmente utilizados en toda la organización mediante la combinación de licencias o por medios similares
- Garantizar la plena utilización de los recursos mediante la redistribución o desinversión de los activos de ti no utilizados
- Identificar todas las dependencias críticas durante la planificación del proyecto de ti
- Resolver una brecha de conocimiento o discontinuidad debido a cambios de personal dentro de una organización
- Agrupar el conocimiento dentro de una organización a partir de experiencias con proveedores, marcas, tipos de activos, configuraciones, etc.
- Mejorar la seguridad y el cumplimiento de TI que podrían verse afectados por un inventario incompleto de activos
- Reducir el tiempo del personal de TI al mejorar la visibilidad y la comprensión de los activos legados cuando se trata de un ticket de problema
- Reducir MTTR y mejorar otras métricas clave de rendimiento de ITSM al identificar más rápidamente las causas raíz en sistemas dispares
Con un inventario de todos los activos de TI, la organización tiene mucha más visibilidad en las áreas que permitirán una mejor toma de decisiones en todos los sectores de la empresa y mejorará la eficiencia. Pero ¿cuáles son los beneficios concretos de implementar una solución ITAM en la empresa? consulta la segunda parte de este blog donde planteamos los beneficios que acompañan el establecer un sistema ITAM en la organización.
Por Stephen Watts de BMC Software. Texto original en inglés.
