Mejora la eficiencia con la automatización de flujos de trabajo

Mejora la eficiencia con la automatización de flujos de trabajo

Ralph Waldo Emerson exclamó célebremente: “¡Cuánta vida humana se pierde en la espera!” Es casi un despilfarro criminal: esperar el autobús, esperar una llamada, incluso esperar aprobaciones en el lugar de trabajo. Afortunadamente, las aprobaciones se pueden optimizar en cuanto a velocidad y eficiencia con la ayuda de la automatización del flujo de trabajo.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo de aprobación?

La mayoría de los procesos comerciales requieren la aprobación de puestos clave antes de que puedan completarse. Para tales procesos, las empresas crean flujos de trabajo de aprobación que presentan secuencialmente todas las tareas involucradas. La forma segura de mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo de aprobación es automatizarlos mediante sistemas de gestión de flujos de trabajo .

Un flujo de trabajo de aprobación en acción

Un ejemplo típico de un flujo de trabajo de aprobación son los informes de gastos de los empleados. Cuando los empleados incurren en gastos relacionados con el trabajo, pueden solicitar fondos con anticipación o reclamar reembolsos más adelante. De cualquier manera, deben presentar informes de gastos y facturas de respaldo.

El proceso comienza cuando un empleado envía un informe de gastos al jefe de su departamento. El jefe de departamento lo revisa y lo aprueba o lo devuelve al empleado para cambios. Una vez aprobado, el informe se envía al departamento de finanzas.

En el departamento de finanzas, el miembro autorizado del equipo revisa el informe. El equipo de finanzas también puede aprobar el monto del pago o solicitar más información aclaratoria o cambios.

En caso de que se incluya una reclamación de reembolso, el informe aprobado se pasa al equipo de pagos, que procede a pagar al empleado mediante cheque o transferencia de cuenta. Alternativamente, si el empleado ha devuelto alguna parte del anticipo, el equipo de cobranza recibe y reconoce el mismo.

Como puede ver, un proceso simple como los informes de gastos puede involucrar a muchas personas y requerir múltiples aprobaciones. Cuando no se aplica la automatización del flujo de trabajo, dichos procesos pueden convertirse en caos y retrasos interminables muy fácilmente.

La necesidad de un software de flujo de trabajo de aprobación

Las aprobaciones pueden ser mucho más eficientes con el uso de software de flujo de trabajo de aprobación. Estas aplicaciones son necesarias para que las empresas logren

  • Procesos simplificados y reducción de la entrada manual
  • Aprobaciones más rápidas
  • Reducción de errores y solicitudes mal aprobadas
  • Cumplimiento mejorado con las regulaciones de la industria y registros de auditoría
  • Retrasos y cuellos de botella minimizados

Sin un software de flujo de trabajo de aprobación, los procesos tienden a ser ineficientes, imprecisos y requieren mucho tiempo y esfuerzo. Las empresas que desean la máxima eficiencia invariablemente optan por invertir en ellos.

Características a tener en cuenta al elegir el software de flujo de trabajo de aprobación

Una lista de verificación para identificar el software de flujo de trabajo de aprobación que mejor se adapte a sus necesidades incluiría las siguientes características.

Diseñador visual intuitivo

El software de aprobación ideal obtendrá una puntuación alta en facilidad de uso. Los empleados que no tienen conocimientos de codificación deberían encontrar la experiencia sin fricciones.

Formularios de arrastrar y soltar

El generador de formularios debe incluir campos completos para permitir la máxima personalización. Independientemente de la naturaleza del requisito, el usuario debe poder diseñar un formulario con facilidad.

Tecnología basada en la nube

Si está buscando un software de flujo de trabajo de aprobación para maximizar la productividad, es mejor que considere opciones basadas en tecnología en la nube. Con un tiempo de inactividad de la red mínimo y una base de datos centralizada, sus procesos verán un impulso en el tiempo de respuesta.

Seguridad

La seguridad de los datos suele ser una preocupación importante para las empresas que están considerando pasarse a aplicaciones basadas en la nube. El software de flujo de trabajo de aprobación efectivo aborda esto a través de funciones como el acceso basado en roles. Puede restringir el acceso a información específica solo a personas relevantes, protegiendo así la información confidencial.

Fácil integración

Teniendo en cuenta que las empresas utilizan una variedad de aplicaciones, uno de los criterios más importantes para un buen software de flujo de trabajo de aprobación es la fácil integración . Dedicar tiempo y energía preciosos a tratar de integrar las aplicaciones existentes con el nuevo software es ineficiente.

Integración del software de flujo de trabajo de aprobación de Kissflow

Análisis e informes

El software de flujo de trabajo de aprobación adecuado debe contar con poderosas capacidades de informes y análisis. La idea es monitorear, analizar y mejorar los procesos cíclicamente para aumentar la eficiencia.

Escalabilidad

Una característica a menudo olvidada a considerar es la escalabilidad. Un software de flujo de trabajo de aprobación debe verse como una inversión a largo plazo y, por lo tanto, la aplicación debe ser capaz de escalar junto con su negocio en crecimiento.

La elección correcta para aprobaciones rápidas

Si desea que sus procesos de aprobación sean más rápidos y eficientes, Kissflow puede ayudarlo a lograrlo con facilidad. Marca todas las casillas que necesita e incluso es divertido de usar.

Kissflow potencia el buen funcionamiento de los procesos a través de notificaciones que se pueden configurar según sus requisitos. El software de aprobación de flujo de trabajo Kissflow agiliza el proceso de aprobación en todos los negocios de la industria, como marketing, finanzas, TI, recursos humanos, educación, gobierno y otros tipos de servicios. Le ayuda a crear paneles informativos que pueden informarle sobre el estado del proceso sin esfuerzo. Además, el modelo de precios es transparente y tan simple como parece.

Para asegurarte de que nada salga mal cuando estés supervisando un proyecto, procura estar preparado con las herramientas adecuadas. ¿Entonces, Qué esperas? Prueba Kissflow Workflow hoy mismo y descubre cómo puedes emitir órdenes de compra y automatizar la aprobación de las solicitudes. Dado que es completamente personalizable, puedes crear flujos de trabajo de acuerdo con los requisitos específicos de tu negocio.

Consulta la información original en inglés.

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