Por qué tu empresa necesita la documentación de procesos

Por qué tu empresa necesita la documentación de procesos

Los empresarios a veces dejan de lado la documentación de procesos, especialmente cuando el negocio emergente se ejecuta en un número limitado de miembros del personal que hacen malabares con múltiples sombreros. La falta de tiempo y conciencia impide que muchas empresas gestionen los procesos de manera eficiente.

Es posible que los líderes empresariales no se den cuenta de que la documentación de procesos conduce a una mayor eficiencia y les permite satisfacer las necesidades de los clientes de manera eficaz. Cuando los clientes pueden encontrar un mejor servicio en otro lugar, su negocio está en riesgo. No hay forma de evitarlo: la documentación del proceso es crucial para la supervivencia y el crecimiento a largo plazo.

¿Qué es la documentación del proceso?

La documentación de procesos es una disciplina esencial de la gestión de procesos comerciales que implica registrar un esquema detallado de los pasos del proceso de principio a fin para mostrar cómo se ejecuta un proceso. Comúnmente mapeado en un diagrama de flujo, proporciona una perspectiva clara y de arriba hacia abajo para que los empleados y gerentes visualicen y comprendan los flujos de trabajo del proceso.

¿Cuál es el objetivo de la documentación del proceso?

El objetivo de la documentación de procesos es similar al de la gestión de procesos de negocio. Mejora el rendimiento comercial y la agilidad operativa al optimizar los procesos centrales. La documentación de los procesos durante la ejecución permite a los empleados aprender haciendo, obteniendo información tanto de los errores como de los aciertos para refinar los procesos.

¿Cuáles son los beneficios de la documentación del proceso?

Independientemente del tamaño o propósito de una organización, la documentación del proceso es importante. Incluso si se trata de un espectáculo de un solo hombre, es primordial mirar hacia el futuro cuando los procesos y los empleados se multipliquen. La falta de procedimientos estándar documentados conduce a errores repetidos e ineficiencias continuas a costos significativos para su negocio.

  • Coherencia: se reducen los errores y se dedica menos tiempo a reinventar la rueda.
  • Reduce los costos operativos: a través de la documentación de procesos, los procesos ineficientes se descubren y renuevan, y los procesos repetitivos se automatizan para maximizar la eficiencia.
  • Mitigar el riesgo: la capacidad de demostrar que las operaciones cumplen con las normas de cumplimiento reduce el costoso riesgo de incumplimiento.
  • Aumenta el compromiso de los empleados: a medida que los empleados documentan los procesos y abordan los problemas, comienzan a tomar posesión.
  • Simplifique la capacitación: la documentación del proceso debe generar una guía fácil de usar para los empleados en el futuro.
  • Subcontratación sin estrés: cuando los procesos están bien definidos, es fácil incorporar trabajadores remotos sin sacrificar la coherencia.
  • Conservar el conocimiento del proceso: el conocimiento del proceso no se pierde ante ausencias o cambios inesperados de los empleados.
  • Patentes y secretos comerciales: ambos requieren documentación del proceso para su presentación y defensa.

¿Cuáles son algunas herramientas de documentación de procesos?

Si la idea de comenzar la documentación de procesos es desalentadora, no se preocupe, hay muchas herramientas de documentación de procesos disponibles. La herramienta de documentación de procesos más básica es Microsoft Word, pero su torpeza y sus capacidades para compartir no son ideales. Las herramientas basadas en web facilitan mucho más la colaboración y la edición.

Descubrirá que la mayoría de las herramientas de documentación de procesos se pueden usar para una multitud de tareas organizacionales, así que busque una que satisfaga sus necesidades comerciales específicas para obtener la mejor propuesta de valor.

A continuación se muestran las 3 principales herramientas de documentación de procesos:

Lucidchart

Diseñado para empresas de cualquier tamaño, Lucidchart es una plataforma de diagramas de flujo que ofrece una amplia gama de funciones y se integra muy bien con aplicaciones populares. Los usuarios con conocimientos técnicos limitados pueden crear diagramas atractivos y profesionales y utilizar plenamente sus amplias funcionalidades de forma intuitiva.

SmartDraw

Al igual que Lucidchart, SmartDraw es un software de creación de diagramas con muchas plantillas para ayudarlo a comenzar. Debido a que se integra con una gran cantidad de aplicaciones, el intercambio de gráficos y la colaboración son fáciles de lograr. SmartDraw es conocido por su facilidad de uso y precio asequible.

bit.ai

Si está buscando una solución integral de colaboración de documentos, Bit.ai combina un sinfín de herramientas en una plataforma elegante y moderna. Los medios enriquecidos se pueden incrustar con sus documentos para obtener una capa adicional de contexto.

¿Cómo puede Kissflow respaldar la documentación del proceso?

Kissflow es un software de gestión de procesos empresariales para convertir los flujos de trabajo en acciones automatizadas. En lugar de mapear un proceso en una herramienta de documentación de procesos independiente, los flujos de trabajo de procesos repetitivos se mapean y automatizan simultáneamente en Kissflow.

Automatización

Su diseño simple y sin código permite a los desarrolladores ciudadanos recopilar la información necesaria del proceso en un formulario. A través de una interfaz de arrastrar y soltar, se traza el flujo de trabajo, incluidos todos los pasos y las partes interesadas. Se agregan integración y condiciones, se configuran notificaciones y recordatorios, se realiza una ejecución de prueba y comienza la automatización.

Los pasos del proceso viajan en secuencia de acuerdo con el flujo de trabajo graficado. Se elimina el enrutamiento manual de documentos y otras tareas tediosas. Por ejemplo, en lugar de crear archivos y carpetas físicamente en Google Drive, se hace automáticamente cuando se completa un nuevo formulario.

Métrica

Los análisis en tiempo real permiten que las partes interesadas sepan cómo van los procesos. Los KPI, los SLA y otras métricas de rendimiento se supervisan constantemente. Se mejoran las áreas débiles, se capitalizan las áreas fuertes y se optimiza el rendimiento.

Colaboración

Kissflow Process proporciona una plataforma centralizada para definir y realizar un seguimiento del flujo de trabajo. Los trabajadores pueden publicar solicitudes de claridad o reelaboración, comentarios y documentos compartidos directamente en el flujo de trabajo. La cantidad de aplicaciones y usuarios se puede ampliar o reducir fácilmente según las necesidades comerciales.

Enfrenta los hechos

Si su negocio aún no sufre de operaciones caóticas, es solo cuestión de tiempo antes de que aumente la complejidad del proceso y se establezca el desorden. La documentación del proceso es vital para mantener un negocio saludable y productivo. Obtener un control firme de sus procesos centrales desde el principio puede facilitar un crecimiento explosivo al mismo tiempo que mantiene una excelente prestación de servicios. ¡Seleccione una herramienta de documentación de procesos adecuada y comience hoy mismo!

Para asegurarte de que nada salga mal cuando estés supervisando un proyecto, procura estar preparado con las herramientas adecuadas. ¿Entonces, Qué esperas? Prueba Kissflow Workflow hoy mismo y descubre cómo puedes emitir órdenes de compra y automatizar la aprobación de las solicitudes. Dado que es completamente personalizable, puedes crear flujos de trabajo de acuerdo con los requisitos específicos de tu negocio.

Consulta la información original en inglés.

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