Introducción a la gestión de procesos de negocio BPM

Introducción a la gestión de procesos de negocio BPM

La gestión de los procesos comerciales es un gran desafío en la mayoría de las organizaciones. Muchos dueños de negocios asumen que es un gasto enorme o que solo vale la pena para procesos masivos. Sin embargo, BPM es importante sin importar el tamaño de tu empresa. En este blog te damos una introducción sobre qué es la gestión de procesos de negocio, el ciclo de vida de los procesos, su importancia y algunos casos de uso en diferentes áreas del negocio.

¿Qué es la gestión de procesos de negocio?

La gestión de procesos de negocio (BPM) es una disciplina organizativa en la que una empresa da un paso atrás y analiza todos estos procesos de forma total e individual. Analiza el estado actual e identifica áreas de mejora para crear una organización más eficiente y eficaz.

La gestión de procesos de negocio (BPM) es la forma en que una empresa crea, edita y analiza los procesos predecibles que constituyen el núcleo de tu negocio.

Cada departamento de una empresa es responsable de tomar alguna materia prima o datos y transformarlos en otra cosa. Puede haber una docena o más de procesos centrales que maneja cada departamento.

¿Es BPM como la gestión de tareas o proyectos?

La gestión de procesos de negocio no es gestión de tareas (que se centra en tareas individuales) ni gestión de proyectos (que maneja flujos únicos o impredecibles).

La gestión de tareas se trata de manejar u organizar un conjunto de actividades que surgen de un proyecto. Estos proyectos suelen ser únicos y no repetibles. Cuando estos proyectos están bien organizados como en el trabajo de construcción, se utiliza un software de gestión de proyectos como ‘Microsoft Project’. Trello, Asana o Kissflow Project son buenas herramientas para administrar tareas en proyectos ad-hoc.

La gestión de procesos de negocio se centra más en procesos repetitivos y continuos que siguen un patrón predecible o gestión de procesos.

¿Por qué es importante la gestión de procesos de negocio?

Cuando se dejan desorganizados y no sistematizados, los procesos de negocios deficientes pueden conducir al caos. A nivel individual, las personas solo ven una parte de un proceso, y muy pocos pueden escanear y ver los efectos completos de un proceso, dónde comienza y termina, los datos clave necesarios y dónde se encuentran los posibles cuellos de botella e ineficiencias.

Los procesos caóticos y no administrados perjudican a los negocios y conducen a uno o más de estos escenarios:

  • Tiempo perdido
  • Mas errores
  • Mayor culpa
  • Falta de datos
  • Empleados desmoralizados

Al aplicar la gestión de procesos de negocio, las organizaciones pueden mejorar sus procesos y mantener todos los aspectos de las operaciones funcionando de manera óptima.

Pasos de un ciclo de vida de BPM

  • Paso 1: Diseño
    La mayoría de los procesos incluyen un formulario para recopilar datos y un flujo de trabajo para procesarlos. Crea tu formulario e identifica quién estará a cargo de cada tarea en el flujo de trabajo.
  • Paso 2: Modelo
    Representa el proceso en un diseño visual. Fija detalles como fechas límite y condiciones para dar una idea clara de la secuencia de eventos y el flujo de datos a través del proceso.
  • Paso 3: Ejecutar
    Ejecuta el proceso probándolo en vivo con un grupo pequeño primero y luego abrelo para todos los usuarios. Asegúrate de restringir el acceso a información confidencial.
  • Paso 4: Supervisar
    Debes estar atento al proceso a medida que se ejecuta a través del flujo de trabajo. Utiliza las métricas adecuadas para identificar el progreso, medir la eficiencia y localizar cuellos de botella.
  • Paso 5: Optimizar
    Mientras analizas, observa cualquier cambio que deba realizarse en tu formulario o flujo de trabajo para que sean más eficientes. Considera los pasos para mejorar los procesos comerciales.

¿Cuáles son los distintos tipos de gestión de procesos empresariales?

Los sistemas BPM se pueden clasificar según el propósito al que sirven. Estos son los tres tipos de gestión de procesos empresariales:

BPM centrado en la integración

Este tipo de sistema de gestión de procesos de negocio maneja procesos que saltan principalmente entre tus sistemas existentes (por ejemplo, HRMS, CRM, ERP) sin mucha participación humana. Los sistemas de gestión de procesos de negocio centrados en la integración tienen amplios conectores y acceso a API para poder crear procesos que se mueven rápidamente.

BPM centrado en el ser humano

BPM centrado en el ser humano es para aquellos procesos que son principalmente ejecutados por humanos. Estos suelen tener muchas aprobaciones y tareas realizadas por personas. Estas plataformas se destacan en una interfaz de usuario amigable, notificaciones sencillas y seguimiento rápido.

BPM centrado en documentos

Estas soluciones de gestión de procesos de negocio son necesarias cuando un documento (por ejemplo, un contrato o acuerdo) está en el centro del proceso. Permiten enrutar, formatear, verificar y firmar el documento a medida que las tareas pasan por el flujo de trabajo.

La mayoría de los sistemas de gestión de procesos de negocio podrán incorporar elementos de cada uno de estos, pero cada uno normalmente tendrá una especialidad.

Ejemplos de gestión de procesos empresariales

Recursos Humanos

¿Alguna vez ha sentido que el proceso de incorporación de tu organización es demasiado complejo y caótico? ¿Tu departamento de recursos humanos está pidiendo a los candidatos que completen formularios en papel que los agotan? Esto se debe a que tu departamento de recursos humanos carece del principio de gestión de procesos de negocio (BPM). La aplicación de la gestión de procesos de negocio te ayuda a automatizar tus procesos de RR.HH. de principio a fin, reduciendo así el coste, el tiempo y los formularios en papel. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo la gestión de procesos empresariales ayuda a tu departamento de recursos humanos a mejorar sus procesos:

  • Apruebe las hojas de tiempo de los empleados más rápido
  • A bordo de nuevas contrataciones sin problemas

Ventas

En la mayoría de las organizaciones, el equipo de ventas dedica una cantidad significativa de tiempo a coordinarse con el equipo de Cuentas por cobrar (AR) para obtener la aprobación de las facturas de ventas. Incluso un pequeño error tipográfico en las facturas arruina la vida de los vendedores. Aquí es donde la gestión de procesos de negocio entra en escena, ya que automatiza el proceso de aprobación de facturas, eliminando así las posibilidades de errores manuales y las aclaraciones de ida y vuelta entre los vendedores y el equipo de AR. Aquí hay un par de escenarios en el departamento de ventas, donde la gestión de procesos comerciales puede ayudar a agilizar los procesos:

  • Acorta los flujos de trabajo de tu ciclo de ventas
  • Se puntual con cotizaciones y facturas

Finanzas

Un equipo de finanzas es bombardeado con formularios en papel y correos electrónicos todos los días, ya que todo lo que involucre dinero tiene que pasar por ellos. Por ejemplo, si el equipo de administración de activos desea comprar 50 computadoras portátiles, envía la cotización que recibió del proveedor al equipo de finanzas para su aprobación. Este es solo un caso. Imagina cuántos correos electrónicos y formularios en papel reciben a diario de varios equipos. Sin un sistema en su lugar, es engorroso para ellos administrar todo esto. Un sistema de gestión de procesos de negocio (BPM) les ayuda a gestionar todo esto. Aquí hay un par de escenarios en el departamento de finanzas, donde la gestión de procesos de negocios puede ayudar:

  • Aprobaciones con un clic para solicitudes de viaje
  • Personaliza los flujos de trabajo para escenarios únicos

Características que debe tener toda herramienta de gestión de procesos de negocio competente

Ahora que sabes por qué es necesario exactamente un sistema BPM , aquí hay una lista de las características que debe tener un buen sistema de gestión de procesos empresariales.

  • Herramienta de diagramación de procesos visuales
  • Diseñador de formularios de arrastrar y soltar
  • Control de acceso basado en roles
  • Soporte móvil
  • Potentes funciones de administrador
  • Inicio de sesión único (SSO)
  • Integración con sistemas de software existentes
  • Informes y analíticas
  • Rendimiento para grandes bases de usuarios
  • Métricas de desempeño del proceso

¿Cuáles son los beneficios de incorporar la gestión de procesos empresariales?

Estos son algunos de los principales beneficios de usar BPM en tu negocio:

  • Obtener el control de procesos caóticos y difíciles de manejar
  • Crear, mapear, analizar y mejorar los procesos comerciales
  • Ejecutar las operaciones diarias de manera más eficiente
  • Lograr objetivos organizacionales más grandes
  • Avanzar hacia la transformación digital
  • Mejorar y optimizar operaciones enredadas
  • Seguir de cerca los elementos individuales a medida que se mueven a través de un flujo de trabajo

¿Es BPM realmente caro?

Por lo general, sí. Los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPM) pueden volverse bastante complejos. La instalación de una solución en las instalaciones puede costar más de $ 250,000 después de que se incluyen los costos de tecnología y consultoría. Pero Kissflow Process comienza en solo $ 390 / mes para hacer BPM mucho más asequible. Además, no hay tarifas adicionales por soporte. Elige un proceso que te haya resultado difícil de automatizar y comienza con Kissflow hoy mismo. Ponte en contacto con el equipo de Insitech y comprueba lo fácil que es tomar el control de su proceso de compra a pago con la plataforma de compras más simple y personalizable.

Consulta la información original en inglés.

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