Libérate del caos de las hojas de cálculo y los correos electrónicos con automatización
Por qué cambiar los métodos de gestión de trabajo basados en hojas de cálculo y correo electrónico

Libérate del caos de las hojas de cálculo y los correos electrónicos con automatización

Los avances en herramientas para la gestión del trabajo hace que las empresas sean más productivas y eficientes, sin embargo, los métodos tradicionales como las hojas de cálculo y el correo electrónico siguen siendo los más utilizados en las mayoría de los negocios. ¿Por qué si existen formas más eficientes de gestión de tareas se siguen utilizando los métodos anteriores? ¿Cómo se puede mejorar la gestión del trabajo? Abordaremos todos esos desafíos de la automatización en este post.

Imagina esto: estás en tu escritorio, con una taza de café en la mano, listo para conquistar el día. Abres tu bandeja de entrada y te encuentras con una avalancha de correos electrónicos no leídos. Al mismo tiempo, en tu escritorio había varias hojas de cálculo abiertas, cada una de las cuales era un laberinto de números y datos. Tu ritmo cardíaco se acelera y tu concentración se dispersa. El día apenas comienza, pero ya te sientes abrumado.

Esto no es productividad, es un caos, y la realidad para muchos de nosotros en el acelerado mundo de los negocios. Pero no tiene por qué ser así. Podemos encontrar una forma mejor y más sencilla de trabajar. Abordemos este problema juntos.

Los peligros de la gestión de trabajo con hojas de cálculo y correos electrónicos

Como líder empresarial, es posible que tus equipos inviertan innumerables horas en hojas de cálculo y diseñen cuidadosamente flujos de trabajo, solo para enfrentarse a la frustración y una caída en la productividad. Esta frustración no se debe sólo a las largas horas que dedican. Es la sensación de correr en una cinta, trabajando duro pero sin avanzar, el conocimiento de que, a pesar de sus mejores esfuerzos, no están logrando el progreso que esperaban.

Puedes pensar que se trata de un problema de rendimiento: que más formación o una mejor depuración del sistema podrían solucionar el problema. Pero en el fondo sabes que ese no es el caso. El verdadero problema reside en la complejidad de las tareas que tenemos entre manos. Por lo tanto, es hora de encontrar una forma de trabajar más sencilla y eficiente.

La colaboración se convierte en una tarea desalentadora en las hojas de cálculo, la automatización está prácticamente ausente y la personalización se convierte en un rompecabezas complejo. La falta de rendición de cuentas es evidente, hacer cumplir los plazos no es práctico y la transición entre tareas macro y micro es un obstáculo.

Desafíos de la gestión de trabajo

De manera similar, administrar tareas por correo electrónico puede resultar igualmente desafiante. Transforma la organización en desorden, carece de sistemas de seguimiento eficientes y complica la priorización. Además, no proporciona una visión general clara del progreso, dificulta la delegación y cambiar entre conversaciones y tareas se convierte en un acto de malabarismo.

Los correos electrónicos pueden dar lugar a interrupciones en la comunicación, haciendo que los mensajes cruciales queden atrapados en bandejas de entrada abarrotadas y, con una plataforma centralizada para el discurso, los miembros del equipo no están al tanto de las actualizaciones o modificaciones vitales. La lista de dificultades parece interminable.

Pero incluso con toda la confusión y el caos, la gente todavía lo usa.

¿Por qué se siguen usando estos métodos para le gestión de trabajo?

Según un artículo del Enterprise Times, el 60 por ciento de las empresas estadounidenses siguen dependiendo de las hojas de cálculo de Excel para sus necesidades operativas. Mientras tanto, hay una tendencia creciente: el 21 por ciento de estas empresas están haciendo la transición hacia soluciones alternativas de software de hojas de cálculo.

He aquí por qué muchas personas siguen apegadas a los métodos más antiguos e ineficientes a pesar de los contratiempos:

Familiaridad

Estos métodos como las hojas de cálculo y el correo electrónico existen desde hace décadas y muchas personas y empresas conocen bien sus operaciones.

Económico

A menudo, los servicios tradicionales de correo y hojas de cálculo vienen incluidos con otro software de productividad de oficina sin costo adicional, lo que los convierte en una opción económica para los usuarios que cuidan su presupuesto.

Interrupción percibida

La transición a un nuevo sistema de gestión de tareas se considera potencialmente lenta y disruptiva, lo que disuade a algunos de cambiar.

Estas técnicas de gestión de trabajo han mantenido durante mucho tiempo su lugar como instrumentos imprescindibles para gestionar tareas, realizar un seguimiento del progreso y comunicarse internamente. Sin embargo, a medida que las empresas se expanden y los proyectos se vuelven más complejos, estas herramientas pueden transformarse rápidamente en un laberinto de confusión y exasperación.

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Libérate del caos con low-code

Con una plataforma de low-code/no-code, las empresas pueden optimizar sus procesos internos, mejorar la comunicación y eliminar el caos causado por las hojas de cálculo y los correos electrónicos. Puedes crear flujos de trabajo personalizados para automatizar tareas rutinarias, lo que permitirá a tu equipo centrarse en iniciativas más estratégicas. La mayoría de las plataformas de low-code ofrecen una interfaz intuitiva que facilita el seguimiento del progreso y el rendimiento en tiempo real, garantizando que todos estén siempre en la misma página. Más importante aún, estas plataformas permiten que incluso los usuarios empresariales sin conocimientos técnicos creen procesos sin asistencia de TI.

En lugar de examinar interminables hilos de correo electrónico, los miembros del equipo pueden comunicarse directamente dentro de la plataforma, garantizando que todos puedan acceder a la información más reciente.

Si estás buscando un comienzo sólido para tu búsqueda de una plataforma low code basada en procesos para usuarios comerciales, consulta Kissflow, una plataforma low code de gestión de procesos comerciales diseñada para automatizar flujos de trabajo y mejorar procesos. Solicita una demostración y comprueba si Kissflow Low-Code es la plataforma adecuada para tu empresa.

Consulta la información original en inglés.

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