Transparencia de costos de TI
Transparencia de costos de TI

Transparencia de costos de TI

Los presupuestos para TI parecen estar en aumento, por lo que es importante contar con un equipo de tecnología sólido. Si bien, para la mayoría de las empresas, los gastos son el factor más común que influye en las decisiones presupuestarias de TI y, sin un plan transparente, estos costos pueden dispararse rápidamente, especialmente porque las tecnologías requieren actualizaciones o reemplazos en el futuro.

Para las organizaciones que adoptan la transparencia de costos, los departamentos de TI no solo pueden tomar decisiones planeadas y potentes como resultado de saber dónde se gasta el dinero, también están en la misma página que el departamento de negocios, asegurando las mejores estrategias para la innovación futura.

¿Qué es la transparencia de costos de TI?

En resumen, la transparencia de los costos de TI hace un seguimiento del costo total que requiere para entregar y mantener los servicios de TI que se brindan a la empresa. Al hacer que todos los costos y gastos sean altamente transparentes a través del software y los sistemas de gestión, las organizaciones están en mejores condiciones de garantizar que el crecimiento del negocio no se vea afectado por la presión de los presupuestos de TI.

En el ámbito más amplio, la transparencia de los costos de TI es un componente de la optimización de los costos de TI, que a su vez es parte de una estrategia global de optimización de TI.

Cuando los departamentos de TI logran la optimización de costos, están garantizando que las iniciativas estratégicas se puedan cumplir y respaldar, mientras que los presupuestos siguen estando adecuadamente restringidos. La creación de transparencia de costos, y más allá de la optimización de costos, en el departamento de TI requiere una comprensión completa no solo de lo que la empresa necesita de TI, sino también de la línea base actual de costos de TI.

Elementos de la transparencia de costos de TI

Hay muchos factores que deben considerarse al avanzar hacia la transparencia de los costos de TI y es necesario que las organizaciones estén debidamente informadas sobre los principales elementos involucrados.

IT Asset Baseline

Uno de los primeros pasos hacia la transparencia de los costos de TI es encontrar la línea de base de los activos de TI. Esto se logra realizando un análisis completo de la cantidad de activos de TI que se pueden cobrar y determinando cómo se usan. Estos activos pueden incluir cosas tales como servidores, redes, almacenamiento, software, dispositivos móviles y estaciones de trabajo de los empleados. Este número de referencia debe ser preciso y reflejar por completo la cantidad de dinero para estos activos.

Correlación del sistema de negocios

El siguiente elemento de la transparencia del costo de TI es la correlación del sistema de negocios. Lo que esto significa es que las cifras del análisis y la baseline del activo deben ser comprensibles para que ocurra la acción. Al expresar hechos de manera que los responsables de la toma de decisiones puedan entender, los costos y sistemas de TI pueden identificarse adecuadamente junto con el valor que le brindan a la empresa.

Inteligencia de Negocio

Si bien es importante que la base de referencia de los activos sea transparente y fácil de comprender, estos pasos por sí solos no son suficientes para lograr la transparencia de los costos de TI. La relación entre la implementación del software y su configuración también debe hacerse transparente, incluidas las conexiones de clústeres, virtualización y licencias. Otro componente de la inteligencia empresarial es el uso. Si bien la mayoría de las organizaciones tienen múltiples servidores y tienen licencias costosas, es necesario poder identificar quién usa cada uno de estos componentes y cuál es su valor para los sistemas. Ser capaz de retirar el hardware y el software innecesarios es una gran transparencia de costos.

Beneficios de la transparencia de costos de TI

Si bien la idea de reducir los costos es un gran atractivo para la transparencia de los costos de TI, también hay muchos otros beneficios de adoptar un sistema sólido.

Una vista completa

Uno de los mayores beneficios de la transparencia de los costos de TI es que proporciona una visión completa de dónde se gasta realmente el dinero en todo el departamento. Esta información brinda a los líderes de TI y partes interesadas la capacidad de tomar decisiones precisas con respecto a las necesidades actuales, así como a las innovaciones futuras.

Apalancamiento

Para los líderes de TI, ser capaces de tener más apalancamiento es un gran beneficio de la transparencia de los costos de TI, ya que les permite comunicar con más confianza las razones detrás de los costos y su valor general para la empresa. Al poner las cosas en términos para que incluso los líderes que no son de TI puedan comprender y analizar, la empresa puede comenzar a implementar planes sobre lo que tiene sentido y lo que no.

Evidencia

Cuando las suposiciones sobre el gasto se reemplazan con números y datos, es mucho más fácil para las empresas tomar decisiones basadas en hechos que en emociones. La transparencia de los costos de TI aclara los gastos totales asociados con TI y los factores en otros elementos, como la mano de obra y los activos. Al proporcionar esta información, la mayoría de las conversaciones abiertas y honestas pueden ocurrir entre las partes interesadas.

Cambio en el comportamiento

A medida que los costos se revisan y analizan regularmente, los ejecutivos tienen la capacidad de ver cómo sus   afectan el consumo y cómo se desempeñan los equipos. Cuando el personal sabe que los datos se van a ver y compartir, puede conducir a una mayor participación y a una reducción de costos innecesarios. Una vez que los números se revisan de manera rutinaria, la transparencia de los costos puede influir en los empleados para que noten los servicios y el software que no son beneficiosos.

Conclusión

La transparencia de los costos de TI no debe verse como otro proyecto importante que los departamentos de TI deben realizar para eliminarlo de la lista. Por el contrario, debe verse como una inversión sólida que terminará ahorrando toneladas de tiempo y dinero a medida que pasan los años. Al informar sobre los activos, entender la correlación del sistema comercial y ver cómo la inteligencia empresarial interactúa con otros sistemas, las organizaciones pueden acercarse un paso más a la transparencia de los costos de TI y finalmente completar la optimización de costos.

Con un inventario de todos los activos de TI, la organización tiene mucha más visibilidad en las áreas que permitirán una mejor toma de decisiones en todos los sectores de la empresa y mejorará la eficiencia. Pero ¿cuáles son los beneficios concretos de implementar una solución ITAM en la empresa? consulta la segunda parte de este blog donde planteamos los beneficios que acompañan el establecer un sistema ITAM en la organización.

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Por Laura Shiff, Analista de tecnología, consulta el texto original en inglés.

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