Ventajas de automatizar la gestión de órdenes de compra
Ventajas de la automatización de la gestión de órdenes de compra

Ventajas de automatizar la gestión de órdenes de compra

Las organizaciones desperdician demasiado dinero y tiempo empujando el papel para la gestión de órdenes de compra. Recuperar información significativa es prácticamente imposible debido al proceso basado en papel y los bloques de datos dispares.

Las órdenes de compra convencionales en papel terminan complicando el proceso de adquisición. Un estudio reciente de APQC sugirió que, según la industria, el procesamiento manual de órdenes de compra puede costar hasta $506.52 por orden de compra.

La compra de una variedad de bienes y servicios que respaldan a una organización para llevar a cabo sus operaciones comerciales es una actividad común para la gran mayoría de las empresas. Hay muchos pasos en el proceso de adquisición.

La incorporación de una buena estructura de gestión de órdenes de compra juega un papel fundamental para hacerlo bien y una solución de compras completa puede ayudar a facilitar la creación además del cumplimiento exitosos.

¿Qué es la gestión de órdenes de compra?

La gestión de órdenes de compra es un proceso de adquisición estándar practicado por las empresas para garantizar que cada compra sea relevante, racional y rentable. Muchas empresas tienen políticas de gestión de pedidos de compra bien establecidas para garantizar que los trabajadores observen los procedimientos operativos estándar antes de que se completen los pedidos de compra.

Cómo gestionar tus órdenes de compra con Kissflow

El completo sistema de gestión de compras de Kissflow tiene todo lo que se necesita para gestionar un proceso de pedido de compra con confianza. Cuando comienzas a usarlo por primera vez, sin duda vale la pena tomarse un poco de tiempo para personalizar las características para que coincidan con los procesos de tu organización, utilizando las funciones simples de arrastrar y soltar, así como las fórmulas, condiciones y excepciones integradas para una máxima facilidad.

Después de esto, es hora de comenzar a implementar un proceso de pedido de compra estructurando los flujos de trabajo, configurando los permisos de los empleados y reemplazando todos los procesos en papel obsoletos por la automatización. Naturalmente, los empleados necesitarán algún tipo de formación sobre los nuevos procesos de gestión de órdenes de compra, pero pronto los utilizarán con confianza.

El intuitivo software de compras electrónicas de Kissflow permite monitorear fácilmente el progreso de cada orden de compra en tiempo real. Estás característica ayudarán a optimizar los procesos de administración de órdenes de compra para evitar problemas y bloqueos que tienen el potencial de causar interrupciones en las operaciones comerciales. Recuerda tomar tiempo para revisar el rendimiento de los procesos de gestión de órdenes de compra para que puedas realizar ajustes en el sistema donde sea necesario y mejorar aún más la eficiencia.

Por qué necesita una solución integral de compras

Es posible intentar realizar manualmente el proceso de gestión de órdenes de compra. Sin embargo, tiene una serie de inconvenientes que se pueden solucionar fácilmente invirtiendo en un software de adquisiciones robusto. Entonces, ¿qué beneficios puede ofrecer una solución de compras a la organización? En primer lugar, tiene la funcionalidad para automatizar la gran mayoría de las tareas y procesos relacionados con las actividades de compras de una empresa, desde la gestión de proveedores, facturas hasta la creación rápida y sencilla de pedidos junto con solicitudes de compra.

Específicamente en relación con la gestión de órdenes de compra, el software puede optimizar la forma en que se generan. Puede transferir sin problemas la información de las solicitudes de compra aprobadas directamente a una plantilla, dejándola lista para enviarla al proveedor. Además, tiene la funcionalidad de rastrear el progreso y compilar toda la información relacionada con ellas en un lugar de fácil acceso para una máxima facilidad y cumplimiento.

Funcionalidades básicas de una solución de compras

Si bien hay una serie de software de gestión de órdenes de compra en el mercado, las funcionalidades inevitablemente varían entre ellos. Estas son las características clave más valiosas que debe buscar:

1. Solicitudes de compra

El software de compras electrónicas puede ayudar a la empresa a generar solicitudes de compra electrónicas a partir de una variedad de plantillas rellenadas previamente y enrutarlas automáticamente a los revisores, según el monto del gasto.

2. Órdenes de Compra

Tras la aprobación exitosa de una solicitud de compra, el uso de un sistema de gestión permite a los usuarios crear una automáticamente. Es sencillo utilizar la información ya suministrada en la solicitud de compra y enviarla al proveedor.

3. Gestión de facturas

Puedes elegir entre una variedad de plantillas de facturas listas para usar para una máxima facilidad y velocidad. Además, el sistema ofrece opciones de aprobación sin papel y una instalación para almacenar toda la documentación confidencial relacionada con las facturas de forma segura en la nube.

4. Gestión de proveedores y aprobación de contratos

El sistema es capaz de integrar a la perfección toda la información relativa a los proveedores y la documentación asociada. Esto incluye el registro de nuevos proveedores y la inscripción en la revisión continua del desempeño y el seguimiento de los gastos.

También te puede interesar: ¿Cuál es la diferencia entre adquisiciones y compras?

El siguiente paso para automatizar y simplificar sus actividades de adquisición

Kissflow ofrece un sistema de gestión de órdenes de compra de clase mundial que puede marcar una diferencia real en sus actividades de adquisición. Dado que el sistema agiliza y automatiza los procesos clave para ti, tu equipo puedes dedicar menos tiempo a la carga administrativa de la gestión de órdenes de compra y más tiempo a las tareas de valor agregado. Los procesos integrados del sistema se pueden adaptar perfectamente a los procedimientos existentes de tu organización, mejorando tanto la velocidad como la precisión.

Personaliza todos los aspectos de las órdenes de compra, desde campos de datos hasta flujos de trabajo de aprobaciones con Kissflow Procurement Cloud. Agenda una demostración personalizada y descubre porque Kissflow Procurement Cloud lo tiene todo, desde solicitudes hasta gestión de proveedores en una plataforma unificada.

Consulta la información original en inglés.

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