Qué es el seguimiento de órdenes de compra y por qué es importante
Qué es el seguimiento de órdenes de compra y por qué es importante

Qué es el seguimiento de órdenes de compra y por qué es importante

Los procesos manuales de órdenes de compra son, a menudo, un agujero negro. Absorben mucho papeleo, tiempo y dinero, y no permiten que los equipos de compras vean la luz del día. Los proyectos se retrasan y aumenta la confusión, y nadie sabe realmente qué sucede del otro lado.

Las órdenes de compra siguen siendo un recurso fundamental en una organización, sin embargo, los equipos se ven obligados continuamente a hacer más con menos. Se espera que aumenten los ahorros, simplifiquen las compras y controlen los gastos con recursos limitados, todo mientras se ocupan de un proceso que a menudo es difícil de explicar. La mejor manera de avanzar es dejar de introducir PO en el agujero negro de un proceso ineficiente y encontrar una derivación similar a un agujero de gusano a su alrededor.

Con una poderosa solución de seguimiento de órdenes de compra como Kissflow Procurement Cloud, las empresas ya no tienen que preocuparse por mezclar órdenes de compra o pagar facturas con la orden de compra incorrecta.

¿Qué es el seguimiento de órdenes de compra?

El seguimiento de órdenes de compra, también conocido como sistema de seguimiento de órdenes de compra, es una aplicación de software utilizada para ver el estado en tiempo real de las órdenes. Implementado como software basado en la nube u on-premise, permite el manejo electrónico de para un procesamiento rápido y simple de órdenes de compra.

Ayuda a las empresas a gestionar todo el ciclo de la, desde la creación hasta la aprobación. Estos rastreadores de pedidos de compra ofrecen al equipo de adquisiciones una forma de eliminar las ineficiencias del procesamiento de pedidos.

Aquí hay cinco razones por las que un sistema de seguimiento de órdenes de compra triunfa sobre el seguimiento tradicional:

Ventajas del seguimiento de órdenes de compra

  1. Ahorra tiempo al automatizar la creación, el enrutamiento y la aprobación
  2. Ofrece una mejor manera de almacenar y acceder a una canalización de ordenes.
  3. Estandariza un proceso para que no tenga que reinventarse cada vez
  4. Garantiza el cumplimiento de políticas, reglamentos y contratos.
  5. Le da una ventaja inicial en la optimización del gasto organizacional con precisión y consistencia

Puntos débiles del seguimiento manual de órdenes de compra

Solo se pueden presentar algunos argumentos débiles para manejar un proceso a la antigua: con formularios en papel, correos electrónicos y hojas de cálculo. La opción digital es muy superior aporta eficiencia y consistencia infalible.

Hasta la última solicitud de compra se aprueba o deniega a tiempo y luego se utiliza para iniciar una orden de compra. Ninguna orden se pierde ni se ejecuta mal, solo porque alguien no recibió una notificación de correo electrónico de aprobación o extravió algunos datos.

Los puntos débiles del proceso de pedido de compra tradicional se muestran en la siguiente imagen:

¿Cómo rastrear las órdenes de compra de manera eficiente?

El proceso de pedido de compra ya no tiene que ser repetitivo ni requiere mucho papel. Con la ayuda de productos tecnológicos, las organizaciones pueden realizar un seguimiento de todos los elementos de compra y pago con facilidad.

Estos sistemas de seguimiento reducen el trabajo manual y el papeleo asociado con el proceso al mismo tiempo que mejoran la precisión además de la consistencia a lo largo de todo el ciclo de la orden.

Con un software en la nube de adquisiciones eficiente como Kissflow, las empresas ya no tienen que trabajar mezclando órdenes de compra o pagando facturas incorrectas.

Las organizaciones pueden dejar de revisar las bandejas de entrada de correo electrónico y las hojas de cálculo desbordadas para realizar un seguimiento de las órdene. Los compradores pueden obtener todos los detalles esenciales, como la fecha del pedido, la información del proveedor e incluso ver las solicitudes de compra originales con un solo clic.

Características de un buen un sistema de órdenes de compra digital

Una herramienta de adquisición digital como Kissflow Procurement Cloud puede transformar la forma en que realizas un seguimiento de las órdenes de compra. Además de eliminar el papeleo, reducir la intervención manual y los errores, garantizar la transparencia y reducir los costos operativos a lo largo del ciclo de compra, mejora la precisión, acelera la ejecución y mejora la eficiencia del proceso dentro del proceso de pedido de compra.

Estas son algunas de las características más importantes que debe tener un software de orden de compra.

Creación rápida de orden de compra

Crea órdenes completando automáticamente los datos de las solicitudes

Coincidencia automática de 3 vías

Haz coincidir automáticamente las órdenes de compra con las facturas y solicitudes relacionadas antes de que se apruebe una factura

Informes en tiempo real

Detecte las órdenes de compra con cuellos de botella y los retrasos mediante el uso de información procesable a partir de informes enriquecidos visualmente

Almacenamiento basado en la nube

Almacena, accede y aprueba órdenes sin inconvenientes con un almacenamiento centralizado

Permisos basados ​​en roles

Mantén la información de compras de forma segura con controles de acceso condicional específicos del usuario

Notificaciones automatizadas

Busca acciones oportunas de las partes interesadas mediante el envío de recordatorios automáticos

Seguimiento en tiempo real

Realiza un seguimiento, aprueba y controla el estado de cualquier orden de compra con un simple clic

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Kissflow mejora el seguimiento de órdenes de compra y mucho más

Los profesionales de compras dedican demasiado tiempo a luchar contra los efectos de un agujero negro de proceso. Cuando se les permite usar agujeros de gusano ultrarrápidos para llevar a las OP a donde deben estar, los miembros del equipo de compras pueden usar su perspicacia comercial y sus habilidades analíticas para resolver problemas más grandes.

Kissflow Procurement Cloud cierra esta brecha con un enfoque simple y elegante para el seguimiento de órdenes de compra. Además, puede manejar una serie de funciones cruciales, como solicitudes, gestión de proveedores, aprobaciones de facturas y más.
Sin lugar dudas las innovaciones tecnológicas traen consigo nuevos desafíos que debemos afrontar.

Para poder superar los nuevos retos del mercado y navegar en las turbulentas aguas del ambiente ultra competitivo actual necesitas de las herramientas correctas Kissflow Procurment Cloud que te ayuda a automatizar tus procesos de adquisiciones en un clic. Consulta a nuestros exportes y programa una demostración.

Consulta la información original en inglés.

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