¿Qué es un flujo de trabajo?

¿Qué es un flujo de trabajo?

.La automatización de los flujos de trabajo representa una necesidad actual de los negocios pero ¿En que consisten los flujos de trabajo? En este artículo exploraremos la definición de flujos de trabajo y el impacto de su automatización para los negocios.

Un flujo de trabajo  o workflow es una secuencia de tareas que procesa un conjunto de datos. Los flujos de trabajo se producen en todo tipo de empresas e industrias. Cada vez que se pasan datos entre humanos y/ o sistemas, se crea un flujo de trabajo. Los flujos de trabajo son las rutas que describen cómo algo pasa de deshacerse a hacerse, o de crudo a procesado.

Tipos de flujo de trabajo

A continuación, se muestran tres tipos de flujos de trabajo que puedes utilizar en tu negocio:

  1. 1.  del proceso
  2. 2.  del caso
  3. 3.  del proyecto

Los flujos de trabajo ocurren en todo el espacio de trabajo. Algunos están muy estructurados y otros no, pero existen cada vez que los datos se mueven de una tarea a otra. Veamos cada uno en detalle.

Flujo de trabajo del proceso

Ocurre cuando el conjunto de tareas es predecible y repetitivo. Esto significa que antes de que un elemento comience el flujo de trabajo, tu sabes exactamente qué camino debes tomar.

Los flujos de trabajo de procesos comerciales están configurados para manejar un número ilimitado de elementos que los atraviesan. Un ejemplo es un flujo de trabajo de aprobación de solicitud de compra. Tan pronto como comienza, el flujo de trabajo se establece con pocas variaciones y puede procesar cualquier cantidad de elementos en un solo flujo de trabajo.

Flujo de trabajo del caso

En este caso, no conoces la ruta necesaria para completar el elemento al principio. La ruta se revela a sí misma a medida que se recopilan más datos. Los tickets de soporte y las reclamaciones de seguros son buenos ejemplos de casos. No está claro desde el principio cómo se procesarán estos artículos; sólo después de alguna investigación se revelará el camino.

De manera similar a los flujos de trabajo de procesos, los flujos de trabajo de casos pueden manejar cualquier cantidad de elementos, aunque dependen de un humano o un robot inteligente para discernir el camino correcto.

Flujo de trabajo del proyecto

Los proyectos tienen una ruta estructurada similar a los procesos, pero puede haber más flexibilidad en el camino. Piensa en lanzar una nueva versión de tu sitio web. Puedes predecir con precisión la secuencia de tareas necesarias para completar el proyecto.

Sin embargo, este flujo, solo es válido para un elemento. Es posible que el lanzamiento de otro sitio web no se realice durante mucho tiempo y es probable que no siga exactamente el mismo camino.

La mayoría de los recursos que encontrarás en línea solo se referirán a flujos de trabajo en el sentido de flujo de trabajo de proceso, pero los otros dos también son importantes, ya que gran parte del trabajo en la oficina se incluye en esas dos categorías.

Conceptos erróneos de los flujo de trabajo

Si los datos no se mueven, no tienes un flujo de trabajo. Por ejemplo, si estás administrando una lista de tareas no relacionadas (pasear al perro, ir al supermercado, recoger la tintorería), esto no es un flujo de trabajo, sino una administración de tareas. Para que sea un flujo de trabajo, las tareas deben estar conectadas de manera que formen parte de algo más grande.

¿Cómo puedes detectar los flujos de trabajo a tu alrededor?

Los flujos se esconden en muchos lugares. Si tienes muchos correos electrónicos que pasas sin pensar por una cadena invisible, eso es un flujo de trabajo. Si imprimes el mismo formulario una y otra vez, si te encuentras recurriendo a una hoja de cálculo para organizar datos dinámicos, si encuentras que tu trabajo se está retrasando porque otra persona no está haciendo bien su trabajo, eso es un flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo y los procesos ¿son lo mismo?

No. Los flujos de trabajo solo describen la secuencia de tareas. Un proceso es un término más amplio que también abarca los datos, formularios, informes y notificaciones necesarios para obtener un elemento de principio a fin en un entorno estructurado.

Por ejemplo, el flujo de trabajo para las órdenes de compra podría ser Iniciador => Aprobación del gerente => Procesamiento de adquisiciones. Pero el proceso también involucra un conjunto de datos de proveedores aprobados para elegir, el número secuencial individual asignado a la orden de compra, cómo se notifica la adquisición, el presupuesto disponible y muchos más factores. Obtén más información sobre el flujo de trabajo y el proceso.

Los flujo de trabajo y las listas de verificación ¿son lo mismo?

No. Una lista de verificación es una versión elemental de un flujo de trabajo. Las listas de verificación solo funcionan para procesos y proyectos, pero a menudo carecen de la capacidad de compartir entre los miembros del equipo. Las listas de verificación también dificultan el seguimiento de elementos que deben volver a una etapa anterior.

Las listas de verificación hacen un trabajo deficiente al procesar los flujos de trabajo que están condicionados a ciertos datos. Por ejemplo, si estás realizando campañas de marketing, pero deseas seguir un flujo diferente en función de la plataforma que se utilizará para distribuir la campaña, deberás tener tantas listas de verificación como plataformas. Mientras que con un flujo de trabajo más sofisticado, puede manejar todos los elementos en un solo.

Ten cuidado antes de elegir una herramienta de flujo de trabajo que se parezca más a una lista de verificación automatizada, ya que encontrarás rápidamente limitaciones en la forma en que puedes manejar tus artículos.

Flujos de trabajo centrados en el ser humano frente a los centrados en el sistema

En los flujos de trabajo centrados en las personas, la mayoría de las tareas se asignan a las personas. Estos pueden requerir la aprobación de datos, la creación de algo nuevo o la doble verificación de la información.

En los flujos de trabajo centrados en el sistema, la mayoría de las tareas las realiza una máquina y requieren poca o ninguna participación humana. Por ejemplo, para crear un informe financiero, se puede activar un flujo de trabajo a la misma hora todos los meses para obtener ciertos datos de diferentes sistemas, analizarlos en un informe y enviarlo por correo electrónico a todas las partes interesadas. Un sistema puede realizar todas estas tareas.

También hay flujos de trabajo centrados en documentos en los que todo el flujo de trabajo se basa en un documento. Un buen ejemplo es un contrato de arrendamiento de espacio para oficinas.

Todo lo que sucede como parte del flujo de trabajo debe agregarse o modificarse en el documento y el resultado final debe ser un contrato que capture correctamente todos los datos en el flujo de trabajo, incluidas las firmas digitales.

Flujos de trabajo automatizados frente a manuales

En un flujo de trabajo manual, un ser humano es responsable de impulsar cada elemento de una tarea a otra. Por ejemplo, cuando un empleado llena un reclamo de reembolso, debes enviar por correo electrónico a tu gerente para su aprobación. Después de la aprobación, debes enviar por correo electrónico al departamento de finanzas.

El departamento de finanzas debe ingresar al software y programar un pago y luego enviar un correo electrónico al empleado para decir que está completo.

En un flujo de trabajo automatizado, cuando una persona completa una tarea, no es responsable de pasar los datos a la siguiente tarea. El flujo de trabajo está programado para manejar esto. El sistema gestiona el flujo de tareas, incluidas notificaciones, fechas límite y recordatorios.

En el mismo ejemplo de reembolso, el empleado puede completar un formulario y presionar un botón de enviar. Activaría automáticamente una notificación para que el administrador la revise y haga clic en Aprobar.

Esto lo llevaría automáticamente al equipo de finanzas para su procesamiento, o si la cantidad es lo suficientemente pequeña, desencadenaría una tarea para liberar los pagos y enviar un correo electrónico automático al empleado.

El seguimiento de elementos es mucho más fácil en los flujos de trabajo automatizados. Para rastrear elementos en un flujo de trabajo manual, debes actualizar manualmente una hoja de cálculo o enviar muchos mensajes y correos electrónicos para conocer el estado. Los flujos de trabajo automatizados te mostrarán instantáneamente dónde se encuentra el elemento en el flujo de trabajo.

El software de automatización del flujo de trabajo tiene muchos otros beneficios, entre los que se incluyen:

  • Eliminación de tareas redundantes
  • Mejora de la eficiencia
  • Simplificación de la delegación de tareas
  • Reducir el tiempo de procesamiento
  • Mayor visibilidad
  • Asignación de responsabilidad

¿Cómo crear y administrar flujos de trabajo automatizados?

Existen muchas herramientas que digitalizarán tus flujos de trabajo, pero realmente deseas encontrar una que se pueda automatizar tanto como sea posible para ayudarte a administrar mejor el flujo de trabajo.

Para automatizar tus flujos de trabajo, debes utilizar un software de gestión de flujo de trabajo. El software de gestión del flujo de trabajo te permitirá crear una representación visual del flujo de trabajo, incluidas todas las tareas condicionales y excepciones. Las mejores herramientas te permitirán crear un formulario robusto que actúa como portador de todos los datos necesarios para procesar el artículo correctamente.

Luego, el software se encargará de ejecutar los flujos de trabajo automáticamente por sí solo. Un usuario debe poder completar un formulario inicial y el software se encarga de mover el elemento de una tarea a otra hasta que se completa.

La mayoría del software de gestión de flujo de trabajo solo está orientado a flujos de trabajo de proceso (aquellos que son predecibles y repetitivos). Sin embargo, debes intentar encontrar una solución que también le permita manejar flujos de trabajo de casos y flujos de trabajo de proyectos desde la misma plataforma en lugar de utilizar diferentes herramientas para todas estas situaciones.

Las organizaciones que se toman en serio la gestión del flujo de trabajo suelen tener un software de gestión del flujo de trabajo central que cada departamento puede utilizar para crear sus propios flujos de trabajo.

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Consulta la información original en inglés.

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