Los flujos de trabajo, ¿están dañando tu negocio?

Los flujos de trabajo, ¿están dañando tu negocio?

Los malos flujos de trabajo pueden paralizar una organización. Ya sea que se trate de pérdida de productividad, falta de soporte, fechas límite incumplidas o mayor estrés, los efectos de los flujos de trabajo que no funcionan correctamente pueden ser enormes. Y como un virus, tienden a propagarse de un departamento a otro. En este artículo hablaremos sobre cinco formas en la que los flujos de trabajo pueden retrasar la productividad de tu empresa si están mal configurados y cómo puedes mejorarlos.

Como líder de TI, obtienes una visión de primera mano del daño. TI atiende a todos los departamentos y, a menudo, recibe la suciedad y los chismes, ya que diferentes líderes se quejan de lo lentos que son ciertos flujos de trabajo y de quién tiene la culpa de las demoras.

Los flujos de trabajo mal gestionados están dañando tu negocio

En lugar de simplemente escuchar todas las quejas que la gente tiene sobre los flujos de trabajo, los líderes de TI pueden ser los que brinden soluciones rápidas y fáciles. Pero primero, necesita saber con qué tipo de problemas está lidiando.

A continuación te compartimos una guía de campo rápida para que el líder de TI identifique cinco formas en que los malos flujos de trabajo están dañando a tu organización.

Embotellamiento

Se produce un cuello de botella cuando una gran cantidad de elementos de un flujo de trabajo se atascan en el mismo punto.

A menudo lo ves cuando muchas aprobaciones deben fluir a través de la misma persona. Por ejemplo, es posible que conozcas a un vicepresidente controlador al que le gusta saber todo lo que sucede en tu equipo. Pero si se acumulan montones de solicitudes en tu escritorio o bandeja de entrada, el flujo de trabajo se romperá rápidamente.

Visibilidad reducida

Una razón común por la que los flujos de trabajo se rompen es que cada persona no puede ver el estado de una tarea en un momento dado. Lo mejor que puedes hacer es enviar un gran correo electrónico a todos y esperar que alguien más reconozca que es el atraco.

Si los empleados no tienen transparencia sobre lo que están haciendo, puede generar mucha frustración y, lo que es peor, retrasos en las tareas que deben completarse. Si la información requerida no se distribuye entre los participantes del flujo de trabajo, tendrán una visibilidad mínima de lo que implica tu tarea.

Con esta visibilidad necesaria, encontrarás que los flujos de trabajo de la oficina no funcionan de manera eficiente, lo que genera retrasos y ralentizaciones frecuentes.

Errores humanos

Los errores humanos en un proceso manual son inevitables. Algunos pueden resultar solo en problemas superficiales, pero otros pueden ser catastróficos.

El error más común ocurre cuando se transfieren datos manualmente de un sistema a otro, o cuando alguien ingresa la información incorrecta en un formulario.

Cuando TI introduce flujos de trabajo automatizados, la posibilidad de error humano se reduce drásticamente. Cuanto menos personas esten involucradas en las transacciones de los flujos de trabajo, menos posibilidades habrá de que aparezca un error.

Empuje manual

Los flujos de trabajo manuales son una molestia. Cualquiera que haya tenido que perseguir a alguien para obtener una firma en un formulario puede identificarse completamente. No es divertido ni intuitivo. Ceñirse a los flujos de trabajo manuales y los documentos en papel puede aumentar rápidamente el tiempo y los recursos dedicados a una tarea.

Puedes notar que los usuarios comerciales están sufriendo el empuje manual de los flujos de trabajo si se quejan de lo difícil que es seguir avanzando en ciertos procesos. En un flujo de trabajo manual, deben enviar datos a las personas y los sistemas todo el tiempo, lo que requiere mucho esfuerzo.

Con un flujo de trabajo automatizado, los datos fluyen sin problemas sin necesidad de presionar.

Mala comunicación

La última forma en que los malos flujos de trabajo están arruinando tu lugar de trabajo es cuando hay una falta de coincidencia o incluso ninguna comunicación entre los diferentes departamentos de tu organización.

Sin una comunicación adecuada, a tus empleados les resulta difícil entender qué hacer o cómo hacerlo. Un mal flujo de trabajo no tiene un canal de comunicación consistente. Puede suceder en el correo electrónico, mensajes de texto, teléfono y documentación en papel.

Al crear un lugar unificado donde se produce toda la comunicación en torno a un flujo de trabajo, TI puede brindar a los líderes empresariales una gran herramienta para administrar mejor sus flujos de trabajo.

TI al Rescate

TI se encuentra en el lugar perfecto para introducir la automatización y salvar a los usuarios comerciales de estos efectos duros de los malos flujos de trabajo. Cuando los flujos de trabajo están automatizados, los miembros del equipo pueden concentrar su tiempo en asuntos más importantes y no gastar energía extra combatiendo entre sí y los flujos de trabajo que deben terminar.

Pero agregar automatización no siempre es simple. Para salvar a la empresa del pozo en el que se ha cavado, necesitarás algo especial. Algo que ayude a todos, pero que no ponga a TI en un gran agujero detrás de todos los demás proyectos que necesita terminar.

Los flujos de trabajo ineficientes son un peligro para todos en la organización. Pero puedes hacer algo al respecto. Con la automatización del flujo de trabajo, hay una forma de reducir el caos que se filtra en el lugar de trabajo y hacer que todos se enamoren del equipo de TI. Solo necesitas tener las herramientas adecuadas.

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Consulta la información original en inglés.

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