Software de órdenes de compra para pequeñas empresas

Software de órdenes de compra para pequeñas empresas

Por lo general, las pymes ya tienen recursos limitados y mucho trabajo por hacer. La gestión manual del proceso de la orden de compra solo agrega más carga a los miembros del equipo y los aleja de sus responsabilidades principales. Con un software de órdenes de compra, puedes automatizar todo el proceso, mejorar la eficiencia y disminuir las posibilidades de discrepancias que pudieran ocurrir debido a la entrada manual.

Si bien seleccionar el software adecuado para pequeñas empresas puede parecer una tarea abrumadora, todo se reduce a lo que tu empresa necesita.

¿Cuáles son las características principales que debe tener el software de órdenes de compra?

Una orden de compra (PO) es un documento enviado por el comprador al vendedor e incluye un resumen de todos los bienes y servicios que el comprador planea adquirir del vendedor.

Por lo general, incluye toda la información que contiene una factura, pero se envía antes de que se soliciten los bienes o servicios. Una orden de compra ayuda a establecer expectativas explícitas y claras y, a su vez, evita cualquier confusión que pueda surgir más adelante.

La creación de una orden de compra es solo el comienzo del proceso de  de compra, que incluye varios puntos de control y aprobaciones para garantizar su procesamiento oportuno. En la mayoría de los casos, el proceso de una orden de compra incluye:

  • Generación de una orden de compra basada en documentos de solicitud de compra
  • Obtener la aprobación de la orden de compra después de la verificación del presupuesto y el documento
  • Envío de órdenes de compra a los vendedores o proveedores después de la aprobación
  • Establecimiento de un contrato legalmente vinculante entre la empresa y el proveedor.
  • Recibir bienes / servicios del proveedor y asegurarse de que no haya problemas o defectos de ningún tipo.
  • Recibir la factura del proveedor y compararla con la solicitud de compra inicial y la orden de compra.
  • Cerrar la orden de compra después de asegurarse de que no haya discrepancias

Estas son algunas de las características principales que debe tener el software de órdenes de compra para pequeñas empresas:

1. Flujos de trabajo automatizados en órdenes de compra

Deberías poder crear flujos de trabajo y tareas automatizados personalizados para crear un proceso sin problemas . Todas las aprobaciones necesarias deben enviarse automáticamente a las personas relevantes y desencadenar el siguiente paso del proceso.

2. Formularios personalizables

Los formularios de órdenes de compra para el flujo de trabajo automatizado deben ser totalmente personalizables para que pueda modificar los campos de datos e incorporar todos los datos relevantes que necesita agregar a las órdenes de compra.

3. Verificación cruzada automatizada

El software de órdenes de compra debe poder verificar y comparar automáticamente los datos de las solicitudes de compra, las órdenes de compra y las facturas para evitar errores.

4. Acceso basado en roles

Debes poder restringir el acceso a ciertas partes del flujo de trabajo de la orden de proceso según el rol del usuario dentro de la organización.

5. Informes en tiempo real de órdenes de compra

El software de orden de proceso debe poder ofrecer informes e información visual ricos sobre cómo se maneja el proceso de orden de compra dentro de la organización. La idea es facilitarle la detección de cuellos de botella, retrasos o partes ineficientes del proceso que podrían mejorarse.

¿Por qué Kissflow es el mejor software de órdenes de compra para pequeñas empresas?

Kissflow es un software de adquisición en la nube que te permite administrar todo el proceso de la orden de compra desde la solicitud de hasta el envío de las órdenes de compra y la compensación de facturas.

Con Kissflow, puedes administrar y digitalizar todo tu proceso de adquisiciones, incluidas las solicitudes de compra, la gestión de proveedores y las aprobaciones de facturas.

Un sistema de órdenes de compra automatizado y basado en la nube como Kissflow puede aclarar todos sus confusos procesos en papel y hacer que todo el flujo de trabajo de aprobación de órdenes de compra sea completamente fluido y sin complicaciones.

Estos son algunos de los muchos beneficios que ofrece el uso de un software de orden de compra simple como Kissflow para tu pequeña empresa:

  • Beneficios de usar software de órdenes de compra para pequeñas empresas
    Intervención manual reducida
  • Al digitalizar y automatizar el proceso de la orden de compra, puede eliminar la
  • intervención manual de su equipo, lo que a su vez puede ahorrar tiempo y reducir los errores que ocurren debido a la entrada manual de datos.

Costos operativos ahorrados

Al utilizar sistemas de órdenes de compra basados ​​en la nube, puedes acelerar todo el proceso y ahorrar hasta un 45-65 por ciento en costos operativos para tu empresa.

Transparencia

Puedes garantizar una transparencia total a lo largo de todo el proceso de la orden de compra y asegurarte de que todo va por buen camino al ver el estado de todas las órdenes de compra abiertas.

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Kissflow: una plataforma de órdenes de compra flexible y personalizable

Con Kissflow Procurement Cloud , puedes emitir órdenes de compra y automatizar la aprobación de las solicitudes de compra. Dado que es completamente personalizable, puedes crear flujos de trabajo de acuerdo con los requisitos específicos de tu negocio.Echa un vistazo a Kissflow y descubre cómo puedes mejorar la eficiencia y ahorrar costos para tu organización.

Consulta el texto original en inglés.

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