Mejores prácticas para el seguimiento en la gestión de proyectos
Mejores prácticas para el seguimiento y control en la gestión de proyectos

Mejores prácticas para el seguimiento en la gestión de proyectos

Tienes un plan de proyecto perfecto, además de una idea sobre como llevar a acabo la gestión de proyectos y estás en camino de ejecutarlo sin problemas con tu equipo. Sin embargo, la pregunta permanece. ¿Cómo sabrás que tu proyecto cumple con los parámetros de costo, tiempo y calidad especificados? En este blog exploramos las herramientas con las que cualquier líder de proyectos debe contar para garantizar el éxito del proyecto.

El seguimiento y control del proyecto es una fase importante de la gestión que permite vigilar todo lo relacionado y rectificar cualquier desviación del plan antes de que se convierta en un gran problema.

¿Por qué es importante el monitoreo y gestión de proyectos?

Cualquier gerente de proyectos con experiencia sabe que cumplir con la fecha límite no es la única consideración cuando se trata de la gestión de proyectos. La forma en que logran los objetivos dentro de los plazos es igualmente importante. Monitorear y controlar es simplemente la herramienta más efectiva para medir el desempeño real y tomar decisiones informadas para garantizar los estándares de calidad.

Con información actualizada, los gerentes pueden tomar acciones decisivas y correctivas para evitar cualquier crisis y estar al tanto de cualquier oportunidad potencial que pueda surgir durante el proceso de trabajo. Esto sucede a través de las actualizaciones de estado y la supervisión de las actividades del proyecto que permiten a los administradores lograr un equilibrio entre el tiempo, el costo, la calidad y el presupuesto.

Mejores prácticas para el seguimiento y gestión de proyectos

Hay varias herramientas que puedes usar para monitorear un proyecto. Es un proceso de mejora continua que en su mayoría requiere un toque atento no solo con los informes de progreso sino también con el compromiso de los empleados.

Usar las herramientas adecuadas

La mejor manera de implementar técnicas de seguimiento y control de proyectos es utilizar herramientas de gestión de proyectos. Implementar el Análisis de Valor Ganado (EVA), la Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos (PERT), Diagramas de Gantt, etc. dentro de las primeras etapas del proyecto es la mejor manera de hacerlo.

Pero en las etapas posteriores, el software de gestión de proyectos puede ayudar a establecer hitos y mantener a todas las partes interesadas en la misma página sin complicar abiertamente el proceso. La colaboración en proyectos y la comunicación segura en la gestión de proyectos también pueden marcar el camino hacia un seguimiento y control efectivos de los proyectos.

Reuniones con las partes interesadas

La finalización de un proyecto y su éxito no es un trabajo de un solo hombre. Si no mantienes actualizados a tu personal y a todas las demás partes interesadas relevantes del proyecto con los nuevos desarrollos, encontrarás un equipo que simplemente no sabe lo suficiente para rendir al máximo. De manera similar, si, como gerente de proyecto, no estás al tanto de los desarrollos reales del proyecto, entonces es probable que la planificación simplemente no refleje la realidad real sobre el terreno.

Las reuniones con el personal y las partes interesadas involucradas le permiten identificar puntos ciegos y comprender el progreso del proyecto . es una forma rápida y efectiva de monitorear y controlar el desarrollo del proyecto.

Configurar los parámetros del proyecto

Es difícil y casi imposible microgestionar todos los aspectos de un proyecto. Lo que necesitas es una forma de comprender de manera decisiva cuándo necesitas intervenir. Configurar los hitos del proyecto de monitoreo con la ayuda de herramientas como CPM o diagramas de Gantt puede ayudarte a establecer objetivos desde los cuales se puede monitorear el progreso general del proyecto.

Administrar la fluencia del alcance

El desplazamiento del alcance puede ser un gran desafío que, si no se maneja, puede provocar retrasos en el proyecto, calidad de trabajo insatisfactoria, etc. Como gerente de proyecto, debes monitorear desde dónde y de quién se solicitan los cambios. Y lo más importante, encontrar la causa subyacente del exceso de solicitudes de cambio.

Hacer previsiones y presupuestos

La previsión y la presupuestación de proyectos son herramientas eficaces para la gestión de hitos y el seguimiento de proyectos. Con la previsión, puedes responder varias preguntas importantes, como cuál sería el momento óptimo para completar un proyecto , cuánto costaría una determinada actividad y cuánto tiempo llevaría.

Además, con una buena previsión, podrás saber de antemano qué tipo de ajuste deberás realizar durante un proyecto en términos de recursos humanos, estaciones de trabajo ideales, etc. Quedarse ciego puede dejar tu proyecto extremadamente vulnerable y sin cualquier contexto para que puedas monitorear y medir el desempeño del proyecto.

Con los entregables del proyecto claramente definidos y conociendo el tiempo de espera que puedes aprovechar, podrás priorizar las actividades críticas.

Buscar excepciones

Con las herramientas de seguimiento adecuadas, encontrar cualquier excepción a las prácticas estándar de gestión de proyectos requeriría poco esfuerzo. Pero confiar demasiado en estas herramientas puedes crear puntos ciegos y los posibles riesgos y problemas del proyecto pueden pasar desapercibidos. Por lo tanto, debes estar atento a posibles problemas y tener un plan de contingencia adecuado, ya que, a pesar de la supervisión y el control exhaustivos, pueden surgir varias situaciones imprevisibles.

Se Flexible

No tiene sentido monitorear un proyecto si no estás dispuesto a realizar cambios en los objetivos iniciales de gestión del proyecto. Estos cambios pueden ser insignificantes o, según las circunstancias, podrían obligar a volver a planificar todo el proyecto. En cualquiera de estos casos, el objetivo principal es llevar a cabo el proyecto y las tareas con la mayor eficacia posible.

Haz que el proyecto sea atractivo

Las herramientas de colaboración de proyectos pueden tomar el proceso aburrido de monitorear y controlar, haciéndolo más atractivo con señales visuales, mejor compromiso y colaboración con los equipos de proyecto. El uso de Kanban puede ayudar a mejorar la eficiencia en el manejo de proyectos. El enfoque en el compromiso visual puede fomentar una mejor participación tanto del personal como del gerente del proyecto. Porque realmente, ¿Quién tiene tiempo para leer largos informes llenos de desorden?

También te puede interesar: Seguimiento de errores diferencias entre prioridad y gravedad

¿Cómo facilita Kissflow Project el control de proyectos?

Si estás buscando una herramienta de administración de proyectos que puedas armar para monitorear y controlar un proyecto lo mejor que puedas, no encontrarás una mejor opción que Kissflow Project.

Kissflow Project viene con todas las herramientas que necesitas para monitorear mejor tu proyecto. Permite el uso de análisis en tiempo real y crea una fuente de actividad simplificada que puede permitir identificar cualquier problema importante de un vistazo. También permite colaborar con los miembros del equipo de manera efectiva, delegar actividades fácilmente y mantener a cada parte interesada relevante actualizada sobre cualquier desarrollo importante con solo unos pocos clics.

La mejor ventaja para utilizar Kissflow Project es la gran cantidad de herramientas visuales de gestión de proyectos que pone a tu disposición. Kissflow Project utiliza efectivamente una herramienta Kanban basada en tarjetas para representar visualmente el progreso del proyecto e identificar cualquier excepción a los estándares establecidos. También puedes usar la vista de matriz para mantener las comunicaciones y la delegación de tareas ordenadas y sencillas.

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