Guía completa para la automatización de flujos de trabajo

Guía completa para la automatización de flujos de trabajo

Cada proceso tiene un flujo de trabajo para completarlo. Sin embargo, muchos flujos de trabajo están llenos de tareas manuales que consumen mucho tiempo, son propensas a errores y costosas. Es como agregar un montón de piedras a tu fila de dominós. La automatización de flujos de trabajo elimina el caos y proporciona una fuerza cinética superior que es rápida, precisa y relativamente económica. En el siguiente contenido es una guía completa sobre los flujos de trabajo, su definición, ventajas, aplicaciones en diferentes departamentos, y qué te recomendamos buscar en un software de automatización para alcanzar el éxito.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo se refiere al diseño, la optimización, la ejecución y la automatización de una serie de tareas que se enrutan automáticamente entre personas, además de, tecnología y datos en función de reglas comerciales predefinidas.

Para más información consulta ¿Qué es un flujo de trabajo?

¿Cómo te ayuda la automatización de flujos de trabajo?

Desde administración hasta finanzas, y desde TI hasta marketing, la automatización del flujo de trabajo puede liberar a todos los departamentos de la carga de los procesos manuales. A continuación te compartimos algunos casos de uso que comprueban que cada departamentos de tu empresa pueden beneficiarse de un software de automatización del flujo de trabajo:

 Recursos humanos

  • Reducir drásticamente el papeleo
  • Buscar, verificar y reclutar candidatos más rápido con aprobación automatizada
  • Asegurar el cumplimiento en todos los procesos
  • Mejorar la visibilidad del flujo de trabajo
  • Proporcionar una experiencia de incorporación/salida más rápida

Finanzas

  • Simplificar la gestión de documentos
  • Ahorrar tiempo en el proceso de aprobación
  • Programar pagos automáticos para facturas recurrentes
  • Crear un sistema de gestión de nómina inteligente
  • Integrar datos con otro software de contabilidad

Marketing

  • Delegar tareas repetitivas y serviles al sistema.
  • Colaborar en flujos de trabajo con compañeros de equipo en múltiples ubicaciones
  • Asegurar de que todo el contenido sea aprobado por los ojos adecuados
  • Establecer un proceso consistente para nutrir y dar seguimiento a clientes potenciales de calidad
  • Pilotear automáticamente varias campañas y supervisarlas desde un panel unificado

Ventas

  • Simplificar la creación de listas estandarizando el proceso
  • Asegúrar de que todos los clientes potenciales reciban el mismo tratamiento.
  • Evitar perder ventas por un error
  • Obtener informes y análisis detallados de los procesos en curso
  • Envíar correos electrónicos contextuales de bienvenida, agradecimiento o promocionales

TI

  • Asignar tickets y escalarlos a los miembros del equipo disponibles
  • Evitar las solicitudes de soporte duplicadas
  • Confirmar las actualizaciones programadas con las partes interesadas
  • Controlar Shadow TI
  • Gestionar activos y realizar un seguimiento de las tendencias de uso

Para más información consulta Mejora tu ciclo de ventas con Workflows o Automatización de Flujos de Trabajo

Estadísticas sobre la automatización de flujos de trabajo

Las estadísticas brindan una gran cantidad de información sobre cómo diferentes industrias están obteniendo beneficios de la automatización del flujo de trabajo. A continuación se muestran algunos números:

  1. La automatización de procesos y marketing genera un aumento del 417% en los ingresos.- Grupo Annuitas
  2. Cisco Systems automatizó su proceso de CRM y eliminó 75.000 llamadas de clientes al mes y ahorró más de $ 270 millones anuales en gastos operativos. – Diario de gestión de procesos de negocio
  3. Las empresas anticipan la automatización del flujo de trabajo en tres áreas: gestionar la rentabilidad, mejorar el tiempo de comercialización y optimizar el autoservicio del cliente. 

Qué buscar en un software de automatización de flujos de trabajo

Encontrarás muchas opciones en el mercado del software de automatización del flujo de trabajo. Algunos se pueden aplicar en cualquier organización, mientras que otros satisfacen necesidades específicas.

Independientemente de tu situación, por la cual estés en busca de un software de automatización del flujo de trabajo que sea rápido, flexible y satisfaga tus necesidades. Por lo tanto tenemos una lista de verificación rápida para identificar los elementos imprescindibles en un software de automatización de flujo de trabajo:

 

Lista de verificación

  • Sencillez
    La automatización está destinada a simplificar las cosas, por lo que el producto en sí debería ser fácil de usar. Busca una interfaz de usuario amigable, soluciones sin código y diseño de arrastrar y soltar.
  • Operabilidad en la nube
    Las herramientas de automatización del flujo de trabajo basadas en la nube suelen ser más fáciles de mantener y ejecutar que las versiones locales. También ofrecen fácil acceso, seguridad confiable y escalabilidad de datos.
  • Integración entre sistemas
    La mayoría del software basado en la nube viene con interoperabilidad con otras aplicaciones en la nube. Verifica tu software de automatización de flujo de trabajo para conocer la compatibilidad de API y herramientas como Zapier.
  • Funciones personalizables
    Tu negocio es único y también lo son tus procesos. Asegúrate de que el software de automatización del flujo de trabajo pueda manejar casos complejos como pasos condicionales y múltiples ramas.
  • Informes y analíticas
    No se puede mejorar un proceso sin revisarlo. Las mejores herramientas de software de automatización del flujo de trabajo ofrecen informes integrados para examinar retrasos, monitorear tareas y realizar mejoras.
  • Capacidades móviles
    El software de automatización del flujo de trabajo en el mundo actual tiene que funcionar desde cualquier ubicación y dispositivo. Desde notificaciones hasta aprobaciones, asegúrate de que la herramienta funcione para personas en movimiento.
  • Precios razonables
    Muchos proveedores cobran decenas de miles de dólares por instalar un software de automatización del flujo de trabajo, sin incluir la implementación y la consultoría. Los precios de SaaS son por adelantado y predecibles.

Cómo automatizar procesos

Un proceso de automatización del flujo de trabajo comienza con un objetivo claro y finaliza en la evaluación del proceso. Entonces, aquí hay 5 pasos involucrados en la realización de un plan de automatización del flujo de trabajo.

  1. Identificar un proceso repetitivo
    Concéntrate en un proceso que podría beneficiarse de la automatización. Haz preguntas como “¿Ha madurado lo suficiente para ser automatizado?” o “¿El equipo aprueba o insiste en la automatización?”.
  2. Definir metas
    Los beneficios de la automatización pueden variar: mayor ROI, tiempo de comercialización más rápido, mayor productividad del equipo. Expresa claramente las expectativas de tu equipo sobre la automatización.
  3. Entrena al equipo
    El éxito de la automatización del flujo de trabajo depende de la voluntad de las partes interesadas. Comunica tus beneficios a los propietarios del proceso y fomente sus comentarios.
  4. Diseña el flujo de trabajo
    Crea el proceso en la herramienta de gestión del flujo de trabajo. Crea un formulario, define el flujo de trabajo y asigna permisos y reglas para cada paso y parte interesada.
  5. Mide los KPI y el ROI
    El propósito de la automatización no se logra por completo hasta que tu empresa compare la diferencia que ha hecho con los procesos preexistentes, medidos a través de informes y análisis de datos.

El software de automatización de flujo de trabajo adecuado

Kissflow Workflow es un software de automatización de flujo de trabajo que se adapta a todos los procesos que necesitan flujos de trabajo basados en reglas. Tiene una interfaz sencilla e intuitiva que permite a cualquiera crear y automatizar sus flujos de trabajo fácilmente. Puedes personalizar tu proceso de acuerdo con tus necesidades y ejecutar flujos de trabajo sin problemas. Haz una prueba y compruébalo por ti mismo.

Las organizaciones pueden resolver los obstáculos de adquisición que enfrentan con herramientas de adquisición arcaicas. Las herramientas de adquisición electrónica de hoy son capaces de enderezar el flujo del proceso de adquisición en un santiamén. Kissflow Workflow ofrece herramientas y recursos que toda empresa necesita para automatizar las adquisiciones de un extremo a otro y escalarlas hacia arriba o hacia abajo para satisfacer sus necesidades comerciales. Ponte en contacto con el equipo de Insitech y comprueba lo fácil que es tomar el control de su proceso de compra a pago con la plataforma de compras más simple y personalizable.

Consulta la información original en inglés.

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