Plan de contingencia, ¿estás preparado para enfrentar el coronavirus?

Plan de contingencia, ¿estás preparado para enfrentar el coronavirus?

Estamos a travesando por una época de incertidumbre debido a la crisis de salud provocada por el COVID-19, las empresas han tenido que adaptarse para cuidar a sus empleados. Una de los primeros recursos para evitar la propagación es el aislamiento y para ello las empresas deben habilitar a sus empleados con la herramientas necesarias para realizar su trabajo en casa. 

El trabajo remoto no es nada nuevo. Casi dos tercios de los trabajadores estadounidenses teletrabajan al menos ocasionalmente y los números continúan aumentando. Pero mientras que un cambio gradual para trabajar desde casa es la norma, la situación actual con el coronavirus definitivamente no es lo habitual.

Debido a COVID-19, las organizaciones de todas las industrias, ubicaciones y tamaños están pidiendo a sus empleados que se mantengan fuera de la oficina. Amazon, Facebook, Google y Microsoft les han dicho a sus trabajadores que se queden en casa. Tanto para los trabajadores como para sus empresas, este paradigma inesperado tiene consecuencias significativas. El teletrabajo de más personas se traduce en una demanda mucho mayor de diferentes servicios de TI. Más solicitudes llegan de hardware nuevo, acceso a sistemas y contraseñas olvidadas. El personal de TI, que a menudo también trabaja desde casa sin sus recursos habituales, debe superar esta tensión adicional en su tiempo, recursos y sistemas.

¿Cómo se ve un enfoque integral que incorpora herramientas, tecnología, cultura y gestión de servicios estratégicos?

Herramientas y tecnología: cómo equipar la nueva oficina en casa

Con un equipo totalmente remoto, los líderes deben reemplazar las interacciones formales e informales que generalmente tienen lugar en la oficina. Eso significa configurar y/o codificar el uso de canales para la comunicación, colaboración y conferencias. Estos pueden incluir Slack, MS Teams o Skype for Business; lo importante es elegir una herramienta y mantenerla para que todos sepan a dónde ir para encontrar a su gente.

Múltiples tipos de comunicación disponibles también ayudan. Piense en los tipos de conversaciones que ocurren en la oficina. Hay chats pequeños, uno a uno, cuyo equivalente digital es la mensajería instantánea (IM). Hay conversaciones grupales informales que ocurren en la sala de descanso o en el escritorio de alguien; para aquellos, busque grupos de chat o espacios de reunión. Las sesiones de pizarra pueden reemplazarse por herramientas de colaboración. Las reuniones oficiales requieren una solución más sólida que idealmente debería incluir capacidades de video y grabación, como Zoom o WebEx.

La seguridad es otra consideración importante para una fuerza laboral remota exitosa. Debe crear un lugar de trabajo digital seguro, que puede incluir todo, desde un entorno VPN hasta políticas BYOD para asegurar espacios en línea para compartir documentos y colaborar.

Finalmente, los nuevos empleados remotos a menudo requieren hardware para trabajar de manera efectiva desde su hogar. Dependiendo del tipo de trabajo, los miembros del equipo pueden necesitar estaciones de acoplamiento, monitores, teclados y/o escritorios. Eso significa que las organizaciones deben tener en cuenta no solo cómo llevar el hardware correcto al lugar correcto, sino también cómo rastrearlo y administrarlo en el futuro.

Cultura de la empresa: cómo mantener a los empleados conectados y productivos

Las herramientas y la tecnología, por supuesto, son solo la mitad de la batalla cuando se trata de crear un ambiente de trabajo remoto positivo. La cultura de la empresa que diferencia a su organización en la oficina debería trasladarse al nuevo panorama digital. El logro de este objetivo comienza en la parte superior. Asegúrate de que los ejecutivos estén completamente involucrados en los canales digitales designados. Deben demostrar el uso deseado y el tono de cada herramienta; establecer expectativas saludables en torno a las horas de trabajo, los descansos y el equilibrio entre la ida laboral y personal; y mostrar empatía y compasión durante lo que puede ser una transición difícil.

El video es tu amigo aquí, tanto en vivo como grabado. Las videoconferencias ayudan a los empleados a sentirse conectados y reduce el aislamiento. También alienta a los trabajadores a vestirse para el “trabajo real” y dar lo mejor de sí mismos a su nuevo entorno de trabajo. Desde tutoriales pregrabados hasta reuniones de equipo y debates individuales, el video lleva a la comunidad de su oficina a los hogares de sus empleados.

Con una fuerza laboral totalmente remota, es posible que también debas agregar o reconsiderar las políticas de la compañía. ¿Cómo son los días de enfermedad? ¿Pueden ofrecer reembolsos por internet y / o datos móviles? ¿Cuáles son las reglas sobre qué herramientas utilizar para qué y cuándo? Decide tus nuevas políticas rápidamente y comunícalas con claridad para mantener a todos en la misma página y asegúrate que los empleados sigan interesandos en ellos.

Gestión de servicios en el lugar de trabajo digital: cómo manejar las solicitudes

Un cambio significativo en el entorno de trabajo de los empleados se traducirá en un aumento en el volumen de solicitudes de servicio. Las personas tendrán preguntas y, en un período de incertidumbre y transición, deberán tener una experiencia positiva para encontrar respuestas. Eso requiere una solución de gestión de servicios que permita a los usuarios encontrar fácilmente las respuestas por sí mismos y, cuando sea necesario, trabajar con agentes de manera eficiente y efectiva.

¿Cómo se ve eso en la práctica?

» Una interfaz de usuario intuitiva que facilita a los usuarios y al personal de TI obtener lo que necesitan y mantener la productividad.

» Gestión sólida del conocimiento que ayuda a los usuarios a ayudarse a sí mismos: autoservicio que facilita la vida de los empleados, sin frustraciones.

» Capacidades inteligentes como enjambre inteligente y ChatOps para optimizar y acelerar soluciones a incidentes complejos

» Asistentes virtuales a través de chatbots para abordar las preguntas y solicitudes de los empleados, lo que permite una resolución rápida y libera recursos de TI para un trabajo de mayor valor agregado

» Capacidades de automatización cognitiva para optimizar el trabajo del agente y mantener la satisfacción de los empleados.

Diferentes empleados necesitarán diferentes niveles de apoyo durante este tipo de transición. Con una sólida red de gestión de servicios, puedes concentrarte en la cultura, la comunicación y la colaboración, no en restablecer contraseñas y poner en funcionamiento un nuevo hardware.

¿Qué sigue? avanzando en un mundo de trabajo desde casa

Si bien no sabemos las implicaciones del coronavirus y sus efectos en el lugar de trabajo, sí sabemos que el trabajo remoto no va a desaparecer. Ya sea que tu organización envíe a todos de vuelta a la oficina después del coronavirus o se quede con una fuerza laboral parcial o completa de trabajo desde el hogar, TI debe contar con herramientas para apoyar el lugar de trabajo digital moderno.

BMC Helix Digital Workplace ofrece exactamente eso. Con un diseño totalmente receptivo, los empleados disfrutan de una experiencia similar a la del consumidor que funciona en cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Las experiencias omnicanal inteligentes se conectan a tecnologías clave de trabajo remoto como Slack y Skype, lo que permite a los trabajadores acceder a los servicios en las herramientas que elijan. Un solo panel de vidrio consolida portales y catálogos para brindar a los empleados una verdadera ventanilla única que agiliza la administración de servicios tanto para los usuarios como para el personal de TI. Y la creación fácil de servicios de arrastrar y soltar significa que los usuarios pueden centrarse más en hacer el trabajo y menos en solicitar servicios.

Además, BMC Helix Digital Workplace incorpora capacidades cognitivas que ofrecen un servicio más rápido y preciso. El BMC Helix Chatbot permite a las organizaciones integrar capacidades cognitivas de manera rápida y fácil en los servicios existentes para aumentar la capacidad de respuesta y automatizar los servicios, y se puede entrenar y configurar con solo unos pocos clics.

El trabajo está cambiando a un ritmo nunca antes visto, como eventos como el coronavirus. La primera prioridad de cada organización debe ser mantener a sus empleados seguros y saludables. Después de eso, corresponde a los líderes empresariales y de TI implementar soluciones que mantengan la creatividad, la productividad, la innovación y la comunicación fluidas, sin importar dónde pasen sus días sus empleados.

INSITECH y BMC Helix ofrece una experiencia moderna al usuario, basada en las personas y optimizada para todos los dispositivos. Una experiencia de servicio constante en todos los entornos de varias nubes. Solicita una demostración hoy mismo y comprueba cómo la gestión de servicios predictiva, innovadora e inteligente mejora la prestación de servicios haciéndolos más rápidos e inteligentes.

Consulta la información original en inglés.

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