¿Qué es Automation Intelligent y cómo funcionan los flujos de trabajo?
Qué es una aplicación Automation Intelligent de flujo de trabajo

¿Qué es Automation Intelligent y cómo funcionan los flujos de trabajo?

Una aplicación Automation Intelligent de flujo de trabajo es una herramienta de software que automatiza las tareas involucradas en un proceso comercial. Automation Intelligent de flujo de trabajo enruta los datos a lo largo de una ruta predefinida hasta que se completa un elemento del proceso. Las tareas en el flujo de trabajo pueden incluir aprobaciones, agregar información o transferencias de datos. En este post analizamos como las aplicaciones Automation Intelligent para flujos de trabajo pueden eliminar los retrasos en diferentes procesos de negocio

Las aplicaciones de flujo de trabajo pueden ser independientes, es decir, existen por sí mismas o creadas en una plataforma donde residen un sinfín de aplicaciones. Las aplicaciones Automation Intelligent de flujo de trabajo ayuda a los negocios a automatizar sus procesos comerciales simples y manuales.

Automation Intelligent de flujo  de trabajo divide un flujo de trabajo en un conjunto de datos necesarios para completar el proceso y una ruta a seguir por los datos. La aplicación de flujo de trabajo utilizará un formulario para recopilar datos en diferentes puntos del proceso.

Ventajas de Automation Intelligent

Estás herramientas guían el proceso automáticamente, emitiendo notificaciones para que las personas completen tareas o activando acciones del sistema con comandos específicos.

También es posible recopilar datos sobre cómo funciona el flujo de trabajo con ayuda de las aplicaciones Automation Intelligent. Además mide la cantidad de tiempo que lleva una tarea individual, la cantidad de tiempo que lleva todo el proceso, la frecuencia con la que se rechazan elementos individuales o se envían de vuelta a pasos anteriores y dónde se producen los retrasos típicos.

Los flujos de trabajo son una parte integral de la operación de un negocio exitoso cuando se implementan correctamente. Además, proporcionan una dirección específica para que los equipos dentro de una organización sigan y establezcan un proceso comercial estandarizado para completar tareas predefinidas.

Una aplicación de flujo de trabajo es una herramienta eficiente, muy solicitada entre muchos sectores verticales de diversas industrias, que incluyen fabricación, TI, servicio al cliente, marketing, finanzas, etc.

Flujo de trabajo manual vs automatizado

Cuando no se utiliza una aplicación Automation Intelligent de flujos de trabajo , la mayoría de los flujos de trabajo se manejan manualmente. Los flujos de trabajo manuales significan que, en cada tarea, una persona debe pasar los datos existentes al siguiente propietario (por correo electrónico o mensaje) o insertar manualmente comandos específicos para que los siga un sistema.

Se pueden administrar los flujos de trabajo en papel o en formatos digitales. Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones de flujo de trabajo automatizado se centran en datos y comunicaciones digitales. Los procesos de flujo de trabajo convencionales eran manuales, en los que las personas tenían que pasar por varios trámites y las tareas progresaban a un ritmo lento. Los flujos de trabajo manuales también implicaban una mayor probabilidad de errores humanos.

El advenimiento de las aplicaciones de flujo de trabajo automatizado ha sido transformador para las empresas porque han eliminado las molestias de requerir la intervención manual para tareas repetitivas y han mitigado los riesgos. Los flujos de trabajo automatizados ofrecen más control sobre la eficiencia del proceso con poco o ningún margen de error.

¿Quién usa Automation Intelligent de flujo de trabajo?

Los flujos de trabajo de Automation Intelligent pueden ser utilizadas por usuarios comerciales que buscan optimizar sus procesos sin necesidad de codificar. Una aplicación de flujo de trabajo esencialmente ayuda a obtener un control completo sobre sus funciones al definir sus procesos, rastrear una ruta clara de cada solicitud y delegar pasos a usuarios específicos. Esto ayuda a ser responsables, aumentar la productividad, mejorar la calidad de los resultados y generar resultados oportunos.

¿Cuáles son las características comunes de una aplicación Automation Intelligent de flujo de trabajo?

Estas plataformas vienen con un sólido conjunto de características, tales como:

  • Fácil configuración del flujo de trabajo
    La capacidad de crear flujos sofisticados desde cero
  • Creador de formularios completo
    Un creador de formularios recopila información crucial para el contexto y la capacidad de acción
  • Enrutamiento claro de tareas/delegación de pasos
    La capacidad de delegar tareas completas o pasos específicos dentro de la solicitud
  • Trazabilidad y visibilidad
    La capacidad de rastrear el estado de cada solicitud específicos dentro de la solicitud
  • Interfaz de colaboración
    La función permite que los equipos colaboren de forma cruzada y reasignen solicitudes entre departamentos.
  • Informes y análisis
    La capacidad de analizar y rastrear métricas cruciales, generar información práctica y realizar mejoras
  • Integraciones
    La capacidad de integrarse con las aplicaciones y el software más populares para mejorar las capacidades y la funcionalidad

5 casos de uso y ejemplos de aplicaciones de flujo de trabajo perfecto

1. Solicitudes de permiso

Las solicitudes de tiempo libre pagado (PTO) son el candidato ideal para los flujos de trabajo, preferido por más del 50% de los profesionales de recursos humanos en organizaciones de todo el mundo.

Las solicitudes de licencia generalmente involucran hilos de correos electrónicos torpes, lo que hace que Recursos Humanos se esfuerce por adelantarse a las solicitudes y realizar un seguimiento de las aprobaciones. Hacer un seguimiento de las aprobaciones, los rechazos y los permisos reales puede ser bastante difícil de administrar cuando se depende del esfuerzo manual.

Al agregar automatización a la imagen, el proceso se agiliza: los empleados inician la solicitud, que luego fluye a través de las aprobaciones estándar sin que nadie tenga que rastrear las firmas o los correos electrónicos de aprobación. Esto solo es posible a través de flujos de trabajo.

Con el beneficio de la integración de bases de datos, incluso puedes hacer que tu aplicación de registro de licencias automática actualice el saldo al instante, ¡Con literalmente cero esfuerzos manuales!

2. Aprobaciones presupuestarias

En el departamento de finanzas, las aprobaciones son un área conocida que causa demoras. Los equipos de finanzas pueden pasar más del 20% de una semana laboral buscando información para validar las aprobaciones. Eso es 8 horas por semana, un día completo de trabajo.

Está en la naturaleza de la aprobación: por lo general, varios miembros del equipo deben firmar cualquier aprobación dada. Esto es independiente del tamaño de la organización y no importa si tienes un equipo de finanzas o una persona que se encarga de las aprobaciones de facturas y cuentas. Las aprobaciones de rutina a menudo se retrasan solo porque un miembro del equipo no está disponible o está demasiado ocupado para firmar un correo electrónico de aprobación.

Un flujo de trabajo bien estructurado con tecnología de automatización inteligente puede enrutar cada solicitud de aprobación a las personas adecuadas, enviando notificaciones para que puedan cerrar la sesión sin tener que actualizar el papeleo o largas cadenas de correo electrónico.

3. Órdenes de compra

Al enrutar las órdenes de compra a través de una aplicación de flujo de trabajo Automation Intellgient, los miembros del equipo de finanzas, adquisiciones y otros departamentos pueden ejecutar este proceso de manera mucho más rápida y eficiente.

Purchase Order Request Template

Con un software de órdenes de compra en línea basado en el flujo de trabajo que se usa en las órdenes de compra, tanto los iniciadores como los aprobadores pueden buscar pedidos cuando lo necesiten. Los mejores sistemas permiten la automatización y generan informes instantáneos, lo que permite rastrear, monitorear y analizar los costos comerciales sobre la marcha.

4. Incorporación

Otro candidato popular para los flujos de trabajo del mundo de recursos humanos, la incorporación de empleados generalmente necesita flujos de trabajo para brindar consistencia y velocidad.

HR Employee Onboarding Template

El segundo proceso más automatizado en los departamentos de recursos humanos (en el enfoque tradicional) generalmente lo llevan a cabo varios miembros del equipo para diferentes candidatos. Este sistema caótico depende de que alguien supervise la incorporación para asegurarse de que cada nuevo empleado reciba el mismo trato y una comunicación clara.

Las pautas del flujo de trabajo pueden reducir el tiempo de procesamiento de incorporación de una semana a unas pocas horas. No se pierde tiempo en obtener la aprobación de cada paso y empujar al empleado recién contratado a la siguiente actividad de incorporación. Las pautas están claramente establecidas; cuando se siguen, la incorporación es consistente y transparente. Cada nuevo miembro obtiene la misma experiencia increíble.

5. Solicitudes de contenido de marketing

En el mundo del marketing totalmente digital, los equipos creativos generan una serie de entregables, que incluyen, entre otros, texto de anuncios, diseño de pancartas, artículos extensos, listas, White Pappers y eBooks.

Content Marketing Template

Por lo general, algún SEO o en una posición de marketing de toma de decisiones generará un ticket para un contenido en particular. Dado que los miembros del equipo creativo trabajan en una serie de proyectos diferentes día a día, es complicado realizar un seguimiento de todo en el arma común de elección, que es Excel o Google Sheets.

Un flujo de trabajo enruta la solicitud de contenido a través de varios aprobadores, creadores y editores. Se asegura de que el miembro del equipo apropiado cree el contenido correcto y luego se transfiera a la aprobación. En el camino, elimina el caos, la confusión y los cuellos de botella.

También te puede interesar: Guía completa de Automation Intelligent para flujos de trabajo

Conclusiones

Si no has comenzado a usar aplicaciones de flujo de trabajo para administrar tu negocio, debes comenzar hoy. Elegir un software de flujo de trabajo ligero y flexible significa que puedes adaptar el flujo de trabajo a tu situación específica. Pónte en contacto con nuestro equipo de especialistas en automatización y flujos de trabajo para evaluar la plataforma de flujo de trabajo de Kissflow como una manera fácil de crear tus propias aplicaciones de flujo de trabajo sin codificación compleja.

Si tienes un flujo de trabajo que se ha estado arrastrando últimamente, intenta crear tu propia aplicación de flujo de trabajo con Kissflow Workflow y  compruba lo fácil que es

Consulta información original en inglés.

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