Gestión de adquisiciones y cómo optimizar tus procesos de compra

Las adquisiciones son un componente central de todas las pequeñas empresas. Desde el abastecimiento hasta la adquisición y el mantenimiento de relaciones con los proveedores, es una parte integral de cualquier organización. En este artículo hablaremos sobre los aspectos que debes tomar en cuenta al elegir una de gestión de adquisiones para tu negocio.

Elegir el mejor software de gestión de adquisiciones puede ser un desafío

Dada la variedad de alternativas disponibles, se necesita un enfoque holístico hacia la compra de software gestión de adquisiciones para hacer la mejor elección posible. Primero, debes identificar los desafíos de adquisición que estás buscando resolver, definir qué parámetros mejorar y analizar cuidadosamente cada opción en tu lista de compras para determinar cuál resuelve mejor tus puntos débiles. Este artículo te servirá como una guía útil para comprender los desafíos de adquisiciones de tu pequeña empresa y elegir la mejor solución de software de gestión de adquisiciones posible.

Los desafíos de las operaciones de gestión de adquisiciones manuales

El aprovisionamiento es un campo diverso donde pueden surgir diferentes desafíos, dependiendo de las industrias a las que atiendes, cómo se ven tus operaciones internas y qué soluciones estás utilizando actualmente. A continuación, se muestran algunos de los desafíos de adquisiciones que a menudo enfrentan las pequeñas empresas.

1. Es imposible encontrar el estado de los elementos de acción.

Antes de invertir en software de adquisiciones dedicado, la mayoría de las pequeñas empresas a menudo utilizan hojas de cálculo y correos electrónicos para administrar sus procesos de adquisiciones. Por lo general, cuando los empleados crean elementos de acción (por ejemplo, crean una solicitud de compra), se ingresa en una enorme acumulación, por ejemplo, una hoja de cálculo enorme donde se almacenan los elementos anteriores. Esto crea una situación en la que le resulta difícil averiguar dónde se encuentran exactamente los elementos de acción. Sin una herramienta dedicada para etiquetar elementos de acción, un problema tan pequeño se interpone en el camino. Ahora, debes verificar manualmente con los empleados o mantener un registro mental de qué elementos están en las etapas de tareas pendientes, en progreso y terminados . ¡Este tiempo extra se vuelve casi imposible de hacer!

2. Brecha de comunicación

Por supuesto, los empleados pueden enviar correos electrónicos al líder de adquisiciones, explicando qué elementos de esa hoja de cálculo son las nuevas solicitudes que hicieron hoy y, después de algunas secuencias de ida y vuelta, puedes tener algo de claridad. Y por cada pequeña aclaración que necesitas, ingresas directamente al correo electrónico, vas y vienes unas cuantas veces más y luego te decides por una solución. Las operaciones de adquisiciones manuales ralentizan la comunicación y, como resultado, ralentizan el proceso de adquisiciones.

3. Retrasos en la aprobación

Cuando los elementos de acción se procesan manualmente, inevitablemente ralentizarán las aprobaciones, ya que los empleados y los controladores van y vienen tratando de obtener una imagen clara de dónde se encuentran antes de continuar.

4. Gasto inconformista

Las operaciones de adquisición manual a menudo carecen de una dirección central y, como resultado, es fácil para los empleados realizar compras fuera de los contratos existentes. La incidencia de gastos inconformistas recorta tu presupuesto de adquisiciones y podría poner en peligro tus operaciones internas con suministros no estandarizados.

5. Ciclo de compras que consume mucho tiempo

¿Qué se obtiene cuando todos los involucrados en el proceso de adquisición van y vienen por correo electrónico, pasan horas tratando de descifrar los datos mezclados en hojas de cálculo y los controladores pasanhoras aprobando tareas que podrían tomar segundos? Todo el proceso finalmente se ralentiza. Las operaciones de adquisiciones manuales hacen que tu y tus empleados se atasquen con tareas que podrían automatizarse fácilmente, lo que hace perder el tiempo que debería haberse destinado a esfuerzos más productivos.

6. Problemas de seguridad

Las adquisiciones son una parte clave de tus operaciones financieras, ya que están ligadas al flujo de efectivo que sale de tu negocio. A lo largo de la línea, tendrás algunos datos confidenciales como cuentas bancarias, detalles de tarjetas de crédito, etc., que aparecerán en tu proceso de adquisición. ¿Crees que una hoja de cálculo de Excel puede mantener segura toda esa información? No, verdad

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